Lukemalaskutustoiminnon avulla voit laskuttaa mittaukseen perustuvia maksuja, kuten vettä, sähköä yms.
Voit ottaa huomioon maksajalta perityt ennakot. Ennakot ohjelma laskee aina laskutettujen summien mukaan. Jos haluat ennakoiksi suoritetut ennakot, muunna tavoitteet suoritusten mukaisiksi toiminnolla Tiedosto|Lukemalaskutus|Ennakot suoritusten mukaisiksi. Tällöin asiakas ”on sujut” taloyhtiön kanssa maksettuaan tasauslaskun. Muussa tapauksessa hänen täytyisi osata maksaa myös vanhat rästissä olevat vesimaksut tms. erikseen.
Mitterien perustaminen
Voit perustaa 1 – 10 kpl mittareita. Esimerkiksi kylmävesi voi olla yksi mittari, lämminvesi toinen, päiväsähkö kolmas, yösähkö neljäs jne. sen mukaan, mistä asioista saat mittarilukemia. Ohjelma varaa automaattisesti kuhunkin mittariin paikan jokaiselle huoneistolle.
Yksi mittari tarkoittaa siis yhden hyödykkeen mittaamista kaikilta huoneistoilta. Yksi mittari ”päiväsähkö” tarkoittaa siis esim. 150:a erillistä päiväsähkömittaria (kullakin huoneistolla omansa).
Syötä jokaiselle mittarille alkava lukema omalla päivämäärällään valinnalla Tiedosto|Lukemalaskutus|Syötä uusi lukema:
Lukemien syöttö
Mittareille voit syöttää lukemia niille päivämäärille, jolloin mittarilukema on saatavilla. Voit kerätä kaikkien huoneistojen lukemat niin usein kuin on tarkoituksenmukaista, esimerkiksi kerran vuodessa, puolivuosittain tai neljännesvuosittain tai vaikkapa silloin tällöin epäsäännöllisin väliajoin.
Kun huoneiston maksaja vaihtuu, syötä lukema pelkästään poismuuttaneelle asukkaalle ja tee hänelle oma laskutuskerta. Seuraavassa kaikkien huoneistojen yhteisessä laskutuskerrassa ohjelma ottaa huomioon sen, että joiltakuilta on laskutettu eri ajanjaksolta.
Voit myös lisätä lukeman päivämäärälle (tarkista, että käytössäsi on versio 29.9.2022 tai uudempi), joka on edellisten lukemien päivämäärien välillä tai ensimmäisenä. Tämä auttaa tilanteissa jos olet unohtanut perustaa vaikkapa poismuuttaneen lukemapäivämäärän väliin.
Ohjelma kerää mittarilukemat samaan mittari.wit-nimiseen tietokantaan usealta seurantajaksolta. Myös laskutuskertaa luotaessa voit ottaa ennakot kahdeltakin seurantajaksolta. Näin ollen mittareita ei ole pakko lukea seurantajakson vaihtuessa.
Etäluettavat mittarit
Etäluettavat mittarit ovat yleistymässä. Voit tuoda mittarilukemia etäluettavalta mittarilta Asteri Isännöintiin.
Pyydä, että mittaritoimittaja tuottaa lukema-aineiston leikepöydälle tai csv-tiedostoksi tai Exceliin oheisen kuvan mukaisessa muodossa.
Tarkista, että huoneistot ovat samassa järjestyksessä kuin Sinulla Asteri Isännöinnin lukemalaskutuksessa.
Tarkista myös, että lukemat ovat litroja/kuutioita/kilowattitunteja kuten Asterissa, tai tee mahdolliset tarvittavat muuntolaskennat Excelissä.
Kopioi lukemat leikepöydälle ja liitä ne Asteri Isännöintiin Syötä uusi lukema -toiminnon ”Tuo lukemat leikepöydältä”-painikkeella.
Mittarilukupyyntöjen tulostus
Voit tulostaa asukkaille mittarinlukupyyntölaput valinnalla Tiedosto|Lukemalaskutus|Tulosta mittarinlukupyyntö. Valitse siniseksi ne mittarit, joista haluat pyytää lukemat. Valitse myös joku sellainen vuokrapaikka ja eräpäivä, jonka perusteella oikean maksajan nimi löytyy mittarinlukupyynnön osoitteeseen.
Kirjoita haluamasi teksti kohtaan ”Lukemalappuun tulostuva seliteteksti”. Mittarinlukupyynnön voi tulostaa joko yhdelle tai kaikille huoneistoille, tietylle huoneistonumerovälille tai huoneistoille, joilla ei ole lukemaa viimeisimmällä päivällä, joten voit kysellä lukemat niiltä, jotka eivät niitä ole esim. sähköpostikyselyn perusteella vielä ilmoittaneet. Mittarinlukupyyntöön tulostuu myös mahdollinen 0-arvo, esim. kun kyseessä uusittu mittarilaite.
Lukemien ja päivämäärien korjaaminen
Mittarilukemia voit korjata toiminnolla Tiedosto|Lukemalaskutus|Korjaa lukemaa. Tyhjennetty lukema näkyy aluksi -1:nä, mutta tyhjenee heti kun korjaustilasta poistutaan tai laskutuskerta luodaan tai avataan. Korjaa lukemaa -ikkunasta luvut saa vietyä leikepöydälle. Mukaan tulee myös päivämääräotsikot.
Lukeman päivämäärän saat korjattua toiminnolla Tiedosto|Lukemalaskutus|Vaihda lukeman päivämäärä.
Laskutetut vai maksetut ennakot?
Lukemalaskuja tehdessään ohjelma ottaa ennakoiksi aina laskutetut ennakot, jotka näkyvät esimerkiksi kortisto-työvaiheessa Laskurivit-taulukon Summa-sarakkeessa.
Tällöin maksajan pitää huomata maksaa vanha rästi vanhalla tilisiirrolla ja lisäksi uusi tasauslasku.
Laskun maksajan kannalta voi olla havainnollisempaa, että käytät suoritettuja ennakoita. Tällöin lukemalasku vastaa kysymykseen: paljonko minun pitää nyt maksaa, jotta olen maksanut kaikkiaan ko. hyödykemaksua riittävästi?
Tämän saat toteutettua valitsemalla Tiedosto |Lukemalaskutus|Ennakot suoritusten mukaisiksi.
HUOM! Uutta laskutuskertaa luodessa ohjelma kysyy ”Ennakoiden laskenta riippuu siitä, oletko ajanut toiminnon ”ennakot suoritusten mukaiseksi. Oletko ajanut sen?”
Jos vastaat ”Kyllä”, kuukausinumero -1 (ennakot/rästit) otetaan mukaan ennakoihin.
Jos vastaat ”Ei”, kuukausinumero -1 ei tule mukaan laskentaan.
Lukemalaskujen muodostaminen
Laskut tulostetaan toiminnolla Tiedosto|Lukemalaskutus|Luo uusi laskutuskerta.
Samaan laskuun voit valita yhden tai useamman mittarilukeman, joten voit laskuttaa vaikkapa kaikki vedet ja sähköt samalla tilisiirrolla. Ennakoita voit ottaa mukaan yhden tai useamman. Ennakot voivat olla yhdestä tai kahdesta seurantajaksosta. Ohjelma etsii tilisiirtoihin maksajan sillä perusteella, kuka on maksajana ennakoissa. Esimerkiksi poismuuttotapauksen ohjelma havaitsee ja kysyy kunkin huoneiston poikkeavan ennakoiden jakson:
Lukemalaskutuksesta saat tulostettua luettelon kaikista huoneistoista.
Voit tulostaa yksittäiselle huoneistolle tai kaikille huoneistoille kerralla laskut tai ilmoitukset.
Laskuriveihin saat tallennettua lukemalaskun tasausmaksut odottamaan reskontraan tulevaa suoritusta.
Lukemalaskutuksessa mittarinlukupyyntöön, lukemalaskuluetteloon ja lukemalaskuihin saat tulostumaan haluamasi sanan ”Huoneisto”-sanan tilalle, esim. ”Asiakas” tai ”Osakas” esim. jos teet vesiosuuskunnan laskutusta.
Samoin lukemalaskuihin tulostuvan tekstin ”Erotus” saat vapaasti määriteltyä, esimerkiksi ”Loppusumma” tms. (hyödyllinen esim. jos ennakot nollia).
Lukemalaskutus-valikosta löytyy myös kohta Avaa vanha laskutuskerta, joko Korjattavaksi tai Uuden pohjaksi.
Myös turhan lukemalaskutuskerran saa poistettua valinnalla Poista vanha laskutuskerta.
Lukemalaskujen tekstit
Lukemalaskutuksen tasan ja liikaa maksaneiden tekstin voit itse määrittää.
Lukemalaskuihin tulostuu halutessasi teksti:
”Ennakot on kirjattu suoritustenne mukaisina, riippumatta siitä mitä oli laskutettu.” tai
”Ennakot on kirjattu alkuperäisten laskujen mukaan, riippumatta suoritustenne määrästä.”
Laskuihin on myös mahdollisuus määrittää vakioteksti, joka tulostetaan kaikille.
”Tulosta ilmoitukset tasan ja liikaa maksaneille” –tulosteeseen saat tekstin, mitä ylimääräiselle rahalle tehdään, esim. ”Palautamme rahat tilillenne” ja rastitettua, tulostetaanko IBAN ja BIC, jonne palautetaan.
Lukemalaskutus ilman ennakkoa
Jos ennakkoa ei lainkaan peritä, voit rastittaa lukemalaskutuksessa laskutuskertaa tehtäessä: ”Ennakko valittu vain maksajan etsimiseksi, jätetään pois laskennasta ja tulosteista”
Tällöin voit valita ennakkovuokrapaikaksi minkä tahansa sellaisen vuokrapaikan, joka kertoo ohjelmalle oikean maksajan lukemalaskua varten. Jos lukemalaskut maksaa yleensä osakas, valitse esimerkiksi hoitovastike. Jos lukemalaskut maksaa yleensä asukas, valitse esim. vesi, sähkö, autopaikka tms., jonka maksaa asukas.
Syötä vuokrapaikan vasemmalle puolelle myös ennakkojen alku- ja loppupäivämäärät, joiden ajalta ohjelma etsii vuokrapaikan osoittaman maksajan.
Vinkki! Syötä ennakoiden ajanjaksoksi sama kuukausi, jona lukemalasku erääntyy. Jos esimerkiksi lukemalasku erääntyy heinäkuussa, niin ennakoiden alkupäiväksi voisi syöttää 1.7.2024 ja loppupäiväksi 31.7.2024, jolloin lukemalasku tulostuu sille maksajalle joka vastaa heinäkuun maksuista.
Ohjelma ottaa ennakon euromääräksi nollan eikä tulosta ennakkokohtaa ollenkaan lukemalaskuun.
Lukemalaskujen sähköpostittaminen
ks. artikkeli Vastikemaksulappujen ja mittarilukemalaskujen sähköpostittaminen.
Lukemalaskujen Finvoice verkkolaskut
Lukemalaskutuksen laskurivien tallennuksessa voit valita, tallentuuko uudenmallinen, e-laskutukseen sopiva erittely, vai vanhanmallinen, yksi laskurivi/huoneisto
Jos valitset uudenmallisen, tallentuu laskuriveihin monta riviä eli kulutukset ja ennakot omiksi riveikseen, jolloin tämä erittely välittyy myös Finvoice-aineistossa eli e-laskuissa ja suoramaksuissa. Ennakoiden kp-tili otetaan ko. vuokrapaikan normaaleista laskuriveistä ja kulutusten kp-tili kysytään käyttäjillä samassa yhteydessä kuin mm. a-hinnat.
Voit myös valita, otetaanko selitteeseen laskutuskerran nimi ja/tai päivämäärävälit tai ei kumpaakaan.
Lukemalaskun tulostuksessa ohjelma kysyy, tulostetaanko suoramaksuasiakkaille suoramaksun enakkoilmoitus vai tavallinen tilisiirto. E-laskutettaville asiakkaille tulostuu tilisiirtoon ”e-lasku” summa-kenttään.
Halutessasi voit jättää e-lasku-asiakkaiden paperilaskut tulostamatta.
