Asteri lähetelaskutusohjelma toimii myös ”sarjalaskutuksena”. Sarjalaskutus tarkoittaa sitä tehdään kerralla suurempi määrä laskuja. Ominaisuus soveltuu esimerkiksi:
- lehtitilausten (lehtitilauslaskutus)
- jätehuollon (jätehuoltolaskutus)
- vuosisopimusten (huoltosopimuslaskutus, ylläpitosopimuslaskutus) ja vastaavien laskuttamiseen.
Asiakasrekisteriin merkitään ehto jonka mukaan laskutettava ryhmä valitaan.
Tuoterivin summa voidaan asettaa samaksi kaikille tai merkitä asiakaskortistoon kullekin asiakkaalle oma yksilöllinen summansa.
Ohjelma tekee laskut koneen muistiin koko ryhmälle yhdellä kerralla.
Laskut tulostetaan joko jokainen omalle arkilleen tai pelkkinä tilisiirtoina siten, että yhdelle arkille tulostuu kolme tilisiirtoa.
Näitä laskuja otetaan yksitellen ruutuun korjailtavaksi ja täydennettäväksi.
Lopuksi koko laskumäärä tulostetaan automaattisesti tai lähetetään verkkolaskuina.
Sama summa kaikilta
Kun tarvitaan kaikille asiakkaille samansummainen lasku, toimi seuraavasti:
1) Tuota kortisto niistä asiakkaista, joille haluat tehdä sarjalaskut. Kortisto saattaa olla koko asiakaskortisto asiakas.wak, tai jokin rajattu osakortisto. Tarvittaessa käytä asiakaskortisto -työvaihetta rajaten osakortisto ja tallettaen se toiseksi asiakaskortistoksi.
2) Laskunsyöttötilassa kirjoita tuoteriveiksi ne tuoterivit, jotka haluat kaikkiin laskuihin tulevaksi.
3) Valitse Tiedosto|Sarjalaskuta|Sama summa kaikilta ja määritä, mikä asiakaskortisto sisältää ne asiakkaat, joille haluat samansummaiset laskut. Tämän jälkeen ohjelma tuottaa kovalevylle sarjalaskut.
4) Jos haluat hieman muunnella joidenkin asiakkaiden laskuja, voit nyt vapaasti availla niitä korjattavaksi Avaa-painikkeella tai toiminnolla Tiedosto|Avaa vanha lasku.
Tulosta laskut valinnalla Tiedosto|Tulosta eräajona tai Tiedosto|Tulosta 3 tilisiirtoa arkille.
Asiakaskohtainen summa ja selite
Kun haluat, että laskun summa ja/tai seliteteksti vaihtelee asiakkaittain, toimi seuraavasti:
1) Tuota kortisto niistä asiakkaista, joille haluat tehdä sarjalaskut. Kortisto saattaa olla koko asiakaskortisto asiakas.wak, tai jokin rajattu osakortisto. Tarvittaessa käytä asiakaskortisto -työvaihetta rajaten osakortisto ja tallettaen se toiseksi asiakaskortistoksi.
2) Syötä asiakaskortiston Koodirivi-sarakkeeseen kullekin asiakkaalle laskutettava summa. Jos haluat myös selitteen vaihtelevan asiakkaittain, kirjoita kullekin asiakkaalle oma selite johonkin muuhun vapaaseen kenttään.
3) Laskunsyöttötilassa kirjoita tuoteriveiksi ne tuoterivit, jotka haluat kaikkiin laskuihin tulevaksi.
4) Valitse Tiedosto|Sarjalaskuta|Asiakaskohtainen summa koodirivi-sarasta.
5) Valitse alaspudotuslistoista kohtaan ’1.rivin a-hinta kentästä’ kenttä ’Koodirivi’.
6) Jos haluat selitteet joistakin kentistä, ruksaa kyseiset kohdat ja valitse, mistä kentästä selite otetaan.
7) Paina Laskuta. Paina Kyllä.
8) Määritä asiakaskortisto, joka sisältää ne asiakkaat, joille haluat sarjalaskut. Tämän jälkeen ohjelma tuottaa kovalevylle sarjalaskut.
9) Jos haluat hieman muunnella joidenkin asiakkaiden laskuja, voit nyt vapaasti availla niitä korjattavaksi toiminnolla Tiedosto|Avaa vanha lasku.
Tulosta laskut valinnalla Tiedosto|Tulosta eräajona tai Tiedosto|Tulosta 3 tilisiirtoa arkille.
Monirivinen lasku asiakaskortistosta
Laskunsyöttötilasta löytyy Tiedosto|Sarjalaskuta|Monirivinen lasku asiakaskortistosta -toiminto, jolla saat tehtyä 1 – 10 tuoteriviä sisältäviä laskuja isolle asiakasjoukolle kerrallaan.
Jokaiselle tuoteriville voit poimia tuotenumeron, nimikkeen, määrän, à-hinnan ja alv-prosentin valitsemastasi asiakaskortiston kentästä, joten jokaisen asiakkaan laskun saa tehtyä yksilölliseksi.
Tuotenumerolle, nimikkeelle, määrälle, à-hinnalle ja alv-prosentille voit antaa myös vakioarvoja, jolloin kaikille asiakkaille tulee ko. kohtaan sama tieto.
Jos tuotenumero otetaan asiakaskortistosta tai syötetään vakioarvona, ohjelma etsii tuotteen tiedot tuotekortistosta. Toiminto hakee tuotenumeron perusteella tuotekortistosta myös ryhmän, yksikön ja tiliöintikoodin.
Kun tuotekoodi haetaan asiakaskortiston kentästä, joka on tyhjä, jää ko. laskurivi pois laskusta. Siis esim. osalla asiakkailla voi olla Selite2-kentässä tuotekoodi ja osalla ei (esim. jäsenmaksu, sisaralennus).
Esimerkki: Tiehoitokunnan laskutus
Tiehoitokunta laskuttaa osakkailtaan maksua, joka koostuu esimerkiksi kaikille samansuuruisesta perusmaksusta, vaikkapa 7 euroa, ja osakaskohtaisesti vaihtuvasta, yksiköiden mukaan laskettavasta osasta, esimerkiksi 0,22 euroa/tieyksikkö.
Osakaskohtaisesti vaihtuvat tieyksiköt syötetään asiakaskortistoon Yksiköt-kenttään:
Asiakaskortiston Käyntiosoite-kenttään on syötetty kiinteistön nimi. Jos haluat sen tulevan automaattisesti laskun otsikkotietojen viitteenne-kenttään, tee seuraavanlainen asetus Laskunsyöttö-ikkunan Määritä-valikon Viiteenne,viitteemme,toimitus-toiminnolla.
Tiedosto|Sarjalaskuta|Monirivinen lasku asiakaskortistosta -toiminnolla määritellään, että asiakaskortistosta poimitaan Yksiköt-kentästä osakaskohtainen yksikkömäärä. Se kerrotaan yksikön à-hinnalla, esimerkiksi 0,22 euroa. Toiselle riville otetaan jokaiselle osakkaalle yksi kappale perusmaksuja, suuruudeltaan 7 euroa. Kun tiehoitokunta ei ole alv-velvollinen, alv-prosentiksi syötetään molemmille riveille 0.
Kun painat Sarjalaskuta-painiketta, pääset valitsemaan, mille asiakaskortistolle teet sarjalaskut. Voit käyttää yrityksen/tiehoitokunnan koko asiakaskortistoa tai sellaista osakortistoa, jonka olet rajannut ja tallentanut asiakaskortisto-työvaiheessa.
Ohjelma luo laskuaineiston ja tallentaa sen laskutustietokantaan. Sieltä voit avata yksittäisiä laskuja katseltavaksi ja korjattavaksi toiminnolla Tiedosto|Avaa vanha lasku.
Voit tulostaa laskut paperille tai muuhun haluamaasi muotoon esimerkiksi Tiedosto-valikon toiminnoilla
- Tulosta eräajona
- Tulosta 3 tilisiirtoa arkille
Verkkolasku
