Asteri Kirjanpito-ohjelman tietuekuvaukset

Asteri kirjanpito-ohjelmaan voidaan tuoda kätevästi aineistoa niin muista Asteri ohjelmista kuin ulkoisistakin järjestelmistä. Ensisijainen tuontitapa on leikepöytä: se ei vaadi tiedostojen tallentamisia. Alla ohjeet tietuekuvaukset eri aineistojen tuonnin tueksi.

Aineiston liittäminen leikepöydältä

Kun liitettävä aineisto on puolipiste-eroteltua ja mukailee Asteri kirjanpito-ohjelman kenttäjärjestystä, aineisto voidaan liittää leikepöydän kautta. Siirtoja on esimerkiksi Asteri Palkanmaksuohjelmasta tiliöintitosite, laskutus- ja ostoreskontraohjelmien lasku- ja reskontrapäiväkirjat.

Leikepöytäsiirto keventää siirto-operaation taakkaa. Käyttäjän ei tarvitse tallentaa siirtotiedostoa erikseen ja selata sitä ohjelmaan. Näillä siirroilla vältytään myös mahdollisilta taulukkolaskentaohjelman tekemiltä omapäisiltä muokkauksilta päivämäärien, numeroiden jne osalta.

Aineiston tietuekuvaus:

Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa
Tosno;Päivämäärä;Laji;Kustp;Lsno;Selite 1;Selite 2;Debet;Kredit;Summa
LyhenneSelite
TosnoTositenumero, ei pakollinen
PäivämääräTositteen päivämäärä
LajiTositelaji, ei pakollinen
KustpKustannuspaikka, ei pakollinen
LsnoLaskun numero, ei pakollinen
Selite 1Tapahtuman selite, suositeltava
Selite 2Lisäselite, ei pakollinen
DebetTapahtuman Debet-tilinumero
KreditTapahtuman Kredit-tilinumero
SummaTapahtuman summa, euroina, sentit eritelty pilkulla

Tuotavassa aineistossa merkkien tulee olla ANSI merkistöä. UNICODE ei ole tuettu kaikilta osin, mm. kyrilliikkaa ei ole ohjelmaan mahdollistettu. Erikoisemmat merkit tulostuvat tyhjinä, kysymyskerkkeinä tai neliönmuotoisina laatikoina.

CSV-muotoisen päiväkirjan yhdistäminen

Päiväkirjan jatkeeksi voit tuoda ulkoista aineistoa csv-tiedostosta toiminnolla Tiedosto|Yhdistä CSV-päiväkirja.

CSV-tiedosto on yleinen tiedostomuoto siirrettäessä aineistoja järjestelmästä toiseen. CSV-tekstitiedosto on tekstimuotoinen tiedosto, jossa kentät on erotettu toisistaan erotinmerkillä, yleensä pilkulla tai puolipisteellä.

CSV-tiedosto näyttää esim. tältä:

CSV-tiedostoa voit hyödyntää, kun tuot aineistoa Asteriin jostain muusta järjestelmästä.

Excelissä olevan Asteriin tuotavan aineiston voi tallentaa CSV-muotoon valitsemalla tiedoston tallennusmuodoksi CSV-luetteloerotin.

Muut tavat liittää aineistoa

Tietoa on mahdollista liittää myös tekstitiedostona. Tätä tapaa käyttävät vain vanhanmalliset ohjelmat – suositeltava tuontitapa on leikepöytä tai CSV-siirto.

Asteri päiväkirjan muotoisia tietokantoja voi myös liittää. Näitä siirtoja käytetään yhdistettäessä Asterin päiväkirjasaldoja esimerkiksi konsernitilinpäätöstä varten tai erilaisissa tilinumeroiden muokkaustilanteissa.

Vuosien varrella ohjelmaan on kehitetty useampia tapoja liittää ja noutaa aineistoa jatkokäsittelyyn. Suositelluin tapa uusille liittymille on leikepöytä. Aineistojen siirto Asteri ohjelmista muihin ohjelmiin onnistuu hieman raportista riippuen leikepöydän kautta, CSV-tiedostona tai tekstitiedostona. Tarvittaessa siirrot voidaan toteuttaa SQL-kyselyn taakse, joka mahdollistaa erikoisempien raporttien ja järjestysten tekemisen.

Asteri kirjanpidolla tehtyä aineistoa voidaan viedä ulkoiseen järjestelmään kolmella eri tavalla:

  • Leikepöydän kautta
  • Siirtotiedoston avulla
  • Lukemalla suoraan Asteri kirjanpidon tekemään tilikausitietokantaa (*.wkp)

Aineistojen siirtämistä voi testata asentamalla koneelle esittelyversion, mikäli koneessa ei ennestään ole Asteri kirjanpitoa asennettuna.

Tapa 1:Leikepöydän kautta

Lähes kaikki tulosteet saadaan tulostettua leikepöydälle.

Valitsemalla vaihtoehdon leikepöydälle (tab) tuloste kopioituu leikepöydälle kentät sarkainmerkein erotettuna, jolloin tulosteen saa liitettyä kätevästi esim. Excel taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten.

Tapa 2: Siirtotiedoston avulla

Lähes kaikki tulosteet saadaan tallennettua levytiedostoon, joko tasaväliseen tai sarkainmerkein erotettuun tiedostoon. Lisäksi päiväkirjan saa tallennettua CSV-tiedostomuotoiseen ACL-tiedostoon.

Tapa 3:Lukemalla suoraan Asteri kirjanpidon tilikausitietokantaa

Asteri kirjanpito-ohjelmassa jokainen tilikausi on omassa Access-muotoisessa *.WKP tarkenteisessa tietokannassa. Tietokannassa on mm. tilikartta kuukausittaisine debet- ja kredit saldoineen ja päiväkirjat kirjauksineen. Jos Accessa ei suostu suoraan avaamaan Asterin tietokantaa, sen voi avata ”Linkitä tietokanta” -toiminnon avulla.

Tietuekuvaus

Asteri kirjanpito-ohjelman nimi on winkp.exe

Kirjanpidon oletuskansio on C:\WINKP

Asiakasyritysten kirjanpidot ovat omissa alikansioissaan kirjanpitokansion alla (esim C:\WINKP\MALLI)

Tilikaudet ovat omissa Access muotoisissa *.WKP tarkenteisissa tilikausitietokannoissaan.

Päiväkirja (kuukauden kirjaukset)

Asteri kirjanpidossa jokaisen kuukauden viennit kirjataan omaksi päiväkirjakseen. Päiväkirjassa kirjaukset ovat allekkain ja yksi tosite voi olla yhdellä tai useammalla rivillä:

Tilikausitietokannassa päiväkirja saa nimen pvk01_nimi, missä pvk01_ on päiväkirjan järjestysnumero ja nimi on käyttäjän antama nimi.

Päiväkirjan kentät laji, kustP ja selite2 ovat vapaavalintaisia: jos niitä ei käytetä, sarat on yleensä vedetty piiloon, mutta ne kuitenkin kopioituvat leikepöydälle ja levytiedostoon

Päiväkirja leikepöydän kautta Exceliin

Päiväkirjan kirjaustilassa valinnalla Tulosta /päiväkirja /leikepöydälle (tab) päiväkirja kopioidaan leikepöydälle, mistä sen voi liittää Excel taulukkolaskentaan:

Päiväkirja CSV-muotoiseen ACL-tiedostoon

Kirjaustilan valinnalla tulosta / päiväkirja koko tilikaudelta /ACL-muotoon levylle tallennetaan päiväkirja CSV-muotoiseksi siirtotiedostoksi.

ACL-muotoisessa päiväkirjassa ovat tilikauden jokaisen päiväkirjan viennit peräkkäin

Päiväkirjan rakenne tilikausitietokannassa

Kirjanpidon tilikausitietokannassa päiväkirjat ovat omina tauluinaan. Päiväkirjan nimen alussa on pvk ja järjestysnumero ja sitten _ -viivalla erotettuna käyttäjän antama nimi:

Päiväkirjan rakenne on seuraava:

ja päiväkirja avattuna Accessissa näyttää tältä:

Tilien saldot

Kuukauden saldot tileittäin

Kirjaustilan valinnalla tulosta /pääkirjan saldoluettelo /leikepöydälle (tab) ja liittämällä sitten tulosteen exceliin saat tileille kirjatut kuukauden saldot:

  • alkusaldo:tilin saldo päiväkirjan (kuukauden) alussa
  • kauden debet: debet puolelle kirjattu kuukauden aikana
  • kauden kredit:kredit puolelle kirjattu kuukauden aikana
  • kauden saldo:debet ja kredit saldot yhteensä
  • loppusaldo: tilin saldo päiväkirjan (kuukauden) lopussa

Kuukausien saldot tileittäin

Tilikausitietokantaan tilikartta -tauluun tallentuu joka kuukauden debet- ja kredit saldot kenttiin, jotka on nimetty päiväkirjan järjestysnumerolla, alaviivalla ja debet tai kredit sanalla:

Tilikartta avattuna Accessissa näyttää tältä:

Tilikartassa olevat kuukausittaiset saldot voidaan kopioida leikepöydälle kirjaustilan valinnalla työvaihe /tilikartan muokkaus /muokkaa /kopioi leikepöydälle