Tämä ohje on kirjoitettu yleishyödylliseksi neuvoksi. Tarkempi neuvonta ei sisälly ylläpitosopimukseen. Ole tarvittaessa yhteydessä atk-tukihenkilöösi.
Lähtökohta: Asteri Kirjanpito-ohjelman työasemaversiolla on tehty vuoden kirjanpito, tallennettu c:\winkp\malli\2026-kansioon tositteiden kuvat tämän ohjesivun mukaisesti.
Tavoite: Saada jaettua Tilikausituloste (html) tositteiden kuvien kanssa Google Driven kautta sähköistä tilintarkastusta varten.
Edellytykset: Vastaanottajan koneella tulee olla asennettuna Google Driven työpöytäsovellus, selaimella käytetty versio ei toimi. Tämä johtuu siitä, että Google Drivessa ei ole Tilikausituloste (html) -tulostetta varten selainta, jolla avata tiedosto. Google Driven työpöytäsovellus pystyy käyttämään paikallisen koneen selainta. Tällöin tilikausitulostetta ja sen tositelinkkejä ei tarvitse ensin ladata ja sitten purkaa paikalliselle koneelle vaan tiedostot saa suoraan auki Google Drivesta. Google Drive työpöytäsovelluksen käyttö vaatii Google-tilin.
Muita huomioita:
- Ao. esimerkissä sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on käytössä Google Driven työpöytäsovellus. Tätä ohjetta kirjoitettaessa havaittiin, että lähettäjä voi käyttää myös selainpohjaista Google Drivea aineistoa luodessaan ja jakaessaan, tässä ei ollut merkittävää eroa. Vastaanottajan päässä työpöytäsovelluksen käyttö mahdollisti aineistojen avaamisen suoraan ilman kohteiden lataamista ja purkamista vastaanottajan koneelle millä oli huomattava vaikutus käytettävyyteen.
- Jos käytössäsi on (maksullinen) Google Workspace -tili, voit mahdollisesti jakaa esimerkissä mainitun kansion luomalla Jaetun Driven. Sen ohjeistus poikkeaa am. ohjeistuksesta.
- OneDrivessa tämä sama ohjeistus ei toimi koska OneDriveen ei ole tämänhetkisen tiedon (9.4.2026) mukaan saatavilla työasemasovellusta.
Ohjeet lähettäjälle
Vaihe 1: Lähettäjä tallentaa c:\winkp\malli\2026-kansioon sekä tositteiden kuvat että Tilikausituloste (html):n ohjesivun mukaisesti.
Vaihe 2: Lähettäjä avaa Google Driven verkkoversion (avautuu selaimeen), valitsee vasemmalta ”Uusi”, ”Lataa kansio Driveen”, valitsee c:\winkp\malli-kansiosta kansion ”2026” ja ”Lähetä”.
Kansio tulee näkyville vasemmalle Oma Drive”:n alapuolelle, klikkaa kansiota hiiren oikealla ja ”Jaa” sekä uudelleen ”Jaa”.
Vaihe 3: Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan sähköpostiosoitteen ”Lisää käyttäjät, ryhmät..” -kenttään sekä vastaanottajalle viestin Viesti-kenttään ja valitsee lopuksi ”Lähetä”. Oikean yläkulman pudotusvalikosta voi muuttaa vastaanottajan oikeuksia, voiko katsella tai muokata sisältöä.
Ohjeet vastaanottajalle
Vaihe 4: Vastaanottaja lataa ja asentaa Google Driven työpöytäsovelluksen
Vaihe 5: Vastaanottaja saa sähköpostin, jossa linkki jaettuun aineistoon. Klikkaa linkkiä, josta avautuu selainpohjainen Drive. Vasemmalta puolelta ”Jaettu minulle”, klikkaa oikealta puolelta kansiota ”2026” ja raahaa se vasemmalle puolelle ”Oma Drive”:n kohdalle, jolloin kansio tulee näkyviin Oma Driven alle.
Vaihe 6: Vastaanottajan koneella avataan Google Drive työpöytäsovellus, josta valitaan vasemmasta yläkulmasta ”Avaa Drive-kansio”. Tämän jälkeen avautuu Resurssienhallinta, josta valitaan ”Oma Drive”, sen sisältä ”2026” ja sen sisältä ”tilikausituloste 2026.htm”.
Vaihe 7: Vastaanottajalle aukeaa selaimeen tilikausituloste (html), jossa voi päiväkirjan tositteen Kuva-sarakkeen linkkiä klikkaamalla avata tositteen kuvan.
