Vaihe 1) Mene seurantajaksot-ikkunaan ja Paina Uusi-painiketta.
(Jos olet vasta perustanut taloyhtiön, ohjelma on vienyt sinut ko. ikkunaan automaattisesti. Tai jos olet vasta avannut ohjelman tai olet muuten Taloyhtiöt-ikkunassa, valitse haluamasi taloyhtiö ja paina Siirry yhtiöön -painiketta. Ollessasi muualla ohjelmassa, käytä toimintoja Yhtiö|Vaihda yhtiö ja Yhtiö|Vaihda seurantajakso.)
Vaihe 2) Tarkista ja korjaa taloyhtiön tiedot. Paina OK.
Vaihe 3) Ohjelma tarjoaa seurantajakson nimeä taloyhtiön nimen ja koneen kalenterin vuoden mukaan, esim. as21.wvk. Muuta tarvittaessa. Paina OK.
Vaihe 4) Paina valintapainiketta ”ei mitään”. Paina OK.
Vaihe 5) Syötä taulukkoon vuokrapaikkojen selitteet, a-hinnat ja kirjanpidon tilinumerot. Paina ”Tee kuukausien vuokrapaikat”.
Vaihe 6) Anna seurantajakson ensimmäinen eräpäivä, esim. 5.1.2021, ja paina ”Laske eräpäivät” .
Jos haluat kirjata alkaviksi saldoiksi edellisen vuoden rästejä ja ennakkomaksuja, anna eräpäiväksi esim. 5.12.2020 ja paina ’Laske eräpäivät’.
Vaihe 7) Ohjelma kysyy, montako kuukautta seurantajaksossa on. Anna tähän jokin luku väliltä 1…24, normaalisti 12 on hyvä. Jos haluat kirjata alkusaldoiksi edellisen vuoden rästejä ja ennakkomaksuja, tee yksi ylimääräinen kuukausi eli anna luvuksi 13 ja paina OK.
Vaihe 8) Ohjelma näyttää laskemansa eräpäivät ja nimeämänsä kuukaudet.
Jos teit 13 kuukautta, muokkaa ensimmäiseksi eräpäiväksi 5.12.2020:n sijaan 31.12.2020. Voit myös vaihtaa kuukauden nimeksi ”alkusaldot 2020” tms. Paina OK.
Vaihe 9) Ohjelma luo kuukausille vuokrapaikat. Paina vasemmalta ylhäältä ”Jatka perustamista!”
Vaihe 10) Ohjelma näyttää Huoneistotietojen vastikkeiden laskentaperusteet -ikkunan. Jos haluat, voit ohittaa määrityksen painamalla OK. Voit palata määritykseen myöhemmin valinnalla Määritä|Huoneistojen vastikelaskenta. Ikkunan tarkoituksena on, ettei Sinun tarvitsisi syöttää samoja tietoja kahteen eri kohtaan jokaiselle huoneistolle. Kun myöhemmin tulet laskeneeksi kuukausimaksut, ohjelma vie ne automaattisesti Huoneiston tiedot -ikkunaan ja isännöitsijäntodistukseen sen mukaisesti, mitä olet tähän ikkunaan määritellyt.
- Voit rastittaa, mitkä vastikkeet haluat laskettavan, mistä kuukausista luvut poimitaan ja vuokrapaikat, joiden summa lasketaan yhteen ko. kohtaan. Tätä yhteenlaskua tarvitset esimerkiksi, jos on useita rahoitusvastikkeita ja haluat niiden summan isännöitsijäntodistukseen. Ikkunassa on paikka enintään viidelle eri rahoitusvastikkeelle.
- Voit myös valita, haluatko vastikelaskennan uudistuvan aina isännöitsijäntodistusta tulostettaessa siten, että vastikkeet lasketaan isännöitsijäntodistuksen tulostuskuukaudelta. Huomaa, että jos käsittelet esimerkiksi vuoden 2021 seurantajaksoa vaikkapa joulukuussa 2020, tulostuskuukaudessa ei ole mitään vastikkeita, jolloin isännöitsijäntodistukseen tulostuu nollansuuruiset vastikkeet. Tällöin kannattaa mieluummin poistaa ruksi ko. kohdasta. Paina OK.
Vaihe 11) Seuraavaksi ohjelma näyttää Kertoimet huoneistotietojen perusteella -ikkunan. Jos haluat, voit ohittaa määrityksen painamalla OK. Voit palata määritykseen myöhemmin valinnalla Määri-tä|Kertoimien perusteet.
Ikkunan tarkoituksena on, ettei Sinun tarvitse jokaiselle huoneistolle syöttää esimerkiksi neliömäärää sekä huoneiston tiedot -ikkunaan että kertoimet-ikkunaan, vaan voit määrittää, mitkä vuokrapaikat saavat automaattisesti kertoimen pinta-alan, osakkeiden lukumäärän tai asukasmäärän perusteella. Paina OK.
Vaihe 12) Koska huoneistotietoja ei vielä ole olemassa, ryhdy syöttämään niitä: syötä huoneiston tiedot, asukkaat, maksajat, omistajat ja kertoimet. Paina lopuksi ”Tee kuukausimaksut tälle huoneistolle”, jolloin ohjelma luo huoneistokohtaiset kuukausittaiset maksutavoitteet.
