Työsopimuslaki antaa hyviä nyrkkisääntöjä ja pohjaraamit palkanmaksuun ja -laskentaan liittyen. Sen lisäksi palkanmaksua, sen tahtia ja ilmoittamisvelvollisuuksia määrittää useampi muukin asia. Näitä ovat muun muassa työehtosopimukset ja erilaiset viranomaisilmoitukset, kuten palkkatietoilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus.
Palkanmaksun tahti on sopimuskohtainen asia. Yleisimmät tavat ovat kahden viikon välein ja kerran kuukaudessa.
Mikäli aikapalkan peruste on lyhyempi aika kuin viikko tai palkka muodostuu suorituspalkasta, kuten urakkapalkasta, tai palkka perustuu suurimmalta osin voitto-osuuteen tai provisioon, palkka maksetaan kahden viikon välein.
Kun työntekijällä on tietty, sovittu kuukausityöaika, maksetaan palkka kerran kuussa.
Käytännöt voivat kuitenkin myös vaihdella: työntekijän kanssa voidaan sopia esimerkiksi palkan maksusta viikon tai kahden viikon välein, vaikka tilanteessa olisi edellytykset siihen, että palkkaa maksettaisiin paljon harvemmin.
Poikkeuksen palkanmaksuun muodostavat lomaraha ja lomapalkka, jotka maksetaan tyypillisesti kerran vuodessa, vaikka niiden kertymäjakso onkin tavallista palkkaa pidempi. Myös bonukset, provisiot ja muut vastaavat, jotka eivät ole merkittävä osa palkasta, voidaan maksaa esimerkiksi kerran vuodessa tai puolivuosittain.
Palkka maksetaan määriteltynä palkkapäivänä tai sitä lähinnä olevana edellisenä arkipäivänä. Palkanmaksussa pitää huomioida, että rahat eivät liiku lauantaisin tai sunnuntaisin, joten palkkapäivän osuessa viikonlopulle laitetaan palkat maksuun jo perjantaina.
Aikaisemmin oli käytäntönä saada palkka kirjekuoressa käteisenä, mutta nykyisin se ei ole hyväksyttävää. Palkka tulee maksaa palkansaajan esittämälle pankkitilille – yleensä joko palkansaajan omalle tai ulkomailla asuvien sukulaisten pankkitilille.
Palkkalaskelma
Jokaisen palkanmaksun yhteydessä työantajan pitää toimittaa työntekijälle palkkalaskelma. Palkkalaskelman avulla voidaan tarkistaa palkan maksetun oikein, ja sitä tarvitaan myös esimerkiksi asuntolainan myöntämistä varten ja sosiaalietuuksien hakemisen yhteydessä.
Yleisimmät tavat toimittaa palkkalaskema on toimittaa se paperisena postitse työntekijän kotiin tai modernina verkkopalkkana työntekijän verkkopankkiin. Palkkalaskelmalla on merkitty palkkakausi, palkan määräytymisen perusteet: tunnit, työaika, erilaiset lisät.
Muita tietoja palkkalaskelmalla ovat: työntekijän nimi, ammattinimike, henkilötunnus tai syntymäaika, työnantajan nimi, ennakonpidätys, palvelussuhdetiedot, kertymätiedot, palkkakausi, lomarahat ja korvaukset.
Näihin työsopimus tai työehtosopimus voi määrittää poikkeuksia. Riippuen toimialasta voi palkkojen maksusta sopia hyvinkin vapaasti esimerkiksi siitä, milloin palkkoja maksetaan.
Palkanlaskennassa työntekijät ovat oikeutettuja tietyissä tilanteissa erilaisiin verottomiin korvauksiin kuten kilometrikorvaus tai päiväraha. Näiden euromääräiset arvot muuttuvat lähes vuosittain, joten nämä on aina hyvä tarkistaa luotettavista viranomaislähteistä. On olemassa myös erilaisia luontoisetuja kuten puhelinetu, ravintoetu tai autoetu – tällöin työntekijä maksaa palkkojen sivussa veroja saamastaan etuudesta.
Palkkaan sisältyviä maksuja
Työntekijältä peritään mm. työeläkemaksu, sairasvakuutusmaksu. Ne ovat kiinteitä prosenttiosuuksia palkasta ja niiden prosenttiarvot vaihtelevat vuosittain. Myös työntekijän ikä vaikuttaa maksuihin. Jos työntekijä on riittävän nuori tai riittävän vanha ei kaikkia maksuja tarvitse maksaa. Työntekijän ollessa keski-ikäinen maksut ovat hetken korkeammalla. Myös mikäli palkka on riittäväin vähäinen kuukaudessa voi olla vapautettu maksusta.
Mitä palkanlaskenta vaatii – riittääkö ruutupaperi ja kynä?
Teoriassa ne riittävät, mutta teknisesti niiden kanssa on hyvin hankalaa. Kynän ja paperin lisäksi on hyvä olla tietoliikkenneyhteydet maksua varten ja työnantajailmoituksia varten. Myös viranomaisilmoituksia ja palkkalaskelmia varten tietoliikkenneyhteys helpottaa prosessia.
Ruutupaperilla palkanlasku näyttäisi tältä:
Bruttopalkka
Nämä lisätään:
+ lomapalkat, lomarahat
+ lisät, työehtosopimuslisät
+ luontoisedut
Nämä vähennetään:
– ennakonpidätys
– työntekijän työeläkemaksu (ns. tyel)
– työntekijän työttömyysvakuutusmaksu (ns. ttvak)
– ay-maksut, ulosotto
= nettopalkka
Mitä ominaisuuksia tarvitsen palkanlaskentaohjelmaan?
Palkanlaskentaohjelmien joukosta löytyy yleisohjelmia, jotka toimivat eri firmoille koosta ja toimialasta riippumasta. Tällainen on esimerkiksi Asteri, joka voidaan kustomoida monien yritysten ja toimialojen tarpeisiin sopivaksi. Markkinoilla on olemassa myös hieman riisuttuja ohjelmia, jotka toimivat yksinkertaiseen peruspalkanlaskentaan – näistä ohjelmista ei erikoisuuksia löydy.
Sen lisäksi palkanlaskentaohjelmien virrassa lipuu tietyille toimialoille suunniteltuja, hyvinkin spesifejä ohjelmia, jotka sisältävät esimerkiksi kyseisen toimialan työehtosopimuksen. Nämä ohjelmat sopivat juuri sen yhden tietyn tilanteen ja toimialan käyttöön.
Se, mitä ominaisuuksia palkanlaskentaohjelmaan tarvitaan, riippuu täysin yrityksestä ja toimialasta. Laissa ei palkanlaskentaohjelmalle ole muita määriteltyjä vaatimuksia kuin oikeellisen jäljen tekeminen.
Oikean palkanlaskentaohjelman valinnassa kannattaakin kartoittaa omaa tarvetta: Riittääkö, että ohjelma päivittää lukuarvot, prosenttiarvot, korvaukset, luontoisedut ynnä muut? Kuinka tärkeää on, että ohjelma osaa tehdä viranomaisilmoitukset ja toimittaa palkkalaskelmat työntekijöille?
Palkanlaskenta tilitoimiston kautta vai itsenäisesti ohjelmalla?
Tilitoimistoilla on monenlaisia kulu- ja kustannusrakenteita, jotka koostuvat henkilötyöstä sekä käyttöoikeus- ja transaktiomaksuista. Tyypillisesti palkkatoimisto veloittaa tietyn hinnan per laskettu palkkapussi. Hinnoitteluun on yleensä laskettu mukaan viranomaisilmoitukset ja ohjelmistomaksut.
Mikäli osaamista löytyy, kannattaa ottaa oma palkanlaskentaohjelma ja laskea palkat sekä tehdä viranomaisilmoitukset itse. Mikäli taas toimiala sisältää paljon muuttuvia tekijöitä, on palkanmaksun jättäminen ammattilaisen tehtäväksi järkevää. Ammattilaiset osaavat ratkoa poikkeustilanteet ja tarjota konsultaatiota.
Onko palkanlaskentaohjelmien käytössä isoja eroja? Pystyykö ohjelmia pyörittämään heikommillakin ATK-taidoilla?
Palkanlaskentaohjelmien välillä on valtavia eroja. Jotkut ohjelmat ovat käyttäjien itsensä rakentamia, jolloin ne pohjautuvat vahvasti käyttötarpeisiin. Toisten ohjelmien taustalta löytyy insinöörejä, ja onpa olemassa sellaisiakin ohjelmistoja, jotka on ensin tehty itse ja myöhemmin päivitetty ulkopuolisen tekijän avustuksella. Käyttöliittymät ja toimintamallit ovat siis hyvinkin erilaisia.
Jossain ohjelmissa palkat lasketaan täysin samalla tavalla toimialasta riippumatta. Toisissa ohjelmissa jokainen palkan osuus lasketaan omissa moduuleissaan. Valtaosa ohjelmista, kuten Asteri, osaa määritellä viranomaisilmoitukset, mutta kaikilta se ei luonnistu ilman konfiguraatioita.
Tämä onkin se kaikkein riskialttein kohta: jos palkanlaskentaohjelma ei muodosta viranomaisilmoituksia automaattisesti, virheiden riski kasvaa. Toimivan ja helpon ohjelman kanssa palkkojen laskenta on yksinkertaista, kunhan toimiala ei aseta reippaasti vaatimuksia.
Milloin on hyvä aika vaihtaa palkanlaskentaohjelmaa, ja mitä se edellyttää?
Vastaus otsikon kysymykseen riippuu pitkälti siitä, mistä mihin ollaan vaihtamassa. Tulorekisterin vaihto kesken tilikauden on nykyään helppoa. Suositeltavaa on, että vaihdos tehdään limittäin, jolloin nähdään, että ohjelmat laskevat samanlaiset palkat ja ohjelman sisäiset konfiguraatiot toimivat samalla tavalla.
Yleensä ohjelmien vaihdot tapahtuvat sopimuskausien vaihtuessa tai vuodenvaihteessa. Syksyllä ohjelmistotaloilla ja yrityksillä on eniten aikaa kalenterissaan, joten se on loistava hetki siirtojen tekemiseen. Tietojen siirtäminen Asteri-palkanlaskentaohjelmaan on helppoa. Valtaosa saadaan tuotua ohjelmaan CSV-siirtona.
Asteri-palkanlaskentaohjelma on moniyrityskäyttöinen, toimialavapaa ja helposti käyttäjän itsensä muokattavissa. Se muodostaa todella pienellä työllä jokaisesta palkanmaksusta palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen.
Ohjelman ollessa ajan tasalla erilaiset lisät ja vähennykset päivittyvät pitkälti automaation avulla. Ohjelman ajantasaisuus helpottaa myös käyttäjän työtä: lukuja ei tarvitse muistaa selkärangasta, mikä taas vähentää riskien ja virheiden määrää huomattavasti.
