Yksittäisiä laskuja voidaan lähettää kätevästi eri PDF-tulostimien, kuten PDFfactoryn tai Microsoft Print To PDF avulla.
Tässä artikkelissa käsitellään massalaskujen lähettämistä sähköpostilla. Ominaisuus soveltuu esim. jäsenmaksulaskutukseen.
Neuvontavastuun jakautuminen
Tämä ominaisuus on tyypiltään sellainen, että sen toimimisen neuvonta ja ylläpito kuuluu Asteriin siltä osin kun käytetään Asteri laskutusta. Siinä käytetään osaltaan muita ohjelmia, esimerkiksi PdfCreatoria ja sähköpostiohjelmaa. PdfCreatorin ja BLATin asentaminen sekä asetusten tekeminen eivät sisälly ylläpitoon
Pulmatilanteissa ottakaa yhteyttä IT-tukeenne. Näiden ohjeiden mukaan huolellisesti toimimalla saa ominaisuuden käyttöön.
Voit tilata meiltä maksullisen etätuen, niin asennetaan (mieluiten swithmail) ja testataan yhdessä.
Laskujen lähettäminen sähköpostilla – Huomioitavaa
Jos sähköpostit menevät roskapostiin tai lähtevän postin palvelin vaatii SSL TLS yhteyden (kuten smtp.gmail.com), käytä BLATin sijaan SwithMailia.
Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista.
Ei toimi, jos SMTP-palvelin vaatii kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden. Kirjautumista vaativat palvelimet antavat esim. seuraavan virheilmoituksen:
unexpected error 10060 from winsock Error: Can’t connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket
SMTP server error Error: Connection to mailserver was dropped.
Sähköpostin lähettäminen onnistuu yleensä, kun valitset sen palveluntarjoajan SMTP palvelimen, jonka kautta internetyhteys on muodostettu
Vaihe 1: Valitse sähköpostitustapa
Laskut voit lähettää versiosta 23.8.2022 alkaen Outlookilla siten, että lähtevät viestit avautuvat Outlookin kirjoitustilaan, jotta voit tarkistaa ja täydentää viestejä.
Eräajona lähettäminen (massalähetys) tapahtuu joko swithmail + SSL/TLS SMTP-palvelin tai blat + avoin SMTP palvelin yhdistelmällä. Molemmissa tavoissa osa lähtevistä laskuista voi tulkkaantua roskaposteiksi.
swithmail ohjeita artikkelista https://asteri.fi/ssl-tls-smtp-palvelimen-kayttaminen-sahkopostilaskutuksessa/
Jos käytät blatia, asenna blat laskutuskansioon (yleensä C:\WINLS)
Vaihe 2: Tee kansio, minne pdf-laskut tallennetaan
Tee kansio C:\PDFAUTO
Vaihe 3: Asenna pdf-tiedostot luova ohjelma PdfCreator
Ole tarkkana että asennat nimenomaan PDFCreator -ohjelman (nimi yhteenkirjoitettuna). Lataussivuille tulee useiden muidenkin samannimisiltä näyttävien ohjelmien latauslinkkejä. Asennusvaiheessa riittää, että asennat PDFCreatorin ilman mahdollisia kylkiäisohjelmia.
Vaihe 4: Määritä PdfCreator
Versio 4.4.0 asetukset
Poista WorkFlow Editor käytöstä, jos se löytyy asetuksista
Vaihe 5: Päivitä Asteri laskutus
Päivitä laskutus uusimpaan ohjelmapäivitykset -sivulta
Vaihe 6: Lisää asiakkaille sähköpostiosoitteet
Vaihe 7: Tulosta laskut
Lähettäminen tapahtuu laskunsyöttötilan toiminnolla
Tiedosto | Sähköpostilaskutus
Vaihe 8:Sähköpostita laskut
Outlook
Valitse (*) komentojono ja kopioi sinne oheinen rivi:
start "otsikko" "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE" /c ipm.note /m %3?subject=%4^&body=%8 /a %6
Swithmail
Katso ohjeet artikkelista https://asteri.fi/ssl-tls-smtp-palvelimen-kayttaminen-sahkopostilaskutuksessa/
Blat:
Blatia käytettäessä viestit tulkitaan helposti roskaposteiksi, koska blat lähettää viestit ilman kirjautumista SMTP-palvelimelle. Siitä syystä käytä mieluummin swithmailia tai outlookia
Vastauksia
Viestit eivät mene perille, vaan herjaavat: Messages missing a valid messageId header are not 550 5.7.1 accepted. … – gsmtp
Jos olet käyttänyt BLATia, siirry swithmail’iin tai, jos muutenkin käytät Outlook’ia, Outlookiin
Sähköpostit menevät roskaposiin?
Käytä swithmail ohjelmaa ja kirjautumista vaativaa SMTP-palvelinta.
Saajalla herjaa: Suhtaudu tähän viestiin varauksella
Tämä voi olla huijausviesti. Viestin lähettäjäksi väitetään sinun tiliäsi, mutta xxx-posti ei voi vahvistaa todellista lähdettä. Älä klikkaa linkkejä tai lähetä arkaluonteisia tietoja, ellet ole varma, että lähetit viestin itse. (Sinun ei tarvitse vaihtaa salasanaasi, koska huijausviestin lähettäjä ei ole saanut tilisi käyttöoikeuksia!)
Käytä lähettämiseen kirjautumisen vaativaa SMTP palvelinta ja swithmail ohjelmaa, niin lähettämäsi sähköpostit saavat paremman maineluokituksen.
Blat herjaa / lähettäminen ei onnistu
Tarkista tiedosto c:\asterits\~email.bat avaamalla se muistioon.
Jos on rivinvaihto sähköpostiosoitteen jälkeen, on syynä mahdollisesti leikepöydän kautta tuoduissa tiedoissa oleva haamu-rivinvaihto -merkki.
Poistaa piilo-enter: Siirry asiakaskortistoon ja valitse muokkaa / poista enter ja sarkain.
Jos em toiminto herjaa eLaskuVaiSuoramaksu ei voi olla tyhjä, lisää eLaskuVaiSuoramaksu kenttään tieto muokkaa / muuta tietoa / Muutetaan tietoa: eLaskuVaiSuoramaksu / (*) Sijoitetaan alkuun teksti 1 / Ok.
Sen jälkeen valitse muokkaa / poista enter ja sarkain. Sitten lähetä sähköpostit uudestaan.
Pdf tiedostot ei tulostu / tulostus jumii / tulostusjonoon jää työt?
Tulosta muistiolla koetuloste pdfCreatorille. Tarkista C:\Pdfauto kansiosta, että tuloste tallentui sinne niin, että nimenä on vain muistion otsikkopalkissa oleva teksti. Jos nimi on jokin muu -> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset. Jos kansioon ei tallentunut mitään-> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset. Jos kansioon ei tallentunut mitään tai pdfCreatorin tulostusjonossa on tiedostoja, kokeile poistaa pdfCreatorin asennus ja asentaa se uudestaan.
Eilen toimi ok, tänään pdf-luomisvaiheessa aukeaa ikkuna There are 4 more jobs waiting
Vaihe 1: Tarkista asetukset yo. ohjeiden mukaisiksi. Tulosta uudestaan.
Vaihe 2: Jos vieläkin, napsauta herjaikkunan settings / aseta asetukset yo ohjeiden mukaisiksi / Ok / Sulje herjaikkuna Cancel. Kokeile uudestaan.
Syy: pdfFactory on päivittynyt, asetukset kahdentuneet. Saattaa ratketa poistamalla pdfFactory ja asentamalla uudestaan, kokeile ensin Tapa 2 (nopeampaa kuin uudelleenasennus).
Mikä SMTP palvelin?
SMTP palvelimen tulee olla sen operaattorin, jonka kautta olet nettiyhteydessä.
Jos esim. sähköpostiositteesi on asteri.ohjelmat@gmail.com ja nettiyhteys on Elisan kautta, käytä Elisan SMTP palvelinta.
SMTP palvelimen nimen saat internetoperaattoriltasi, tässä eräitä:
Magic Cloud: posti.ippnet.fi
DNA: smtp.dnainternet.net
Elisa: smtp.kolumbus.fi
Gmail: käytä internetoperaattorisi SMTP -palvelinta
Nebula: smtp.nebula.fi
Saunalahti: posti.saunalahti.fi
Sonera: mail.inet.fi (osa s-posteista ei mene perille, ks.alla)
Sonera: mail.tele.fi (yritysliittymissä)
Welho: smtp.welho.fi
Osa ei saa sähköposteja?
Vastaanottajan järjestelmä on ehkä tulkinnut viestin roskapostiksi.
Pyydä vastaanottajia säätämään omaa sähköpostiaan niin, että lähettäjä/lähettäjän sähköpostiosoite on yhteyshenkilöissä ja luotettavissa lähettäjissä (esim. määritys luotan lähteeseen)
Osa ei saa sähköposteja?
Asiakkaamme kertoi, että Soneran mail.inet.fi oli säädetty niin, että se muutti roskapostiksi mm. @hotmail.com ja @live.com -loppuiset sähköpostit ja jätti ne lähettämättä saajilleen. Ongelma ratkesi vaihtamalla yritysliittymään ja mail.tele.fi -SMTP-palvelimeen.
Blat herjaa: unexpected error 10060 from winsock. Error: Can’t connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket SMTP server error. Error: Connection to mailserver was dropped.
SMTP nimi on väärin -> käytä internetyhteyden tarjoajan SMTP palvelinta
SMTP vaatii kirjautumista -> käytä swithmail ohjelmaa
Lähetys ei onnistu
Tarkista, että olet valinnut pdf-tulostimeksi PDFCreator:in ja että kaikki asetukset on tehty yo. ohjeiden mukaan
Tarkista, mitä tallentui c:\pdfauto hakemistoon
Tarkista c:\asterits\~email.bat tiedoston sisältö
Tarkista c:\asterits kansioon hetki sitten tallentuneet tiedostot
Testaa lähettämistä antamalla laskutushakemistossa (C:\WINLS) komento
blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject ”otsikko” -to juha.makinen@atsoft.fi -body ”viestiosa”
Testaa liitetiedoston lähettämistä antamalla laskutushakemistossa (C:\WINLS) komento
blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject ”otsikko” -to juha.makinen@atsoft.fi -body ”viestiosa” -attach c:\pdfauto\liite.pdf
