Ensimmäiset todennetut maininnat kirjanpidosta löytyvät 1400-luvulta, munkki Luca Paolinin opuksesta kahdenkertaisesta kirjanpidosta.
Vasta 1800-luvulla kirjanpitolaki rantautui Suomeen ja vuodelta 1895 löytyy ensimmäiset maininnat siitä, että osakeyhtiöt ovat kirjanpitovelvollisia. Kaikki lähti liikkeelle siitä, että on yhdenkertaista kirjanpitoa. Plussa on sitä mitä tulee kassaan ja miinus se mitä kassasta on lähtenyt. Myöhemmin on kehittynyt kahdenkertainen kirjanpito, joka kertoo riveittäin sen, mistä raha tulee ja mihin se menee. Nykyään nämä termit sekoitetaan usein toisiinsa.
Nykyisessä lainsäädännössä on määritetty, että kaikki liiketoimintaa harrastavat ovat kirjanpitovelvollisia. Toiminimet ja liikkeen- ja ammatinharjoittajat saavat tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa. Vaikka näin on säädetty, on kahdenkertainen kirjanpito kannattavampaa. Se on nimestään huolimatta yleensä yksinkertaisempaa. Osakeyhtiöiden ja muiden vastaavien on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.
Kirjanpito kertoo, mistä raha on tullut ja minne se on mennyt
Kirjanpitolaki säätää sen, ketkä ovat kirjanpitovelvollisia. Poikkeuksia ovat esimerkiksi tiehoitokunnat, joista on julkaistu yksityistielaki eivätkä he ole kirjanpitovelvollisia. Vaikka ei olisi välttämättä kirjanpitovelvollinen, kirjanpitoa kannattaa silti tehdä. Maininta siitä, mistä on tullut rahaa ja mihin se on mennyt.
Kirjanpidon perusteella käy ilmi yrityksen tila – kaunistelematta. Millaisia tuloja on tiedossa ja milloin, paljonko tilillä on rahaa ja muu sellainen. Vaikka taloushallinto käsittää paljon erilaisia talouslukuja, kaikkein tärkeimmät raportit ovat tuloslaskelma ja tase.
Taseessa on luvut siitä, mitä omistetaan, minkä verran on velkaa sekä varallisuutta, ja tuloslaskelma kertoo bisneksestä, mitä on myyty, mitä on ostettu ja kaikki muut liiketoimintaan liittyvät tulot ja menot.
Kirjanpito lajitellaan pääkirjanpitoon ja osakirjanpitoon. Pääkirjanpito on lopullinen ja osakirjanpito on tätä tukevaa kirjanpitoa, josta koostetaan kirjanpitoon muun muassa myyntitiedot.
Tarvitseeko pieni yritys kirjanpito-ohjelman?
Mitään velvoitetta kirjanpito-ohjelman käyttöön ei ole, vaan kirjanpidon voi tehdä halutessaan vaikka ruutuvihkoon tai Exceliin. Nämä vaihtoehdot ovat kuitenkin virheherkkiä sekä aikaa vieviä. Omat sovellukset eivät myöskään tuota niin laadukasta raporttia kuin oikea kirjanpito-ohjelma.
Kirjanpito-ohjelmia löytyy laidasta laitaan. On ohjelmia, jotka on tehty selkeästi tietyille toimialoille ja ohjelmia, jotka soveltuvat usealle toimialasta riippumatta. Asteri on esimerkki toimialariippumattomasta ohjelmasta. Se sopii niin parturille, metsänhoitajalle kuin osakeyhtiölle.
Kirjanpito-ohjelmia on luotu moniin erilaisiin tarpeisiin. On pienemmille yrityksille paremmin toimivia ohjelmistoja sekä suuryrityksille tehtyjä ohjelmistoja, jotka tuottavat suurempaa kokonaisuutta.
Asteri on näiden välimaastosta. Sillä voi tehdä pienimuotoista yksinkertaista kirjanpitoa ja tarvittaessa se taipuu liitännäistensä kanssa myös suuryritysten tarpeisiin.
Mitä laki vaatii pienen yrityksen kirjanpidolta?
Pienille yrityksille on olemassa kirjanpitolaissa huojennuksia. Suurimmat erot isojen yritysten kirjanpitoon verrattuna tulevat tilinpäätöksen laajuudesta. Eroja on esimerkiksi kirjanpidon laatimisen tahdissa, veroilmoituksessa ja tilinpäätöksessä. Keskisuuret osakeyhtiöt tekevät oma-aloitteisten verojen ilmoituksen eli niin kutsutun alv-ilmoituksen kerran kuukaudessa, ja kun arvonlisäverot annetaan kerran kuussa, niin kirjanpitokin pitää laittaa pakettiin joka kuukausi.
Pienemmillä toimijoilla kirjanpito tehdään kvartaaleittain, eli vuosineljänneksitäin tai kerran vuodessa. Toki sitä saa tehdä tiheämminkin, vaikka joka päivä, jolloin kirjanpito on reaaliaikasta ja raportointia saa hyödynnettyä useammin.
Kirjanpito voidaan tehdä maksu-, lasku tai suoriteperusteisesti. Mutkat oikoen suoriteperusteinen tarkoittaa sitä, että on joulupukki joulukuussa jouluaattona, silloin suorite on jouluaattona joulukuussa.
Maksuperusteisessa taas tapahtuma kirjataan tammikuussa, maksuperusteinen kirjaus on tammikuun puolella oleva tapahtuma. Maksuperusteisuuden raja on 500 000 € liikevaihto per tilikausi, mutta maksuperusteisuus saatetaan tietyin edellytyksin joutua oikaisemaan suoriteperusteiseksi. Ensi vuoden laskut merkitään siis tämän vuoden kuluiksi. Kun menot kirjataan veloitusperusteisesti, puhutaan laskuperusteisesta kirjanpidosta. Me suosittelemme suoriteperusteista kirjanpitoa.
Mitä täytyy huomioida, kun pieni yritys valitsee kirjanpito-ohjelmaa?
Kun yritys valitsee kirjanpito-ohjelmaa tai toimistoa, jolle kirjanpidon ulkoistaa, on erittäin tärkeää valita omaan tarpeeseen toimiva ja kelpaava ohjelma tai toimisto. Helposti nämä ostetaan mainosten perusteella sen enempää palvelua räätälöimättä, jolloin ne voivat sisältää ominaisuuksia, joita ei tarvitse, jolloin tulee maksettua turhasta. Hinnoittelussa on tärkeää katsoa kokonaiskustannukset, mitä maksaa jos haluaa laajemman palvelun myöhemmin, onko transaction-maksuja, maksaako päivitykset tai asiakastuki yms.
Asterissa on yksi hinta ja se perustuu käyttäjien lukumäärään. Ostaessasi Asterin on sama kuin ostaisit kaupasta lapion – hinta on sama, kaivatpa sillä lapiolla yhden tai 50 ojaa. Tärkeää on tietää ohjelman tarpeista itselle ja minkälaisia ohjeita tai tulosteita tarvitaan. Harmillisen usein myydään työkaluja, joita pieni yritys ei tarvitse. Otannat ja määrät ovat niin pieniä, ettei lukuja saada riittävän luotettavaksi.
Tärkeää on miettiä myös tuotteen elinkaarta. Jos valitaan ohjelma, joka on suunniteltu pieneen toimintaan, pystyykö sitä laajentamaan, jos osakeyhtiö kasvaakin vaikka pörssiin? Ohjelman skaalautuvuus vaikuttaa paljon. Onko kyseessä yhden tai kahden henkilön tilitoimisto, jossa on helposti monta ohjelmaa käytössä? Alusta saakka aitoja tarpeita kartoittamalla varmistetaan, että muutamalla työkalulla pärjätään mahdollisimman laajalla skaalalla, eikä tarvita turhia tai ylimääräisiä työkaluja. Toinen näkökulma on yrittäjästä itsestään lähtöinen, jossa ohjelma valitaan tiettyyn ammattiin tai yritysryhmään liittyen.
Asteri on laajennettavissa ja kaiken saa yhdestä paikasta. Jokainen työntekijämme on ollut meillä töissä yli kymmenen vuotta. Heillä jokaisella on vahva substanssiosaaminen ja ymmärrys kokonaisuudesta. Jokainen osaa vastata laaja-alaisesti asioihin, joten heiltä kaikilta saa apua ja asiakaspalvelua tilanteessa kuin tilanteessa.
Asterin laaja, vuosien varrella kertynyt kontaktiverkosto takaa sen, että jokaiseen ongelmaan löytyy yhteyshenkilö tai kumppani, jonka kanssa haasteet saadaan ratkottua.
Yksinkertaisimmillaan kirjanpito on hyvinkin yksinkertaista ja pienen yrityksen tai toimijan kannattaa ryhtyä tekemään kirjanpitoa itse sopivan kirjanpito-ohjelman avulla. Asiaa ehtii opetella laajemmin kyllä myöhemminkin. Kirjanpitoa on fiksua tehdä itse eikä maksaa ulkopuoliselle, muuten kuin monimutkaisempien asioiden kanssa.
