Asteri kirjanpito-ohjelmaan voidaan tuoda kätevästi aineistoa niin muista Asteri ohjelmista kuin ulkoisistakin järjestelmistä. Ensisijainen tuontitapa on leikepöytä: se ei vaadi tiedostojen tallentamisia. Alla ohjeet tietuekuvaukset eri aineistojen tuonnin tueksi.
Aineiston liittäminen leikepöydältä
Kun liitettävä aineisto on puolipiste-eroteltua ja mukailee Asteri kirjanpito-ohjelman kenttäjärjestystä, aineisto voidaan liittää leikepöydän kautta. Siirtoja on esimerkiksi Asteri Palkanmaksuohjelmasta tiliöintitosite, laskutus- ja ostoreskontraohjelmien lasku- ja reskontrapäiväkirjat.
Leikepöytäsiirto keventää siirto-operaation taakkaa. Käyttäjän ei tarvitse tallentaa siirtotiedostoa erikseen ja selata sitä ohjelmaan. Näillä siirroilla vältytään myös mahdollisilta taulukkolaskentaohjelman tekemiltä omapäisiltä muokkauksilta päivämäärien, numeroiden jne osalta.
Aineiston tietuekuvaus:
| Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa |
| Lyhenne | Pituus | Selite |
| Tosno | 5 | Tositenumero, ei pakollinen |
| Päivämäärä | 11 | Tositteen päivämäärä |
| Laji | 8 | Tositelaji, ei pakollinen |
| Kustp | 8 | Kustannuspaikka, ei pakollinen |
| Lsno | 8 | Laskun numero, ei pakollinen |
| Selite 1 | 30 | Tapahtuman selite, suositeltava |
| Selite 2 | 30 | Lisäselite, ei pakollinen |
| Debet | 8 | Tapahtuman Debet-tilinumero |
| Kredit | 8 | Tapahtuman Kredit-tilinumero |
| Summa | 12 | Tapahtuman summa, euroina, sentit eritelty pilkulla |
Tuotavassa aineistossa merkkien tulee olla ANSI merkistöä. UNICODE ei ole tuettu kaikilta osin, mm. kyrilliikkaa ei ole ohjelmaan mahdollistettu. Erikoisemmat merkit tulostuvat tyhjinä, kysymyskerkkeinä tai neliönmuotoisina laatikoina.
CSV-muotoisen päiväkirjan yhdistäminen
Päiväkirjan jatkeeksi voit tuoda ulkoista aineistoa csv-tiedostosta toiminnolla Tiedosto|Yhdistä CSV-päiväkirja.
CSV-tiedosto on yleinen tiedostomuoto siirrettäessä aineistoja järjestelmästä toiseen. CSV-tekstitiedosto on tekstimuotoinen tiedosto, jossa kentät on erotettu toisistaan erotinmerkillä, yleensä pilkulla tai puolipisteellä.
CSV-tiedosto näyttää esim. tältä:
CSV-tiedostoa voit hyödyntää, kun tuot aineistoa Asteriin jostain muusta järjestelmästä.
Excelissä olevan Asteriin tuotavan aineiston voi tallentaa CSV-muotoon valitsemalla tiedoston tallennusmuodoksi CSV-luetteloerotin.
Muut tavat liittää aineistoa
Tietoa on mahdollista liittää myös tekstitiedostona. Tätä tapaa käyttävät vain vanhanmalliset ohjelmat – suositeltava tuontitapa on leikepöytä tai CSV-siirto.
Asteri päiväkirjan muotoisia tietokantoja voi myös liittää. Näitä siirtoja käytetään yhdistettäessä Asterin päiväkirjasaldoja esimerkiksi konsernitilinpäätöstä varten tai erilaisissa tilinumeroiden muokkaustilanteissa.
Vuosien varrella ohjelmaan on kehitetty useampia tapoja liittää ja noutaa aineistoa jatkokäsittelyyn. Suositelluin tapa uusille liittymille on leikepöytä. Aineistojen siirto Asteri ohjelmista muihin ohjelmiin onnistuu hieman raportista riippuen leikepöydän kautta, CSV-tiedostona tai tekstitiedostona. Tarvittaessa siirrot voidaan toteuttaa SQL-kyselyn taakse, joka mahdollistaa erikoisempien raporttien ja järjestysten tekemisen.
Asteri kirjanpidolla tehtyä aineistoa voidaan viedä ulkoiseen järjestelmään kolmella eri tavalla:
- Leikepöydän kautta
- Siirtotiedoston avulla
- Lukemalla suoraan Asteri kirjanpidon tekemään tilikausitietokantaa (*.wkp)
Aineistojen siirtämistä voi testata asentamalla koneelle esittelyversion, mikäli koneessa ei ennestään ole Asteri kirjanpitoa asennettuna.
Tapa 1:Leikepöydän kautta
Lähes kaikki tulosteet saadaan tulostettua leikepöydälle.
Valitsemalla vaihtoehdon leikepöydälle (tab) tuloste kopioituu leikepöydälle kentät sarkainmerkein erotettuna, jolloin tulosteen saa liitettyä kätevästi esim. Excel taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten.
Tapa 2: Siirtotiedoston avulla
Lähes kaikki tulosteet saadaan tallennettua levytiedostoon, joko tasaväliseen tai sarkainmerkein erotettuun tiedostoon. Lisäksi päiväkirjan saa tallennettua CSV-tiedostomuotoiseen ACL-tiedostoon.
Tapa 3:Lukemalla suoraan Asteri kirjanpidon tilikausitietokantaa
Asteri kirjanpito-ohjelmassa jokainen tilikausi on omassa Access-muotoisessa *.WKP tarkenteisessa tietokannassa. Tietokannassa on mm. tilikartta kuukausittaisine debet- ja kredit saldoineen ja päiväkirjat kirjauksineen. Jos Accessa ei suostu suoraan avaamaan Asterin tietokantaa, sen voi avata ”Linkitä tietokanta” -toiminnon avulla.
Tietuekuvaus
Asteri kirjanpito-ohjelman nimi on winkp.exe
Kirjanpidon oletuskansio on C:\WINKP
Asiakasyritysten kirjanpidot ovat omissa alikansioissaan kirjanpitokansion alla (esim C:\WINKP\MALLI)
Tilikaudet ovat omissa Access muotoisissa *.WKP tarkenteisissa tilikausitietokannoissaan.
Päiväkirja (kuukauden kirjaukset)
Asteri kirjanpidossa jokaisen kuukauden viennit kirjataan omaksi päiväkirjakseen. Päiväkirjassa kirjaukset ovat allekkain ja yksi tosite voi olla yhdellä tai useammalla rivillä:
Tilikausitietokannassa päiväkirja saa nimen pvk01_nimi, missä pvk01_ on päiväkirjan järjestysnumero ja nimi on käyttäjän antama nimi.
Päiväkirjan kentät laji, kustP ja selite2 ovat vapaavalintaisia: jos niitä ei käytetä, sarat on yleensä vedetty piiloon, mutta ne kuitenkin kopioituvat leikepöydälle ja levytiedostoon
Päiväkirja leikepöydän kautta Exceliin
Päiväkirjan kirjaustilassa valinnalla Tulosta /päiväkirja /leikepöydälle (tab) päiväkirja kopioidaan leikepöydälle, mistä sen voi liittää Excel taulukkolaskentaan:
Päiväkirja CSV-muotoiseen ACL-tiedostoon
Kirjaustilan valinnalla tulosta / päiväkirja koko tilikaudelta /ACL-muotoon levylle tallennetaan päiväkirja CSV-muotoiseksi siirtotiedostoksi.
ACL-muotoisessa päiväkirjassa ovat tilikauden jokaisen päiväkirjan viennit peräkkäin
Päiväkirjan rakenne tilikausitietokannassa
Kirjanpidon tilikausitietokannassa päiväkirjat ovat omina tauluinaan. Päiväkirjan nimen alussa on pvk ja järjestysnumero ja sitten _ -viivalla erotettuna käyttäjän antama nimi:
Päiväkirjan rakenne on seuraava:
ja päiväkirja avattuna Accessissa näyttää tältä:
Tilien saldot
Kuukauden saldot tileittäin
Kirjaustilan valinnalla tulosta /pääkirjan saldoluettelo /leikepöydälle (tab) ja liittämällä sitten tulosteen exceliin saat tileille kirjatut kuukauden saldot:
- alkusaldo:tilin saldo päiväkirjan (kuukauden) alussa
- kauden debet: debet puolelle kirjattu kuukauden aikana
- kauden kredit:kredit puolelle kirjattu kuukauden aikana
- kauden saldo:debet ja kredit saldot yhteensä
- loppusaldo: tilin saldo päiväkirjan (kuukauden) lopussa
Kuukausien saldot tileittäin
Tilikausitietokantaan tilikartta -tauluun tallentuu joka kuukauden debet- ja kredit saldot kenttiin, jotka on nimetty päiväkirjan järjestysnumerolla, alaviivalla ja debet tai kredit sanalla:
Tilikartta avattuna Accessissa näyttää tältä:
Tilikartassa olevat kuukausittaiset saldot voidaan kopioida leikepöydälle kirjaustilan valinnalla työvaihe /tilikartan muokkaus /muokkaa /kopioi leikepöydälle
