Asteri kirjanpito-ohjelmassa on useanlaisia mahdollisuuksia erilaisten hankkeiden seurantoihin
3. kustannuspaikan käyttäminen
4. projektin tapahtumakohtainen tuloste
1. Konsernirakenne
Kunkin hankkeen kirjanpito tehdään erillisinä omina kirjanpitoinaan. Tämä soveltuu jos kullakin hankkeella on omat pankkitilinsä eikä esimerkiksi arvonlisäveron tilittäminen pakota yhteisiin päiväkirjoihin. Yhteinen tilinpäätös laaditaan konsernin yhdistämisen tekniikalla. Siinä kokonaisuudelle tehdään tilinavaus. Ensimmäiseen päiväkirjaan tositteeksi 1 yhdistetään ”päiväkirja saldoista” ensimmäisestä hankkeesta. Tositteeksi 2 yhdistetään seuraava jne. Jokaisesta hankkeesta ts. tositteesta tulostetaan paperille muistiotosite. Sen perusteella voidaan todentaa kunkin erillisen hankkeen oikea siirtyminen pääkirjanpitoon.
2. Tilikartalla erittely
Kullekin hankkeelle tehdään omat kirjanpidon tilinsä. Erittelyn malli on esimerkiksi mallitilipuitteissamme U1.. U2.. U3.. Tilipuitteistoissa on eri ryhmille omat alueensa. Niiden nimityksiä voi muuttaa tilikarttaan ja tilinpäätösrunkoon. Tarvittava hankkeen pääkirjan ote saadaan kirjaustilasta tilikarttaosasta valinnalla ”tapahtumat, valitulta jaksolta”. Sieltä klikkaillaan mukaan otettavien tilien numerot sekä tarvittava ajanjakso.
3. Kustannuspaikan käyttäminen
Kullekin hankkeelle merkitään kirjain- tai numerotunniste kustannuspaikan kenttään. Valinnalla ”erittele kustannuspaikat” saadaan kullekin kustannuspaikalle omat tilikautensa. Niistä taas saadaan kunkin kustannuspaikan/hankkeen osalta erikseen kaikki kirjanpidon tulosteet erilaisia tarpeita varten.
4. Projektituloste
Projektin tapahtumakohtainen listaus saadaan merkitsemällä projektin tunniste johonkin kirjausrivin kenttään. Tuloste saadaan kertomalla ohjelmalle missä kentässä tunniste sijaitsee ja mikä se on tekstinä Lisäksi ohjelmalla valitaan mistä tilikausista tuloste otetaan, voidaan rajata mukaan otettavia tilejä, määrittää tulosteen loppuun tilin ja tiliryhmien saldoja. Projekti voi jatkua vuosia. Yhdessä projektissa voi olla tapahtumia kuudelta tilikaudelta.
5. Hakusanalla etsiminen
Ohjelmassa olevaa ”etsi” toimintoa käyttäen saadaan tapahtumien listaus, joissa kysytty hakusana esiintyy.
6. Reskontran käyttäminen
Ohjelmassa oleva reskontra on tehty seulomaan kirjanpidon tekemisen jälkeen ostovelat ja myyntisaamiset laskun numerokenttään syötetyn numeron perusteella. Tässä selvitetään jälkeenpäin mitkä laskut ovat maksamattomina. Ominaisuutta voidaan käyttää myös muiden tilien kohdalla. Taloyhtiössä voidaan esimerkiksi kirjata huoneiston numero laskun numeron kenttään. Vuoden lopuksi seulontaominaisuudella saadaan maksettujen vastikkeiden luettelo huoneistoittain.
