Tositteet kirjataan Päiväkirjan kirjaus -työvaiheen Päiväkirja-ikkunan taulukkoon. Tässä artikkelissa käydään prosessi läpi yksityiskohtaisesti. Koko kuun vaiheet on ohjeistettu täällä.
Suurin osa kirjanpidon tekemiseen käytetystä ajasta vietetään päiväkirjan kirjaustilassa. Siellä kirjataan tositteet päiväkirjaksi ja otetaan suurin osa kirjanpidon virallisista tulosteista.
Päiväkirjan kirjaustilassa pääikkunan sisällä on useita työikkunoita:
- Päiväkirja-ikkunassa kirjataan tositteet ja tulostetaan suurin osa kirjanpidon virallisista tulosteista ja aputulosteista.
- Kirjausmakro-ikkunassa syötetään pikakirjauksia, joita kutsumalla saadaan päiväkirjaan kirjautumaan nopeasti vakiotositteita tai niiden runkoja.
- Lunttilista-ikkunassa syötetään yksittäisiä tekstejä, joita voidaan hiirellä vetää päiväkirjaan kirjaamisen nopeuttamiseksi.
- Debet- ja Kredittili -ikkunoissa on tilikartta saldoineen ja näkyville kääntyneenä ne tilit, joille on kirjattu Päiväkirja-ikkunan valitulla rivillä. Ko. ikkunoissa voidaan etsiä tilejä, muokata tilikarttaa ja poimia tilien tapahtumia.
- Arvonlisäverokanta-ikkunassa määritellään tilikartan ALV-tunnuksia vastaavat veroprosentit.
- Tilinpäätösrungon muokkaus -ikkunassa on yleensä näkyvissä tilikauden oletustilirunko. Ikkunassa voidaan muokata mitä tahansa tilirunkoa.
- Saldoseuranta-ikkunassa voit seurata haluamiesi tilien saldoja päiväkirjaa kirjatessasi.
Pääikkunassa näkyvät valikot vaihtuvat sen mukaan, mikä työikkuna on aktiivisena. Eri toiminnot on ryhmitelty loogisesti sellaisiin ikkunoihin, joihin ne luontevasti kuuluvat. Esimerkiksi useimmat tositteiden kirjaamiseen liittyvät toiminnot sijaitsevat Päiväkirja-ikkunassa kun taas useimmat tilien tapahtumien yms. tarkastelut sijaitsevat Debet ja Kredittili-ikkunoissa.
Ikkunasta toiseen siirtyminen tapahtuu hiirellä näpäyttämällä. Jos haluttu ikkuna ei ole näkyvillä, saa sen näkyviin valitsemalla Ikkuna-valikosta. Ikkunoiden käsittely, koon muuttaminen hiirellä venyttämällä laidoista ja kulmista tai ikkunan oikeassa yläkulmassa olevista pienennys-, suurennus ja palautuspainikkeista, kannattaa opetella. Ikkunat kannattaa järjestellä siten, että kulloinkin on näkyvissä työn tekemisen kannalta olennaiset asiat. Varsin suositeltavaa on kirjata esim. käyttäen valmista asetelmaa Ikkuna | Päiväkirja ja tilikartat.
Päiväkirjan kirjaus -tilaan saat näkyviin Saldoseuranta-ikkunan.
Syötä Tilinumero-sarakkeeseen niiden tilien numerot, joiden saldon haluat koko ajan näkyviin. Ohjelma etsii tilinnimen ja päivittää saldoa automaattisesti kirjaamisen edetessä.
Saldoseuranta-ikkunan sijainti tallentuu, joten se aukeaa seuraavalla kerralla automaattisesti samaan kohtaan.
Kuukauden kirjaaminen aloitetaan luomalla uusi päiväkirja. Ohjelma laskee kuukauden alkusaldoiksi summat tilinavauksen ja edeltävien kuukausien saldoista. Jos koko kuukautta ei kirjata saman istunnon aikana, voidaan päiväkirja myöhemmin avata vapaasti muokattavaksi, jatkettavaksi ja korjattavaksi.
Kirjaamisen helpottavia niksejä ja tipsejä.
ENTER ja TAB liikuttavat kohdistinta taulukossa eteenpäin, SHIFT+TAB taaksepäin. PgDn siirtää kohdistinta näkyvissä olevan taulukon verran alaspäin, PgUp ylöspäin. HOME vie kohdistimen rivin alkuun ja END rivin loppuun. Taulukossa voi myös liikkua nuolinäppäimin tai hiiren avulla. Taulukon sarakkeiden leveys ja järjestys on käyttäjän määriteltävissä hiirtä käyttäen.
Tositteesta pitää kirjata tositenumero, päiväys, selite, debet-tilin numero, kredit-tilin numero ja summa. Lisäksi on mahdollista syöttää tositelaji, kustannuspaikka, laskunnumero ja selite 2. Ohjelma ehdottaa seuraavaa vapaata tositenumeroa sekä edellisen tositerivin päivämäärää ja tositelajia. Käyttäjän vaihtaessa tositelajia ohjelma ehdottaa tositenumeroksi ko. tositelajissa seuraavan vapaan tositenumeron.
Toispuoleisissa kirjauksissa ohjelma ehdottaa tositenumeroksi edellisen rivin tositenumeroa ja ilmoittaa debet-kredit -eron suuruuden. Kirjoitettaessa Summa-sarakkeeseen tähti (*) ohjelma kirjaa rahamääräksi debet-kredit -eron. Summan voi myös itse syöttää.
Kirjaamisen nopeuttamiseksi voidaan ylemmän rivin solussa oleva teksti kopioida kirjoittamalla solun alkuun piste (.) tai pilkku (,). Solun sisällön voi kopioida toiseen soluun hiirellä vedä-ja-pudota -menetelmällä.
Kirjausmakro-ikkunassa voi tallettaa pikakirjauksia, joita voi kutsua näppäinyhdistelmin, hiiren kaksoisnäpäytyksellä tai vedä-ja-pudota -menetelmällä. Lunttilista-ikkunassa voi tallettaa tekstejä, joita voi hiirellä vetäen tuoda johonkin päiväkirjan soluun.
Tiliöinnin helpottamiseksi voidaan Päiväkirja-ikkunan Debet- ja Kredit-sarakkeisiin kirjoittaa tilin nimen alkua, jolloin ohjelma etsii ensimmäisen sopivan tilin. Sopivaa tiliä voidaan myös etsiä Debettili- ja Kredittili -ikkunoista selaamalla tai hakutoiminnon avulla. Tilin löydyttyä sen numero voidaan siirtää päiväkirjaan hiirellä kaksoisnäpäyttämällä tiliä tilikarttaikkunassa, vedä-ja-pudota -menetelmällä tai näppäilemällä normaalisti.
Tilien saldot päivittyvät Debet- ja Kredittili-ikkunoihin sitä mukaa, kun tositteita kirjataan.
Oikean tilinumeron löytymistä helpottaa myös Iskusanat-toiminto. Päiväkirjan kirjaustilassa valinnalla Muokkaa | Iskusanat voidaan määrittää sanoja tai kirjaimia, jotka tuovat tietyn tilinumeron, kun kirjaat tositteita. Kirjoita iskusana debet- tai kredit-sarakkeeseen ja paina enteriä, niin ohjelma hakee oikean tilinumeron. Näin esim. tietyltä yritykseltä tehdyt ostokset on helppo kirjata joka kerta samalle tilille.
Mitä eri kenttiin syötetään?
Tositenumero
Tositteet numeroidaan aikajärjestyksessä. Yhdessä tositelajin tunnuksen kanssa tositenumero yksilöi tositteen. Ohjelma esittää haluttaessa parilliset tositteet mustalla ja parittomat sinisellä tekstillä. Tämä onnistuu valinnalla Muokkaa|Väritä joka toinen sarake.
Ohjelma tarjoaa automaattisesti sopivaa tositenumeroa; monirivisessä tositteessa samaa kuin edellisellä rivillä, tositteen mentyä tasan seuraavaa vapaata tositenumeroa ja tositelajia käytettäessä seuraavaa vapaata tositenumeroa ko. tositelajissa.
Tiliotekirjanpitoa voit tehdä ohjelmalla siten, että määrität, ettei ohjelma kasvata tositenumeroa, vaikka debet-kredit -ero olisi nolla. Valinnan voit tehdä toiminnolla Muokkaa|Numerointi|Määritä tositenumerointi.
Päivämäärä
Päivämäärä ilmoittaa tapahtuman ajankohdan yrityksen kannalta. Päivämäärä on esitettävä suomalaisessa muodossa p.k.vvvv eli esim. 5.5.2020. Jos päivämäärät on syötetty muunlaisessa muodossa, ohjelma ei osaa tunnistaa niitä automaattisesti esim. tehtäessä ALV-veroilmoitusta, vaan joutuu kysymään kohdekuukauden ja vuoden erikseen.
Tositelaji
Tositelajin käyttäminen ei ole yleensä tarpeen. Suurehkoissa kirjanpidoissa tositelajeja voivat muodostaa esim. eri pankkiryhmissä olevat tilit, eri osastojen tapahtumat jne. Voit valita kullekin tositelajille tunnuksen vapaasti, enintään 10 merkin pituisen. Kun syötät tositelajin tunnuksen, ohjelma etsii automaattisesti ko. tositelajissa seuraavan vapaan tositenumeron. Jos Tositelaji-sarake on käytössä, ohjelma kysyy, haluatko päiväkirja-tulosteen tositelajeittain ryhmiteltynä vai tavallisen päiväkirjan näköisenä. Myös kuunvaihdeajossa on asiaa koskeva ruksi.
Kustannuspaikka
Kustannuspaikan käyttäminen on vapaaehtoista.
Laskunnumero
Laskunnumeron syöttäminen on vapaaehtoista. Sitä käytetään tyypillisesti reskontran seurantaan.
Selite
Selitteessä ilmoitetaan lyhyesti tapahtuman tyyppi, luonne, syy, peruste tms. Jos Selite-kenttä jätetään tyhjäksi, ohjelma tekee viennille selitteen automaattisesti debet- ja kredit-tilien nimistä.
Selite 2
Lisäselitteen syöttäminen on vapaaehtoista. Lisäselitteeseen ei liity ohjelman kannalta erityistä toiminnallisuutta. Haluttaessa lisäselitteeseen voi kuitenkin kirjoittaa esimerkiksi:
- ulkomaankaupassa valuuttamääräisen summan, esim. USD 122
- tavarantoimituksissa mittalukuja, esim. 5 mottia, 100 litraa tms.
- jonkin muun erityisen hakutunnisteen
Lisäselitteestä, kuten muistakin sarakkeista, voit helposti etsiä tietyn tekstin sisältäviä vientejä toiminnolla Muokkaa|Etsi.
Debettilin numero, kredittilin numero
Viennin debet- ja kredittilit ilmoitetaan tilikartan mukaisilla tilinumeroilla.
Tilin voi kirjata esimerkiksi
- syöttämällä koko tilinumeron antamalla tilinumeron alkua, jolloin ohjelma etsii tilikartasta ensimmäisen tilin, jonka numero alkaa annetulla tavalla
- syöttämällä osan tilin nimestä, jolloin ohjelma etsii tilikartasta ensimmäisen tilin, jonka nimessä on ko. teksti
- etsimällä Debettili- ja Kredittili-ikkunoista selaamalla tai Muokkaa|Etsi tili -toiminnolla sopiva tili. Tilinumeron voi siirtää päiväkirjaan esim. kaksoisnäpäyttämällä tiliä tai
- vedä-ja-pudota -menetelmällä.
Summa
Rahamäärä syötetään näppäilemällä ko. summa. Toispuoleisten kirjausten tapauksessa tosite saadaan menemään tasan ja oikea rahamäärä kirjautumaan automaattisesti syöttämällä tähti (*) Summa-sarakkeeseen.
