Kirjanpitolain uudistus, 2018, on osoittautunut mielestämme nykyaikaiseksi. Siinä käsitellään kirjanpitoa siten kuin Asteri-ohjelmilla on vuosikymmenet taloushallintoa tehty. Mitään ohjelmamuutoksia ei ole tarvinnut Asteriin tehdä.
Tässä kertaillaan mm. Asteri kirjanpidon kahdenkertaisen kirjanpidon mallia. Hyödyllistä tietoa voi olla myös sellaisille, jotka eivät ole Asteria käyttäneet
Pääkirjanpito
Kirjanpitolaissa nimitys on nykyään pääkirjanpito. Asteri kirjanpidon tulosteissa on Päiväkirja ja Pääkirja. Ne molemmat ovat osia pääkirjanpidosta. Muutkin Asteri kirjanpidon tulosteet ovat pääkirjanpitoa. ”Asteri kirjanpito” on tarkemmin ”Asteri pääkirjanpito”.
Päiväkirjan kirjaustila
Tapahtumat viedään Asterissa pääkirjanpitoon kirjaamalla päiväkirjaa. Päiväkirjan kirjaustila on kirjanpidon varsinainen työskentelytila. Siitä tulostetaan päiväkirja ja pääkirja sekä muita pääkirjanpidon tulosteita.
Kahdenkertainen kirjanpito
Asterissa toteutetaan kahdenkertainen kirjanpito tulostamalla päiväkirja ja pääkirja. Niissä tapahtumat ovat aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Toinen kahdenkertaisen kirjanpidon käsite on kirjata tosite kahdelle tai useammalle tilille. Summa kirjataan plussaksi ja miinukseksi” +” ja ”-” eli debet ja kredit. Jokaisen tositteen kirjausten yhteissumma on 0,00.
Osakirjanpito
Osakirjanpitoja ovat esimerkiksi laskutuksesta tulostettavat laskutuspäiväkirja, suorituspäiväkirja ja laskut. Palkanmaksun ja ostoreskontran tulosteet ovat myös osakirjanpitoja.
Niiden tapahtumat voi viedä pääkirjanpitoon esimerkiksi kuukausittain kukin yhdellä kirjauksella.
Asteri pääkirjanpidon toteutus
Tilinavaus tehdään tililuetteloon merkitsemällä taseen osalle tilien saldot. Siis ne saldot jotka ovat edellisen tilikauden päätävässä taseessa.
Päiväkirjaa kirjatessa jokainen tapahtuma kirjataan debettiin ”+” ja kredittiin ”-”. Summa kirjataan yhteenkertaan. Tilin numeron paikka kertoo onko se kirjaus debet vai kredit kirjaus (+ tai -). Yhdellä kirjauksella summa kirjataan sekä debettiin (+) että kredittiin (-) Tosite voidaan tarvittaessa kirjata usealle riville jolloin kullakin rivillä on debet tai kredit tilin numero ja summa. Kunkin tositteen yhteissumma on 0,00.
Tilikauden kirjaamisen aikana kaikkien tilien saldot ovat reaaliaikaisia ja tulevat ruutuun näkyville. Tilikauden päätteeksi tuloslaskelma näyttää miten tulos on syntynyt. Tuloslaskelman loppuun tulostuu tilikauden tulos. Tase näyttää senhetkiset varat, velat ja oman pääoman. Ohjelma merkitsee taseeseen omaan pääomaan tilikauden tuloksen.
Tilien saldot ovat debet ”+” tai kredit ”-” saldoja. Tase ja tuloslaskelma esitetään niin että taseen vastaavat ovat plusmerkkisiä niin kuin saldotkin ovat. Taseen vastattavat esitetään myös plusmerkkisinä vaikka tilien saldot ovat miinusmerkkisiä. Voidaan ajatella että sana ”Vastattavaa” on lukujen edessä oleva miinusmerkki. Tilinpäätösrunko muuttaa vastattavissa lukujen etumerkit. Tuloslaskelmassa tulot sitetään plusmerkkisinä ja kulut miinusmerkkisinä. Tilien saldot ovat etumerkeiltään toisinpäin. Tilinpäätösrunko muuttaa myös tuloslaskelmaan tilien saldojen etumerkit.
Jokainen tilikausi on oma kokonaisuutensa, eikä ole kiinni muissa tilikausissa. Tilinpäätöstä tulostettaessa tarvitaan vertailukaudeksiesimerkiksi edellisen tilikauden tiedot. Ne ovat kyseisen tilikauden omassa tiedostossaan. Tilikauden tiedostoa ei hävitetä, koska sitä tarvitaan tulevaisuudessa eri tilanteissa.
Päättyneen tilikauden taseen saldot kirjataan seuraavan tilikauden tilinavaukseen.
Kirjausten ajankohta
Aiemmassa laissa oli määräys että kirjaukset oli tehtävä neljän kuukauden kuluessa kuukauden päättymisestä.
Nyt määräys on että ”ilmoitukset viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten voidaan laatia ajantasaisesta kirjanpidosta”. Esimerkiksi AsOy:n, tiehoitokunnan ja yhdistyksen kirjanpidot voidaan tehdä kerran vuodessa, jos eivät ole ALV velvollisia. ALV:n määrää kirjanpidon tehtäväksi yleensä kuukauden pätkissä. AsOy:t, tiehoitokunnat ja yhdistykset ovat yleensä ALV:sta vapaita.
1.1.2019 voimaan tulleen yksityistielain mukaan tiehoitokunnat ovat tilitysvelvollisia mutta eivät kirjanpitovelvollisia. Tiehoitokunnilla ei ole tilikautta vaan varainhoitokausi eikä tilintarkastajia vaan tilityksen tarkastajia.
Kirjausten korjaaminen
Tilikauden aikana on luvallista korjata kirjauksia. Virheen löytäminen ja korjaaminen on Asterissa erittäin helppoa.
Tilinpäätösrunko
Tilinpäätösrunko on Asterissa työkalu, jolla ohjataan mihin kohtaan kunkin tilin saldo menee tilinpäätöksessä. Tilikohtainen tase ja tuloslaskelma osoittavat nyös miten tilien saldot on viety pääkirjanpitoon. Samasta aineistosta voidaan tehdä useanlaisia tuloslaskelmia eri tilinpäätösrungoilla erilaisia tarpeita varten.
Debet ja Kredit
Kirjanpitolaki ja asetus eivät käytä nimityksiä Debet ja Kredit. Niiden nimitysten käyttö on tietysti sallittua. Asterin logiikka käyttää reaaliaikaista kunkin tilin saldoa joka on plussaa ”+” tai miinusta ”-”.
Yhdenkertainen kirjanpito
Asterilla voi tehdä kirjanpidon myös yhdenkertaiseksi. Siinä toimitaan täysin niin kuin kahdenkertaisessakin mutta tasetta ei näytetä. Tuloslaskelma näyttää tulot ja menot.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa usein tarvitaan kaluston ja kiinteistöjen vuosittaisia poistoja. Velkojen määrän ja omaisuuserien arvoja myös tarvitaan. Ne kaikki saadaan kahdenkertaisella kirjanpidolla. Kahdenkertaista kirjanpitoa voidaan ehkä pitää yksinkertaisempana ja helpompana kuin yhdenkertaista kirjanpitoa.
Tiliristikot
Tiliristikot ja niiden kuvat olivat aikanaan kirjanpidon oppikirjoissa. Niillä kuvattiin kirjanpidon tekemistä käsin tilikirjaan, siis debet ja kredit sarakkeisiin kirjaamisia ja yhteenlaskemisia. Kun aloitimme kirjanpitojen tekemisiä vuonna 1964, niin silloin ei nauhalle laskevia laskukoneita ollut. Tilikirjan sarakkeiden summia laskettiin yhteen päässälaskutekniikalla. Tiliristikot opastivat silloisen käsikirjanpidon ja päässälaskun tekniikkaa.
Asterin malli
Logiikka kirjanpito-ohjelmassa on säilynyt vuosikaudet samana: mahdollisimman tehokkaana.
Taseen tilien saldot merkitään tilinavauksessa tilikarttaan. Tuloslaskelman tilien saldot ovat tilinvauksessa nollana. Tilikauden aikana tositteet kirjataan kahdelle tai useammalle tilille, plussaksi ja miinukseksi. Tilin numero kirjataan debet (+) tai kredit (-) sarakkeeseen osoittamaan että summa on ko. tilille + tai -. Tilien reaalikaikaiset saldot näkyvät kirjatessa kaiken aikaa. Kaikkien tilien saldojon yhteissumma on aina 0,00. Tilinpäätöstä tulostettaessa jokaisen tilin saldo menee taseeseen ja tuloslaskelmaan siten kuin tilinpäätösrunko ohjaa.
Tilikausituloste (html …)
Tilikausituloste (html …) on erittäin sopiva esimerkiksi yhdistysten ja pienten yritysten pääkirjanpidon tulosteeksi. Siinä tulosteessa on lyhyt tase ja tuloslaskelma, tilikohtainen tase ja tuloslaskelma, päiväkirja ja pääkirja Jos tositteet on taltioitu pdf muotoon ja nimetty päiväkirjan kirjausten mukaisiksi saadaan tositteet katsottaviksi tulosteesta klikkaamalla. Pääkirjanpidon aineisto tositteineen saadaan kopioitua vaikka muistitikulle. Sen antaminen hallitukselle ja tilin-/toiminnantarkastajille helpottaa kirjanpidon tarkastamista.
