Laskut sähköpostiin

Yksittäisiä laskuja voidaan lähettää kätevästi eri PDF-tulostimien, kuten PDFfactoryn tai Microsoft Print To PDF avulla.

Tässä artikkelissa käsitellään massalaskujen lähettämistä sähköpostilla. Ominaisuus soveltuu esim. jäsenmaksulaskutukseen.

Neuvontavastuun jakautuminen

Tämä ominaisuus on tyypiltään sellainen, että sen toimimisen neuvonta ja ylläpito kuuluu Asteriin siltä osin kun käytetään Asteri laskutusta. Siinä käytetään osaltaan muita ohjelmia, esimerkiksi PdfCreatoria ja sähköpostiohjelmaa. PdfCreatorin ja BLATin asentaminen sekä asetusten tekeminen eivät sisälly ylläpitoon

Pulmatilanteissa ottakaa yhteyttä IT-tukeenne. Näiden ohjeiden mukaan huolellisesti toimimalla saa ominaisuuden käyttöön.

Laskujen lähettäminen sähköpostilla – Huomioitavaa

Jos sähköpostipalvelin vaatii SSL TLS yhteyden (kuten smtp.gmail.com), käytä BLATin sijaan SwithMailia.

Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista.

Ei toimi, jos SMTP-palvelin vaatii kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden. Kirjautumista vaativat palvelimet antavat esim. seuraavan virheilmoituksen:

unexpected error 10060 from winsock Error: Can’t connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket

SMTP server error Error: Connection to mailserver was dropped.

Sähköpostin lähettäminen onnistuu yleensä, kun valitset sen palveluntarjoajan SMTP palvelimen, jonka kautta internetyhteys on muodostettu

Vaihe 1: Asenna sähköpostin lähettävä ohjelma BLAT

Asenna blat (blat64uusi.exe) laskutuskansioon (yleensä C:\WINLS)

Vaihe 2: Tee kansio, minne pdf-laskut tallennetaan

Tee kansio C:\PDFAUTO

Vaihe 3: Asenna pdf-tiedostot luova ohjelma PdfCreator

Asenna PDFCreator

Suora linkki (toimi 10.10.2020) PDFcreator

Ole tarkkana että asennat nimenomaan PDFCreator -ohjelman (nimi yhteenkirjoitettuna). Lataussivuille tulee useiden muidenkin samannimisiltä näyttävien ohjelmien latauslinkkejä. Asennusvaiheessa riittää, että asennat PDFCreatorin ilman mahdollisia kylkiäisohjelmia.

Vaihe 4: Määritä PdfCreator

Versio 3.0 asetukset:

Kaksoisnapsauta työpöydällä olevaa PDFCreatorin pikakuvaketta

Tee asetukset yo. kuvan mukaan. Jos englanninkielinen niin:

Printer|Options -> Auto-save

ruksaa Use Auto-save

Autosave format = PDF

Filename = <Title>

ruksaa Use this directory for auto-save

syötä apukansiosi polku esim. c:\pdfauto\

alempiin kohtiin ei rukseja

paina Save

Vaihe 5: Päivitä Asteri laskutus

Vaihe 6: Lisää asiakkaille sähköpostiosoitteet

Vaihe 7: Tulosta laskut

Lähettäminen tapahtuu laskunsyöttötilan toiminnolla

Tiedosto | Sähköpostilaskutus

Vaihe 8:Sähköpostita laskut

Vastauksia

Blat herjaa / lähettäminen ei onnistu

Tarkista tiedosto c:\asterits\~email.bat avaamalla se muistioon.

Jos on rivinvaihto sähköpostiosoitteen jälkeen, on syynä mahdollisesti leikepöydän kautta tuoduissa tiedoissa oleva haamu-rivinvaihto -merkki.

Poistaa piilo-enter: Siirry asiakaskortistoon ja valitse muokkaa / poista enter ja sarkain.

Jos em toiminto herjaa eLaskuVaiSuoramaksu ei voi olla tyhjä, lisää eLaskuVaiSuoramaksu kenttään tieto muokkaa / muuta tietoa / Muutetaan tietoa: eLaskuVaiSuoramaksu / (*) Sijoitetaan alkuun teksti 1 / Ok.

Sen jälkeen valitse muokkaa / poista enter ja sarkain. Sitten lähetä sähköpostit uudestaan.

Pdf tiedostot ei tulostu / tulostus jumii / tulostusjonoon jää työt?

Tulosta muistiolla koetuloste pdfCreatorille. Tarkista C:\Pdfauto kansiosta, että tuloste tallentui sinne niin, että nimenä on vain muistion otsikkopalkissa oleva teksti. Jos nimi on jokin muu -> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset. Jos kansioon ei tallentunut mitään-> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset. Jos kansioon ei tallentunut mitään tai pdfCreatorin tulostusjonossa on tiedostoja, kokeile poistaa pdfCreatorin asennus ja asentaa se uudestaan.

Eilen toimi ok, tänään pdf-luomisvaiheessa aukeaa ikkuna There are 4 more jobs waiting

Vaihe 1: Tarkista asetukset yo. ohjeiden mukaisiksi. Tulosta uudestaan.

Vaihe 2: Jos vieläkin, napsauta herjaikkunan settings / aseta asetukset yo ohjeiden mukaisiksi / Ok / Sulje herjaikkuna Cancel. Kokeile uudestaan.

Syy: pdfFactory on päivittynyt, asetukset kahdentuneet. Saattaa ratketa poistamalla pdfFactory ja asentamalla uudestaan, kokeile ensin Tapa 2 (nopeampaa kuin uudelleenasennus).

Mikä SMTP palvelin?

SMTP palvelimen tulee olla sen operaattorin, jonka kautta olet nettiyhteydessä.

Jos esim. sähköpostiositteesi on asteri.ohjelmat@gmail.com ja nettiyhteys on Elisan kautta, käytä Elisan SMTP palvelinta.

SMTP palvelimen nimen saat internetoperaattoriltasi, tässä eräitä:

Magic Cloud: posti.ippnet.fi

DNA: smtp.dnainternet.net

Elisa: smtp.kolumbus.fi

Gmail: käytä internetoperaattorisi SMTP -palvelinta

Nebula: smtp.nebula.fi

Saunalahti: posti.saunalahti.fi

Sonera: mail.inet.fi (osa s-posteista ei mene perille, ks.alla)

Sonera: mail.tele.fi (yritysliittymissä)

Welho: smtp.welho.fi

Osa ei saa sähköposteja?

Vastaanottajan järjestelmä on ehkä tulkinnut viestin roskapostiksi.

Pyydä vastaanottajia säätämään omaa sähköpostiaan niin, että lähettäjä/lähettäjän sähköpostiosoite on yhteyshenkilöissä ja luotettavissa lähettäjissä (esim. määritys luotan lähteeseen)

Osa ei saa sähköposteja?

Asiakkaamme kertoi, että Soneran mail.inet.fi oli säädetty niin, että se muutti roskapostiksi mm. @hotmail.com ja @live.com -loppuiset sähköpostit ja jätti ne lähettämättä saajilleen. Ongelma ratkesi vaihtamalla yritysliittymään ja mail.tele.fi -SMTP-palvelimeen.

Blat herjaa: unexpected error 10060 from winsock. Error: Can’t connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket SMTP server error. Error: Connection to mailserver was dropped.

Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista.

Tässä opastettu sähköpostin lähettäminen ei yleensä ole mahdollista sellaisia sähköpostipalvelimia käyttäen, jotka vaativat kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden.

Lähetys ei onnistu

Tarkista, että olet valinnut pdf-tulostimeksi PDFCreator:in ja että kaikki asetukset on tehty yo. ohjeiden mukaan

Tarkista, mitä tallentui c:\pdfauto hakemistoon

Tarkista c:\asterits\~email.bat tiedoston sisältö

Tarkista c:\asterits kansioon hetki sitten tallentuneet tiedostot

Testaa lähettämistä antamalla laskutushakemistossa (C:\WINLS) komento

blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject ”otsikko” -to juha.makinen@atsoft.fi -body ”viestiosa”

Testaa liitetiedoston lähettämistä antamalla laskutushakemistossa (C:\WINLS) komento

blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject ”otsikko” -to juha.makinen@atsoft.fi -body ”viestiosa”  -attach c:\pdfauto\liite.pdf