Palkkalaskelmat sähköpostiin

Tässä esitetty tapa lähettää palkkalaskelmat suojaamattomassa sähköpostissa.


Arviomme mukaan EU:n yleinen tietoturva-asetus edellyttää, että palkansaajalta tulee saada etukäteen kirjallinen suostumus siihen, että hänelle lähetetään palkkalaskelmat sähköpostiin ja että suostumuksessa on yksilöity, mihin sähköpostiosoitteeseen laskelmat lähetetään ja että palkansaaja on itse velvollinen ilmoittamaan jos sähköpostiosoite muuttuu.

Suosittelemme verkkopalkka palvelua (palkkalaskelmat verkkopankkiin) palkkalaskelmien ensisijaisena toimitusmuotona, sillä se on tietoturvallinen tapa toimittaa palkkalaskelmat palkansaajille.

Neuvonta lisämaksullista, ei sisälly ylläpitoon.

Käsityksemme mukaan on joitakin tapauksissa, joissa tällä tekniikalla sähköpostien lähettäminen ei ole onnistunut.

Pulmatilanteissa ottakaa yhteyttä atk-tukeenne.

Sähköpostina useiden viestien automaattinen peräkkäin lähettäminen ei toimi kaikilla verkko-operaattoreilla. Siihen ei Asterilla ole vaikutusmahdollisuuksia. Myöskin se että jotkin sähköpostiosoitteet eivät tunnu toimivan, on Atsotin neuvonnan ulkopuolella oleva asia.

Palkkalaskelmat sähköpostiin

Asteri palkanmaksuohjelmassa on ominaisuus palkkalaskelmien sähköpostitse lähettämiseen. Vaihtoehto paperiselle palkkalaskelmalle ja verkkopalkkalaskelmalle.

Huomioitavaa

Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista.

Ei toimi, jos SMTP-palvelin vaatii kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden

Kirjautumista vaativat palvelimet antavat esim. seuraavan virheilmoituksen:

unexpected error 10060 from winsock
Error: Can’t connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error:
Not a socket
SMTP server error
Error: Connection to mailserver was dropped.

Sähköpostin lähettäminen onnistuu yleensä, kun valitset sen palveluntarjoajan SMTP palvelimen, jonka kautta internetyhteys on muodostettu

Vaihe 1: Asenna sähköpostin lähettävä ohjelma BLAT

Asenna blat.exe palkanmaksukansioon (yleensä C:\WINPL)

Vaihe 2: Tee kansio, minne pdf-palkkalaskelmat tallennetaan

Tee kansio C:\PDFAUTO

Vaihe 3: Asenna pdf-tiedostot luova ohjelma PdfCreator

Asenna PDFCreator

Suora linkki (toimi 12.5.2020)

Ole tarkkana että asennat nimenomaan PDFCreator -ohjelman (nimi yhteenkirjoitettuna). Lataussivuille tulee useiden muidenkin samannimisiltä näyttävien ohjelmien latauslinkkejä. Asennusvaiheessa riittää, että asennat PDFCreatorin ilman mahdollisia kylkiäisohjelmia.

Vaihe 4:Määritä PdfCreator

Kaksoisnapsauta työpöydällä olevaa PDFCreatorin
pikakuvaketta

Tee asetukset yo. kuvan mukaan.
jos englanninkielinen niin:
Printer|Options -> Auto-save
ruksaa Use Auto-save
Autosave format = PDF

Filename = <Title>
Ruksaa Use this directory for auto-save
syötä apukansiosi polku esim. c:\pdfauto\
alempiin kohtiin ei rukseja
paina Save

Vaihe 5: Päivitä Asteri palkanmaksuohjelma

Päivitä Asteri palkanmaksuohjelma

Vaihe 6: Lisää palkansaajille sähköpostiosoitteet

Merkitse palkansaajakortistoon PalkkalaskelmaSähköpostilla-kenttään x niiden palkansaajien kohdalle, joille saa lähettää sähköpostina.

Syötä heidän meiliosoitteensa palkansaajakortiston Sähköposti-kenttään (perusta itsellesi kokeilua varten vaikkapa riittävän monta apumeiliosoitetta)

Huom:testaa ensin:merkitse aluksi vain 1-2 palkansaajaa ja syötä niille oma sähköpostiosoitteesi.

Kun olet testannut, voit ottaa tuotantokäyttöön

Vaihe 7: Lähetä palkkalaskelmat

Lähettäminen tapahtuu palkkojensyöttötilan toiminnolla Tulosta|Sähköpostita palkkalaskelmat

Tee tarvittavat määritykset, ainakin

määritä sähköpostin lähetyspalvelin SMTP palvelin

valitse kirjoittimeksi pdfCreator

syötä kansioksi perustamasi kansio, esim. c:\pdfauto\

lähetä ja testaa

Smtp-palvelimia

Smtp-palvelimeksi valitaan internet-yhteytesi tarjoajan smtp-palvelin. Alla listattuna muutamia.

Magic Cloud: posti.ippnet.fi
DNA: smtp.dnainternet.net
Elisa: smtp.kolumbus.fi
Gmail: käytä internetoperaattorisi SMTP -palvelinta
Nebula: smtp.nebula.fi
Saunalahti: posti.saunalahti.fi
Telia / Sonera: mail.inet.fi (osa s-posteista ei mene perille, ks.alla)
Telia / Sonera: mail.tele.fi (yritysliittymissä)
Welho: smtp.welho.fi

Vastauksia

Blat herjaa / lähettäminen ei onnistu
Tarkista tiedosto c:\asterits~email.bat avaamalla se muistioon.
Jos on rivinvaihto sähköpostiosoitteen jälkeen, on syynä mahdollisesti leikepöydän kautta tuoduissa tiedoissa oleva haamu-rivinvaihto -merkki.
Poistaa piilo-enter: Siirry asiakaskortistoon ja valitse muokkaa / poista enter ja sarkain.
Jos em toiminto herjaa eLaskuVaiSuoramaksu ei voi olla tyhjä, lisää eLaskuVaiSuoramaksu
kenttään tieto muokkaa / muuta tietoa / Muutetaan tietoa: eLaskuVaiSuoramaksu / (*) Sijoitetaan alkuun teksti 1 / Ok.
Sen jälkeen valitse muokkaa / poista enter ja sarkain. Sitten lähetä sähköpostit uudestaan.

Lähettäjäksi yrityksen nimi?
Syötä lähettäjän sähköpostiksi lainausmerkkien sisään ”Atsoft Oy Mäkinen juha.makinen@atsoft.fi”