Yleisesti ohjelmasta
K: Miten saan siirrettyä isännöinti-ohjelman C: asemasta D:lle?
V: Ohjelman neuvomisen ja ylläpidon kannalta on suositeltavaa asentaa ja pitää isännöinti-ohjelma hakemistossa C:\WINVK. Jos Sinun kuitenkin välttämättä täytyy laittaa se d: -asemalle, toimi seuraavasti:
kopioi resurssienhallintaohjelmalla C:\WINVK hakemisto D:\WINVK hakemistoksi
käynnistä D:\WINVK\WINVK.EXE ja muuta yrityksen perustietietoihin kaikkiin tiedostonimiin (kortistot, lomakesovitukset) C: tilalle D:, myös reskontran perustietoihin
K: Koneeni putosi lattialle ja hajosi. Mitä aineistoa minun on pelastettava?
V: Hakemisto C:\WINVK sisältää ajokelpoisen ohjelman, jonka saat uudelleen asennuslevyiltä. Tärkeää pelastettavaa aineistoa sen sijaan on yritysten alihakemistojen sisältö, esim. C:\WINVK\TALO1. Tämä aineisto Sinulta saattaa kyllä löytyä varmuuskopioltakin.
K: Mitä teen, kun ohjelma ilmoittaa, että isännöinti voi olla avoimena vain kerran?
V: Valinnalla CTRL+ALT+DELETE voit sulkea kummittelemaan jääneet ohjelmat.
K: Miten voin poistaa yhtiön isännöintiaineiston, joka on ihan harjoituksen vuoksi tehtyä puppua?
V: Taloyhtiöt-ikkunassa on toiminto Tiedosto|Poista yhtiö.
Varmuuskopiointi
K: Varmuuskopion palauttaminen rompulta ei onnistu?
V: Yritysluettelo-ikkunassa on toiminto Tiedosto|Poista kirjoitussuojaus, joka poistaa Vain luku -attribuutin kaikista winvk-hakemiston ja sen alihakemistojen tiedostoista. Tätä tarvitaan esim. palautettaessa varmuuskopiota poltetulta rompulta.
K: Varmuuskopiointi ei onnistu. Varmuuskopiointi pysähtyy kesken ja ikkunassa näkyy seuraavia virheilmoituksia: hakemistopolkua ei löydy, can’t open input file, tiedoston luontivirhe. Missä vika?
V: Yhtiön hakemiston nimessä ja isännöintitietokannan nimessä on å-, ä- tai ö-kirjain tai joku erikoismerkki. Ohjelma ei salli ääkkösiä nimissä.
Yhteydet muihin ohjelmiin
K: Onko mahdollista siirtää isännöinti-ohjelmaan aineistoa muista ohjelmista?
V: Kyllä. Voit viedä aineiston muussa ohjelmassa leikepöydälle ja sitten Asteri Isännöinti -ohjelman kortisto-työvaiheessa liittää leikepöydältä (Muokkaa|Liitä leikepöydältä).
K: Miten saan kortiston Exceliin?
V: Kortisto-työvaiheessa on toiminto Muokkaa|Kopioi leikepöydälle. Sitten voit liittää sen Exceliin. Jos kortisto on liian pitkä mahtuakseen kerralla leikepöydälle, voit tallentaa sen csv-tiedostoksi valinnalla Tiedosto|Tallenna csv-erotintiedosto, ja avata sitten tallentamasi tiedoston Excelissä.
Tavoitelistasta puuttuu tavoitteita
K: Monien huoneistojen tavoitteet puuttuvat tavoitelistasta. Miksi?
V: Valitse Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit, Suoritusrivit, Kuun vuokrapaikat tai Vuoden vuokrapaikat. Havaitset, että joillakin huoneistoilla esim. hoitovastike on kirjoitettu isoin kirjaimin tai isoin alkukirjaimin ja joillakin kokonaan pienin kirjaimin. Ohjelma vaatii, että kaikki vuokrapaikat ovat yhtenäisesti kirjoitetut. Tämän voit korjata Taloyhtiöt-ikkunan toiminnolla Tiedosto|Yhdenmukaista selite.
Huoneistot eivät valmistu ajoissa
K: Eräässä rivitaloyhtiössä toiset huoneistot valmistuvat ennen kuun vaihdetta, toiset huoneistot vasta keskellä kuukautta. Miten saan perittyä valmistumattomista huoneistoista esim. vain puolen kuun vastikkeen?
V: Tee ensin kaikille huoneistoille täydet koko kuun vastikkeet. Avaa sitten huoneistotilassa kukin valmistumaton huoneisto ja valitse Ikkuna|Kesäkuu tai mikä kuukausi onkaan kyseessä. Syötä sen kuukauden tavoitemaksujen ikkunaan kertoimiksi puolet koko vastikkeista.
Autopaikat valmistuvat myöhässä
K: Minulla on uusi taloyhtiö, jossa autopaikkoja vasta rakennetaan ja ne valmistuvat muutaman kuukauden kuluttua. Jotkut asukkaat ovat jo maksaneet autopaikkamaksuja etukäteen, toiset eivät. Niiltä, jotka eivät ole maksaneet, olen poistanut autopaikat tavoitteista. Miten saan ne palautettua sitten, kun se on tarpeellista?
V: Kun tiedät, milloin autopaikkoja tarvitaan, voit lisätä ne seuraavasti: Huoneistotilassa avaa ko. huoneisto. Syötä kertoimet-ikkunaan uusi rivi, jossa lukee autopaikka 1 87
(missä 1 tarkoittaa autopaikkojen lukumäärää huoneistolla ja 87 on maksajan ID-numero)
Paina Tee kuukausimaksut -painiketta. Ohjelma kysyy, mitkä kuukaudet tehdään uudestaan. Valitse siihen esim. syyskuu – joulukuu, jos nämä ovat haluamasi kuukaudet. Paina OK. Ohjelma laskee uudet kuukausimaksut, joissa autopaikka on mukana ja kysyy, talletetaanko, mihin voit vastailla myöntävästi.
Sähkö- ja vesitasaus ilman ennakkoja
K: En ole perustanut sähköennakkoa enkä vesiennakkoa seurantajakson vuokrapaikkohin. Haluan kuitenkin laskuttaa kulutetun veden ja sähkön. Mitä teen?
V: Yksi tapa on käyttää vuokrapaikat-työvaiheen lisävastike-toimintoa. Laske erikseen esim. taulukkolaskentaohjelmalla mittarilukemien perusteella kulutukset ja niiden perusteella veloitettavat summat. Isännöinti-ohjelman puolella paina Luo lisävastike. Syötä otsikoksi esim. ’vesi tammi-maalis’, selitteeksi esim. ’vesi tammi-maalis’, a-hinnaksi 1, kerroin kaikilla sama 0, maksaja sama kuin vuokrapaikalla ’hoitovastike’. Paina OK. Syötä kertoimiksi kullekin huoneistolle veloitettava rahamäärä. Paina OK. Suostu tilisiirtojen tulostamiseen (lisävastikkeet tallettuvat myös reskontraan, jossa voit niitä seurata ja suorituksia kirjata).
Toinen vaihtoehto on käyttää lukemalaskutustoimintoa. Siellä voit valita ennakkovuokrapaikaksi vaikkapa ”hoitovastike”, jotta kullekin huoneistolle löytyy oikea maksaja. Rastita, että vuokrapaikka on valittu vain maksajan löytämiseksi.
Vastikkeet vaihtuvat
K: Vastikkeiden a-hinnat vaihtuvat kesken seurantajakson. Miten saan uusille summille tilisiirrot?
V: Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat. Kirjoita vasemmanpuoleiseen koko vuoden vuokrapaikkojen ikkunaan uudet a-hinnat. Paina ’Tee kuukausien vuokrapaikat’. Valitse jakso, jolle teet uudelleen, esim. kesäkuu-joulukuu. Paina OK. Voit tarkistaa, että kuukausittaiset tilanteet ovat uudistuneet suurentamalla jonkin oikeanpuoleisista kuukausien ikkunoista. Paina ’Tee huoneistojen kuukausimaksut’. Valitse taas sama jakso. Paina OK. Ohjelma laskee kaikkien huoneistojen uudet maksut. Lopuksi voit tulostaa uudet tilisiirrot joko kaikille kerralla painamalla ’Tulosta kaikkien tilisiirrot’ tai yhdelle huoneistolle kerrallaan valitsemalla Työvaihe|Huoneistotila, avaamalla kunkin huoneiston erikseen ja valitsemalla Tulosta|Tilisiirrot…
Lisävastikkeita tuli liikaa
K: Lisävastike lipsahti vahingossa kaikille huoneistoille, vaikka piti mennä vain parille huoneistolle. Miten saan ylimääräiset poistettua?
V: Valitse Työvaihe|Kortisto. Avaa taulu Laskurivit. Rivitila-ikkunassa kelaa hissillä niin alas, että löydät lisävastikkeet. Poista turhat rivit. Siellä on ohjeet, joiden avulla saat nopeasti poistettua monta peräkkäistä riviä.
Liikaa avoinna
K: Asukas on maksanut tammi-huhtikuun maksut. Kuitenkin reskontraa kirjattaessa huoneistolle ohjelma tarjoaa, että tammikuu on avoin ja kaikki muutkin kuukaudet avoimia. Mitä teen?
V: Valitse Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Suoritusrivit. Havaitset ehkä, että tammi-huhtikuun suoritukset näkyvät. Avaa sitten Laskurivit-taulu. Siellä tammi-huhtikuu näyttää avoimelta. Muuta ne maksetuiksi eli merkitse ko. rivien avoinna-sarakkeeseen nolla. Tämän tilanteen voi myös korjata automaattisesti Taloyhtiöt-ikkunan toiminnolla Tarkista|Laskurivit vs. Suoritusrivit.
Tilisiirtoihin huoneiston numero
K: Miten saan huoneiston numeron tilisiirtoihin? Käytän esipainettuja lomakkeita.
V:
1)Huoneistotilassa valitse Määritä|Lomakesovitukset.
2)Paina tilisiirrot-rivillä olevaa Muokkaa-painiketta.
3)Kirjoita kuhunkin kolmeen tilisiirto-osioon haluamaasi kohtaan huoneiston numeroa vastaava lomakesovituskoodi (esim. @2004 = porras ja huoneisto tai @2032 = huoneiston osoite). Uusia rivejä saat ENTERillä, poista tarvittaessa rivejä. Vasen-oikea-suunnassa tasaamiseen käytä välilyönti-näppäintä, ÄLÄ TABia.
4)Valitse Tiedosto|Tallenna
5)Sulje Muistio valitsemalla Tiedosto|Lopeta
6)Kokeile isännöinti-ohjelman puolella tilisiirron tulostamista.
Liian vesimaksun palautus
K: Miten kannattaa kirjata, jos asukas maksanut liikaa vesimaksua?
V: Kirjaa koko suoritus reskontrassa ja paina Kohdista. Taulukossa älä hyväksy sitä, että ylimääräinen raha menee seuraavan kuun hoitovastikkeeseen, vaan muokkaa hoitovastikkeeseen nolla euroa ja kuluvan kuun vesimaksuun se liika suoritus, jolloin siinä jää avoimeksi miinusmerkkinen summa. Sitten kun liika raha on palautettu asukkaalle, kirjaa asukkaalle suoritus. Ohjelma tarjoaakin automaattisesti miinusmerkkistä summaa. Kohdista ja tallenna se.
Vastikkeita puuttuu kuukausimaksuista
K: Eräiden huoneistojen kohdalla vesimaksut eivät tule mukaan lasketuiksi kuukausimaksuiksi. Miksi?
V: Huoneiston kertoimet-ikkunassa lukee esim. ’vesi perusmaksu’, vaikka vuokrapaikan nimi on ’veden perusmaksu’. Korjaa yhtäpitäviksi ja laske kuukausimaksut uudelleen.
Kuukausimaksut ei tulostu
K: Kun yritän tehdä kuukausimaksuja Huoneistotilassa, ohjelma ei tarjoa kuusta-kuuhun –kohdissa mitään. Mitä teen?
V: Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat. Ruudun oikealla puolella ei liene yhtään kuukautta näkyvissä. Paina Tee kuukausien vuokrapaikat, jolloin ohjelma alkaa kysellä kuukausia ja eräpäiviä. Tässä saat luotua kuukaudet.
Suorituslistat sekaisin
K: Suoritukset jaksolta viitenumerojärjestyksessä on eri määrä suorituksia kuin huoneiston ID-järjestyksessä. Miksi?
V: Viitenumeron pitää olla yksilöllinen kunkin huoneiston kullekin maksajalle. Nyt näin ei ole. Esimerkiksi Laskurivit-taulussa saattaa olla jollakin maksajalla kahta eri viitenumeroa, eli vahingossa jonkun toisen maksajan viite tms. Tämän voit tutkia ja korjata käyttäen Taloyhtiöt-ikkunan toimintoa Tarkista|Laskurivien viitteet.
Jyvitetyt pinta-alat
K: Normaalin asuinhuoneiston hoitovastike on 2,00 €/neliö. Myymälällä pisteytys on 1,5-kertainen, kellarilla 0,4-kertainen jne. Miten syötän? Miten korjaan tilanteen, kun vuosi on tehty, mutta hoitovastikkeita on vain yksi (2,00 €)?
V: Vuokrapaikat-työvaiheessa syötä Vuoden Vuokrapaikat -ikkunaan ’hoitovastike myymälä’ 2,00 €, ’hoitovastike kellari’ 0,80 € jne. Paina Tee kuukausien vuokrapaikat ja tee ensimmäisestä kuusta viimeiseen. Sitten Huoneistotila-työvaiheessa lisätään myymälöille Kertoimet-ikkunaan rivi ’hoitovastike myymälä’ ja siihen kertoimeksi todelliset neliöt, esim. 32. Samoin niille, joilla on kellaritila, lisätään ’hoitovastike kellari’ ja kertoimeksi neliömäärä.
Eräpäivän muuttaminen jälkikäteen
K: Miten saan muutettua eräpäivän jälkikäteen tilisiirtoihin?
V: Valitse Työvaihe|Kortisto. Avaa taulu Laskurivit. Mene Rivitila-ikkunaan ja valitse Muokkaa|Korvaa. Vanha tieto – uusi tieto ja kenttä (valitse Eräpäivä). Tehtävä jokaiselle kuukaudelle erikseen.
Yksi vuokrapaikka ei näy huoneistoissa
K: Yksi vuokrapaikka (lämminvesimaksu) ei näy huoneistotilan Kertoimet-ikkunassa, vaikka se näkyy vuokrapaikat-tilassa. Miksi?
V: Ko. vuokrapaikka puuttuu Kertoimet-taulusta. Korjaus: Valitse Työvaihe|Kortisto. Avaa taulu Kertoimet. Syötä sinne kullekin huoneistolle oma rivi ’lämminvesimaksu’ (tekstin kopiointi käy nopeasti pisteellä), viimeistele kpl:t ja maksajat halutessasi vaikka huoneistotilan puolella.
Viivakoodi liian matala
K:Alimmainen pankkiviivakoodi tulostuu matalampana kuin muut kaksi viivakoodia.
V1: Kohdassa Määritä|Pankkiviivakoodi määritä alimmainen viivakoodi tulostumaan esim. 0,3 cm ylempää kuin nyt.
V2: Kokeile kirjoittimen asetuksista, voitko säätää kirjoittimen tulostumatonta aluetta alaosassa pienemmäksi. Eli Käynnistä|Asetukset|Kirjoittimet, Tiedosto|Ominaisuudet, Paperi|Tulostumaton alue.
Autopaikkamaksu kerran vuodessa
K: Joskus autopaikka laskutetaan vain kerran vuodessa koko vuodelta niiltä asukkailta, joilla autopaikka on.
V1: Autopaikkalaskutuksen voi toteuttaa esim. lisävastikkeella
V2: Toimitaan seurantajaksoa perustettaessa seuraavasti:
vuoden vuokrapaikkoihin älä laita lainkaan autopaikkaa
tee kuukausien vuokrapaikat
mene esim. maaliskuuhun lisäämään autopaikka, a-hinnaksi yhden kuukauden hinta
myöhemmin huoneistotilassa syötä huoneiston kertoimeksi 12, jos autopaikka on koko vuoden
jos myöhemmin joudutaan palauttamaan osavuoden maksu (esim. poismuuttajalle), palautetaan esim. -5 (kuukautta)
Pesutupalaskutus
Usein pesutuvan käytöstä laskutetaan jälkikäteen niitä asukkaita, jotka ovat pesukonetta pyörittäneet. Minkäänlaista ennakkoa ei peritä. Tämä toteutetaan winvk:ssa lisävastike-toiminnolla, eli: Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat
paina Luo lisävastike
lisävastikekuun nimi esim. ’pesutupa tammikuu’
vastikepaikan selite esim. ’pesutupa tammikuu’
a-hinta esim. 2 (euroa/kone)
kerroin esim. ’kaikilla sama = 0’
’näytä kaikki huoneiston maksajat’
paina OK
ohjelma kysyy kertoimet, jolloin syötetään montako koneellista on tullut pestyä
annetaan ohjelman tulostaa tilisiirrot
Työvaihe|Reskontra:ssa syötetään sitten saapuneet suoritukset
Tavoitteista puuttuu kaksi huoneistoa
Kahden huoneiston tavoitteet näyttivät nollaa, vaikka olisi pitänyt näyttää jotain järkevää summaa.
V:Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit, sisälsi tuplana jotkin rivit, toisessa niistä ollen nollasummaa. Poistettiin nollasummaiset rivit, jolloin tavoitelistakin tulostui oikein.
Suorituspäiväkirjasta puuttuu rivejä
Jotkut vuokrapaikat puuttuvat suorituspäiväkirjasta.
V:Vesi on eri kuin vesimaksut, sauna on eri kuin saunamaksu eli vuoden vuokrapaikat-taulu, kuun vuokrapaikat-taulu ja suoritusrivit-taulu sisälsivät keskenään erilaisia vuokrapaikkojen nimiä. Korjattiin kortisto-työvaiheen Muokkaa|Korvaa -toiminnolla samanlaisiksi.
Hoitovastikkeet muut -saraan
Tavoitelistassa kaikki hoitovastikkeet menivät monelta huoneistolta muut-sarakkeeseen.
V:Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit, huomattiin, että hoitovastikkeita oli syötetty kahdella eri nimellä, esim. hv/asunto sekä hoitovastike/asunto. Valittiin Muokkaa |Korvaa ja muutettiin siten, että kaikki olivat esim. muotoa hv/asunto
Tiliote väärin
Asukkaan tiliote jaksolta 31.12.2014-31.1.2015 näytti ’väärin’.
V:Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit, huomattiin, että joulukuun 2014 tilanne oli päivämäärällä 2.12.2014 eikä 31.12.2014. Muutettiin 31.12.2014:ksi. Toinen vaihtoehto olisi ollut ottaa tiliote jaksolta 1.12.2014-31.1.2015.
Väärä nimi
Suoritukset jaksolta -listassa näkyi väärä nimi erään suorituksen kohdalla.
V:Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit. Maaliskuussa 2015 oli maksajan 12 kohdalle tullut maksajan 10 viite, joten ohjelma löysi väärän nimen. Korjattiin ko. kohtaan maksajan 12 viite.
Löydät tämän pulman helposti, kun käytät Taloyhtiöt-ikkunan toimintoa Tarkista|Laskurivien viitteet, tai jos olet kohdassa Tarkista|Määritä käskenyt ohjelmaa suorittamaan aina automaattisesti ko. tarkistuksen.
Nollasummaisillekin tulee tilisiirrot, vaikka ei pitäisi
SYY: Huoneiston kertoimet -ikkunassa ei ollut joka rivillä määritelty maksaja = 4 (Toivo ja Tuula), vaan eräällä rivillä oli maksaja-sarakkeessa tyhjää, jolloin ohjelma oman logiikkansa mukaisesti täytti siihen huoneiston ensimmäisen maksajan (2 = Toivo) ja tulosti tälle tilisiirrot, joiden summa oli nolla, koska ko. rivin kpl-sarake oli tyhjä.
KORJAUS:Laitettiin kertoimet-ikkunan kaikille riveille maksajaksi 4 = Toivo ja Tuula.
Kertoimet-ikkunasta puuttuu joltakin huoneistolta vuokrapaikkoja
Yhdellä huoneistolla vuokrapaikkoja on vain 5, kun niitä oli taloyhtiölle määritelty 12 kappaletta. Muilla huoneistoilla kaikki vuokrapaikat on tallessa.
SYY: Ensin perustettu muutama vuokrapaikka. Sitten perustettu muutama huoneisto. Sitten perustettu lisää vuokrapaikkoja. Sitten luotu lisää huoneistoja.
KORJAUS:Työvaihe|Vuokrapaikat. Paina ’Tee kuukausien vuokrapaikat’ Kuusta = ensimmäinen kuukausi ja Kuuhun = viimeinen kuukausi. Sitten paina ’Tee huoneistojen kuukausimaksut’ Kuusta = ensimmäinen kuukausi ja Kuuhun = viimeinen kuukausi. Tämän jälkeen kaikissa huoneistoissa näkyy kaikki vuokrapaikat kunnolla.
Dk-ero suorituspäiväkirjassa
K: Miksi Debet ja Kredit ovat eri suuret suorituspäiväkirjassa?
V:Muutamien suoritusten kohdalla kirjanpidon rahatilin numero on jätetty tyhjäksi. Korjaaminen käy helpoiten Kortisto-työvaiheessa avaamalla Suoritusrivit-taulu. Siellä Rivitila-ikkunassa selaillaan, miltä riveiltä puuttuu kp-tili ja täytetään ne sinne.
Huom! Piste (.) ja nuoli alas on nopea tapa kopioida ylemmällä rivillä oleva teksti, esim. 1700.
Kysymyksiä tulostuksesta
K: Huoneistolle tuli kahdet tilisiirrot
Olisi pitänyt tulla vain yhdet: pariskunta omistajana.
SYY: Kertoimet-ikkunassa oli useimmissa vuokrapaikoissa maksajana 3, mutta joissain 1.
RATKAISU: Laitettiin kaikkiin vuokrapaikkoihin maksajaksi 3 ja otettiin uudestaan ’Tee kuukausimaksut’. Sitten valittiin Tulosta|Tilisiirrot huoneistolle, jolloin tulostui vain yhdet tilisiirrot, eli OK.
K: Kuinka yksisivuiseen isännöitsijäntodistukseen saadaan hoitovastike €/kk?
V: Kirjoitetaan kyseisiin (esim. hoitovastike tai rahoitusvastike) tekstilaatikoihin esim. 135,00 €/kk, niin tulostuu €/kk paperille.
K: Kuinka kortiston omatuloste tulostetaan vaakaan?
V: Asettamalla kirjoittimen tulostus vaakaan:
1.Ensin tallenna kirjoitinajuri toisella nimellä, aseta paperin suunta vaakaan
2.Valitse Taloyhtiöt-ikkunassa Määritä|Tulostimen kysyminen, laita väkänen kohtaan ’Vaakatulosteelle oma kirj.määritys’, valitse esim. ’Vaaka HP Laserjet 1100’
TAI
1.Käynnistä|Asetukset|Tulostimet ja faksit
2.Napsauta oletuskirjoittimen kuvaketta hiiren kakkospainikkeella
3.Valitse Ominaisuudet, Paperi-välilehti
4.Laita täplä kohdassa suunta (*)Vaaka
5.Käynnistä isännöinti uudestaan
6.Siirry työvaiheeseen kortisto
7.Valitse omatuloste, vaakatulosteen rivin leveys on n. 27 cm
Maksaja vaihtuu kesken seurantajakson
K:Kumpikin maksaja maksaa vahingossa esim. huhtikuun
V:Toimi seuraavasti:
1)Huoneistotila-työvaiheessa valitse Tiedosto|Avaa huoneisto, esim. 12
2)Lisää uusi maksaja Maksajat-ikkunaan
3)Syötä Kertoimet-ikkunan Maksaja-sarakkeeseen uuden maksajan ID
4)Paina Tee kuukausimaksut, jolloin ohjelma tekee kuukausimaksut uudelle maksajalle niille kuukausille, jotka ovat avoinna, esim. huhtikuu ja siitä eteenpäin
5)Siirry Reskontra-työvaiheeseen
6)Kirjaa vanhan maksajan suoritus. Kun syötät viitenumeron, ohjelma ei löydä sopivaa oletussummaa, vaan laittaa 0,00. Syötä summa esim. 588,00, pvm esim. 15.4.2015. Kohdista. Tallenna.
7)Kirjaa uuden maksajan suoritus. Ohjelma löytää viitenumerolla summan esim. 588,00. Syötä pvm esim. 15.4.2015. Kohdista. Tallenna.
8)Tiliotteet, suoritukset-lista, erolista ja saldoluettelo huhtikuulta näyttävät nyt kummatkin suoritukset ja maksajat.
9)Kun liikasuoritus on palautettu vanhalle maksajalle, poista suoritus.
Arvonlisävero eli alv
K: Miten käsitellään?
V1: Valitse Huoneistotilassa Määritä|Tilisiirtojen tulostus, laita väkänen kohtaan ’Laske ja tulosta myös alv’ ja syötä prosenttiluku
TAI
V2: Syötä yhdeksi vuokrapaikaksi alv-vastike ja kirjaa siihen veron osuus ja tavalliseen vastikkeeseen veroton osuus.
Poistetun huoneiston palauttaminen
K: Poistin huoneiston numero 3. Jos valitsen Tiedosto|Uusi huoneisto, ohjelma tarjoaa huoneistoa numero 15. Miten saan tehtyä uudelta pohjalta huoneiston numero 3?
V: Toimi seuraavalla tavalla:
1)Siirry kortistoon valinnalla Työvaihe|Kortisto.
2)Valitse avattavaksi tauluksi ’Huoneistot’.
3)Siirry rivitila-ikkunaan viimeiselle riville eli lisäysriville.
4)Kirjoita ID-kenttään numero 3 ja Porras ja huoneisto-kenttään esim. A3.
5)Tallenna rivi siirtymällä nuolella rivi alaspäin.
6)Siirry huoneistotilaan valinnalla Työvaihe|Huoneistotila.
7)Avaa huoneisto 3 toiminnolla Tiedosto|Avaa huoneisto.
Tavoitteen korjaaminen
K: Miten pääsen korjaamaan helmikuun tavoitetta tietyssä huoneistossa? Missä helpoimmin näen yhden huoneiston tietylle jaksolle tehdyt tavoitteet?
V: Siirry huoneistotilaan esim. valinnalla Työvaihe|Huoneistotila. Avaa huoneisto toiminnolla Tiedosto|Avaa huoneisto. Halutun kuukauden saat näkyviin valinnalla Ikkuna|helmikuu.
Edellisvuotinen ennakkomaksu
K: Miten johonkin huoneistoon saadaan kirjatuksi edellisenä vuonna ennakkoon maksettu vastike ja miten se reskontrassa kohdistetaan esim. tammikuulle?
V: On kaksi vaihtoehtoa:
1)Perustetaan ’nolla’ kuukausi, johon kirjataan ennakkosuoritus negatiivisena tavoitteena.
2)Yksinkertaisempi tapa: ei kirjata lainkaan ennakkosuoritusta tavoitteeksi. Ainoastaan kirjataan reskontran puolella tammikuu kuitatuksi ennakkosuorituksen verran.
Talonkirjanote
K: Kirjoitan kaikki huoneiston tiedot Huoneisto -sarakkeeseen, eli esim. 2 h + kk ja jätän keittotila -sarakkeen tyhjäksi. Silti talonkirjaotteeseen tulostuu tieto h +. Miten sen saa pois?
V: Ota Huoneistotilassa Määritä|Lomakesovitus, Talonkirjaote|Muokkaa (avautuu muistiossa), vaihda koodi @12006 @2006:ksi.
Ktl:n kirjaamisesta
K: Olen perustanut jotkut taloyhtiöt, toisia taas en. KTL-tiedostoissa on kuitenkin kumpiakin taloyhtiöitä. Miten teen?
V: Poista KTL-tiedoston ajamisen ajaksi perustiedoista palvelutunnus niiltä taloyhtiöiltä, joille ei ole vielä alkuvuoden tavoitteita luotu. Kun joskus myöhemmin haluat ajaa vain puuttuneet, poista nyt niiltä toisilta palvelutunnus KTL:n ajamisen ajaksi.
Finvoicesta
K: Taloyhtiöt-ikkunan toiminnossa Finvoice|Luo Finvoice-verkkolaskuja valitaan eräpäiväväliksi huhtikuu ja pankiksi 1 ja 2/Nordea ja painetaan OK. Ohjelma ei näytä erästä taloyhtiötä valintalistassa.
V: Ko. taloyhtiölle ei oltu tehty uutta seurantajaksoa eikä sinne laskettu kuukausimaksuja huhtikuulle. Perusta se.
Lisävastike
K: Lisävastikkeen teossa ohjelma herjaa, että keksi jokin muu nimi.
V: Keksi nimet tyyliin ’asunto lisä 1’ ja ’autotalli lisä 1’ ja tee lisävastikkeet uudelleen (poista ensin kortisto-työvaiheen laskurivit-taulukosta entiset lisävastikeyritelmät).
K: Loin vuokrapaikat-työvaiheessa ylimääräisen vastikkeen. Tein kuukausien vuokrapaikat, tein huoneistojen kuukausimaksut, jossa ohjelma kysyi kertoimien muodostusta ja vastasin, että määritä kertoimien perusteet -kohdan mukaan. Luvut tulivat kuitenkin nolliksi.
V: Ennen kuin painat Tee huoneistojen kuukausimaksut, Sinun täytyy mennä Määritä|Kertoimien perusteet -kohtaan lisäämään, että ylimääräinen vastike saa kertoimen osakkeiden määrän mukaan.
Viitenumero
K: Vuonna 2014 huoneistossa on vaihtunut omistaja. Vuoteen 2015 sama omistaja saa eri maksaja-ID:n joten viitenumero muodostuu erilaiseksi. Tämä aiheuttaa hankaluuksia maksupalvelussa. Mitä teen?
V: Maksaja-ID:tä ei tosiaan pääse muokkaamaan huoneistotilassa. Sen sijaan:
1)Valitse Työvaihe|Kortisto.
2)Avaa Maksajat-taulukko. Muuta ID sellaiseksi kuin haluat.
3)Valitse Työvaihe|Huoneistotila. Maksajan nimeä ei ehkä näy huoneistossa. Avaa haluamasi huoneisto.
4)Mene Maksajat-ikkunaan ja paina hiiren kakkospainiketta ja valitse kaksoisnapsautuksella haluamasi maksaja.
5)Käytä nyt korjattua maksaja-ID:tä Omistajat- ja Kertoimet-ikkunassa ja laske kuukausimaksut uudelleen.
Saldoluettelo
K: Saldoluettelo ei täsmää
V: Katso tiliote-tulosteesta tai kortisto-työvaiheesta: Onko Laskurivien Avoinna-summat oikein? Onko Suoritusrivien Suoritus-summat oikein? Voit verrata niitä keskenään Yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Tarkista|Laskurivit vs. Suoritusrivit. Jos erilaisuutta esiintyy ja jos tiedät, että Suoritusrivit ovat oikein, voit antaa ohjelman korjata Laskurivien Avoinna-summat automaattisesti. Jos taas luotat Laskuriveihin, mutta Suoritusrivit ovat väärin, ohjelmassa ei ole tilanteeseen sopivaa korjaustoimintoa. Käy tällöin käsin kirjoittamassa Suoritusrivien Suoritus-sarakkeeseen summat.
Katso oikeat luvut esimerkiksi tiliotteen perusteella: Suoritusriville tuleva summa = Laskurivien Summa – Avoinna.
K: Taloyhtiössä on 28 huoneistoa. Saldoluettelo-tulosteessa on noin kahdellatoista huoneistolla jaksolla 1.9.2015 – 30.9.2015 erittäin suuri summa, 3371,34 euroa, vaikka pitäisi olla kullakin noin sadan kuudenkymmenen euron suuruinen summa.
V: Katso kyseisten huoneistojen viitenumerot. Huomaat, että ne ovat tyhjät eli keskenään samat. Voit muodostaa viitteet järkeviksi Yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Tiedosto|Muokkaustoiminnot|Muodosta viitteet. Lisäksi etunollat saat pois Yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Tiedosto|Muokkaustoiminnot|Poista viitteiden etunollat.
Maksukehotus
K:Miten saan maksukehotustilisiirrosta viivästyskoron pois, kun eräs taloyhtiö ei halua korkoa periä?
V1: Valitse Tulosta|Tiliote tai maksukehoitus, laita korkoprosentiksi nolla
TAI
V2: Valitse Määritä|Lomakesovitukset. Viidenneltä riviltä (maksukehotus) valitse Muokkaa. Poista lomakesovituksesta viivästyskorkoon liittyvät tekstit ja koodit @9004 ja @9005 ja laita maksettavan summan kohdalle @9005:n sijaan @9002-koodi
Kuukausimaksut
K: Kuukausimaksujen uudelleenlaskenta ei onnistunut, johtuen ilmeisesti siitä, että vuokrapaikkojen nimet oli kirjoitettu eri kohdissa eri tavalla.
V: Taloyhtiöt-ikkunan Tiedosto|Muokkaustoiminnot| Lyhennä selite ja Yhdenmukaista selite|Isoilla kirjaimilla. Sen jälkeen vuokrapaikat-työvaiheessa laskettiin uudelleen kuun vuokrapaikat ja huoneistojen kuukausimaksut.
Huoneistotietojen kätevä muokkaus
K: Eräässä ihan tavallisessa asunto-osakeyhtiössä huoneistoille tulee isännöitsijäntodistukseen rasti kohtaan erityinen omistus- tai rahoitusmuoto = osaomistus. Miten saan sen muutettua olemaan = ei?
V: Erityinen omistus- tai rahoitusmuoto on huoneistokohtainen tieto ja löytyy huoneistotilan huoneiston tiedot -ikkunasta. Jos yhtiössäsi on kymmeniä huoneistoja, niiden yksitellen muuttaminen on hidasta. Tehokkaammin se käy Kortisto-työvaiheessa. Avaa Huoneistot-taulu. Valitse Muokkaa|Korvaa, vanha teksti = osaomistus, uusi teksti -kohta jätä tyhjäksi, kentässä = erityinen omistus- tai rahoitusmuoto. Paina OK. Paina Kyllä.
Lukemalaskutus
K: Miksi lasku tulee osakkeenomistajalle, vaikka pitäisi tulla vuokralaiselle?
V: Lasku tulee sille, joka on maksanut ennakon. Jos Sinulla ei ole ennakot käytössä, luo sellaiset ja ota käyttöön. Esimerkiksi voit lisätä uuden vuokrapaikan ’vesiennakko’ ja laittaa sen a-hinnan nollaksi. Kun se on mukana kaikilla huoneistoilla ja kun otat sen lukemalaskutuksessa ennakoksi, maksettava summa pysyy oikeana, mutta ohjelma löytää nyt myös oikean maksajan.
K: Miten saan yksittäisen laskun, kun asukas muuttaa pois?
V: Syötä uusi lukema, vain ko. maksajalle. Ota lukemalaskuun tuo uusi lukema, niin lasku tulee vain tuolle yhdelle. Seuraavalla yleisellä mittarinlukukerralla ohjelma tekee kaikille mukanaoleville laskut siten, että kultakin maksajalta laskutetaan vain viimeisestä olemassa olevasta mittarilukemasta alkaen syntyvä summa.
K: Miten lukemalaskutuksen ennakkoja pääsee muuttelemaan?
V:Ennen tasaukseen menemistä valitse Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit ja muuttele siellä.
K: Miksei tasausta tehdä todellisista suoritetuista ennakoista vaan laskutetuista ennakoista?
V: Muuten tulisi maksamaton ennakko laskutettua ja perittyä kahteen kertaan. Jos haluat käyttää suoritettuja ennakoita ja jos sallit, että ohjelma muuttaa tavoitteet sen suuruisiksi kuin on maksettu, voit käyttää toimintoa Tiedosto|Lukemalaskutus|Ennakot suoritusten mukaisiksi.
Suoramaksu/e-lasku/finvoice
K: Suoramaksu/e-lasku/finvoice ei lähde pankista, koska siinä on eräpäivä 5.4.2020, vaikka tänään on jo 15.4.2020. Miten saan eräpäivän muutettua ja suoramaksut/e-laskut/finvoicet lähtemään?
V: Muuta kaikki Kortisto-työvaiheen Laskurivit-taulun tavoitteiden rivit käyttäen toimintoa Muokkaa|Korvaa (vanha teksti ”5.4.2020”, uusi teksti ”20.4.2020”, kentässä ”Eräpäivä”).
Suoritukset-tuloste ei täsmää
K: Kun otan Tulosta|Suoritukset ja laitan jaksoksi 1.1.2020 – 31.1.2020, tulosteen yhteissumma täsmää, mutta viimeisen rivin vuokrapaikkakohtaisten summien yhteissumma ei ole sama kuin tuo kaikkien yhteissumma.
V: Tilanteeseen auttaa se, että ajat Taloyhtiöt-ikkunassa sijaitsevan Tarkista|Suoritusrivien Idt -toiminnon ko. taloyhtiön seurantajaksolle.
Kuolinpesän osakkaiden nimet osakeluetteloon
K:Miten saisin osakeluetteloon näkyviin kaikkien osakkeen omistajana olevan jakamattoman kuolinpesän osakkaiden nimet?
V1:Syötä Maksajat-ikkunaan omalle rivilleen kukin kuolinpesän osakas. Kun vaihdat riviä, kukin saa oman ID-numeron.
V2:Syötä Omistajat-ikkunaan omalle rivilleen kukin osakkaan ID ja siirtopäivä (jos et laita siirtopäivää, ohjelma ei ota osakkaita osakeluetteloon).
Muut-sarake
K: Miksi rahoitusvastike menee muut-sarakkeeseen tavoitelistassa ym. listoissa?
SYY:Joissakin tauluissa rahoitusvastike-sanan perässä on vahingossa välilyönti.
RATKAISU: Taloyhtiöt-ikkunan toiminto Tiedosto|Muokkaustoiminnot|Lyhennä selite. Sitten taloyhtiöön sisään huoneistotilaan ja Tulosta|Tavoitteet. Huomaa, että rahoitusvastike pitää uudelleen poimia yhdeksi sarakkeeksi.
Asumistuki
K: Asukas ei ole maksanut vuokraansa, mutta KELA on maksanut asumistuen. Nyt en saa kirjanpitoa täsmäämään. Olen syöttänyt vuokrapaikoiksi vuokra ja asumistuki, a-hinnat vastaavasti plusmerkkinen ja miinusmerkkinen.
V: Kokeile toisenlaista syöttämistapaa: Tee KELAsta yksi maksaja. Vuokrapaikkoina vuokra ja asumistuki. Kummassakin a-hinta ja kertoimet plusmerkkisiä. Vuokran a-hinnaksi euroa/neliö. Huoneistotilassa kertoimiksi sellaiset luvut, joista tulee kertolaskuna nettovuokra ja asumistuki. Nettovuokran maksaja-sarakkeeseen asukkaan maksaja-ID. Asumistuen maksaja-sarakkeeseen KELAn maksaja-ID.
Huoneisto poistuu
K: Käytän isännöinti-ohjelmaa siten, että hoidan sillä yrityksen omistamat huoneistot. Nyt yksi huoneisto myydään pois. Asukas asuu siellä vielä tammikuun, mutta sen jälkeen ei siis vastikkeita/vuokria enää peritä. Miten toimin?
V: Suosittelen, että huoneistoa ei poisteta toiminnolla Tiedosto|Poista huoneisto vielä tässä vaiheessa vaan vasta seuraavassa seurantajakson vaihteessa. Tässä vaiheessa merkitään kertoimet-ikkunaan kaikkiin vuokrapaikkoihin kpl = 0 ja painetaan Tee kuukausimaksut kuusta = helmikuu kuuhun = joulukuu.
Tiliöinnin korjaaminen
K: Perustaessani seurantajaksoa laitoin vuokrapaikkojen kp-tileiksi vanhan tilikarttamme mukaiset tilit. Sittemmin olen siirtynyt Atsoftin mallin mukaisiin tileihin, jotka ovatkin jo käytössä uusilla asukkailla. Kun tulostan suorituspäiväkirjaa, osa suorituksista menee nyt vanhoille, osa uusille tileille. Miten muutan kaikki menemään uusille tileille?
V: Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit, valitse Muokkaa|Korvaa: vanha teksti = vanhatilinnumero, uusi teksti = uusitilinnumero, kentässä = kp-tili, paina OK, korvataanko Kyllä. Ja sama toimenpide kullekin vuokrapaikalle.
Viitenumerot eivät kelpaa pankille
K: Esimerkiksi viite 610030054 ei kelpaa pankille.
SYY:Viimeinen numero eli tarkiste on väärin. Joku on ehkä joskus lisännyt alkuun 61 jälkikäteen tms.
RATKAISU: Taloyhtiöt-ikkunan Tiedosto|Muokkaustoiminnot|Muodosta viitteet. Toivottavasti virheellisillä viitteillä varustettuja tilisiirtoja ei ole vielä lähetetty asukkaille. Jos on, lähetä uudet.
Ennakoiden muuttaminen
K: Missä saan muutettua vesitasauksen vesiennakkomaksut, kun asukas on (oikein sinänsä) maksanut 25 euroa, vaikka on laskutettu 16 euroa?
V: Työvaihe|Kortisto, avaa taulu Laskurivit. Muokkaa kpl, a-hinta, summa ja avoinna-sarakkeita.
Pankkiviivakoodi
K: Pankkiviivakoodi ei mene oikeille kohdille tilisiirroissa.
V:Valitse Määritä|Pankkiviivakoodi. Syötä sopivammat luvut paikkoihin ’yläreunan kohta’, ’yläreunan kohta 2’ ja ’yläreunan kohta 3’.
Vuokrapaikan lisääminen
K: Miten saan huoneistolle yhden uuden vuokrapaikan lisää?
V:
1.Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat.
2.Syötä omalle rivilleen uusi vuokrapaikka.
3.Paina Tee kuukausien vuokrapaikat ja valitse sopivat kuukaudet, paina OK.
4.Valitse Työvaihe|Huoneistotila.
5.Avaa haluamasi huoneisto.
6.Paina [Lisää vuokrapaikkoja]-painiketta Kertoimet-ikkunassa
7.Valitse listasta tuplaklikkaamalla lisättävä vuokrapaikka.
8.Paina Tee kuukausimaksut. Valitse jakso ja paina OK.
Huoneistojen viitenumerot paperille
K: Miten saan paperille tulostettua luettelon huoneistoista ja niiden viitenumeroista?
V: Yksi monista mahdollisuuksista on: Tulosta|Tavoitteet. Valitse jaksoksi esimerkiksi 1.9.2015 – 30.9.2015 (jokin, joka esiintyy ko. seurantajaksossa) ja vuokrapaikoiksi ota vain yksi mikä tahansa vuokrapaikka. Valitse täplä kohtaan ’paperille’. Paina OK.
Eräpäivän muuttaminen
K: Miten muutetaan eräpäivät, kun yhtiössäni on melkein jokaisella eri eräpäivä? Samassa talossa voi olla viisikin erilaista eräpäivää!
V: Yksinkertaisin tilanne on että kaikilla huoneistoilla on sama eräpäivä. Tarvittaessa muuta eräpäivät seuraavasti:
1.Valitse Työvaihe|Huoneistotila
2.Kirjoita Maksajat-tauluun Eräpäivä-kenttään haluamasi eräpäivä
3.Valitse Kertoimet-ikkunasta Tee kuukausimaksut, uudista haluamaltasi jaksolta (kuukausimaksujen uudelleenlaskeminen ottaa käyttöön maksajakohtaiset eräpäivät).
Korkolasku
K: Taloyhtiö on päättänyt alkaa periä viivästyskorkoja 1.6.2015 alkaen eli kesken seurantajakson. Ohjelma kuitenkin laskee viivästyskorot ensimmäisellä kerralla seurantajakson alusta lähtien. Miten toimin?
V:
1.Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat
2.Paina Luo lisävastike
3.Syötä:
Lisävastikekuun nimi = viivästyskorko 1
selite = korko
a-hinta = 0 (nolla)
eräpäivä = 31.5.2015
kerroin kaikilla sama 0 (nolla)
maksaja: näytä kaikki huoneiston maksajat
4.Paina OK
5.Lisävastikkeen kertoimet-ikkunassa anna kpl:den olla nollia. Paina OK.
6.Tulostetaanko lisävastikkeen tilisiirrot? -kysymykseen vastaa Ei.
7.Nyt ohjelma luulee, että 31.5.2015 on laskutettu kaikki korot ja näin ollen ohjelma laskee seuraavalla korkolaskutuskerralla korot 1.6.2015 alkaen.
8.Valitse Työvaihe|Huoneistotila ja avaa jokin huoneisto.
9.Valitse Tulosta|Korkolaskut, jolloin saat korkolaskut, joissa ei ole 1.6.2015 vanhempia korkoja.
