Kun asukkaat maksavat vastikkeita ja vuokria eri määrän kuin on laskutettu, suoritusten seuraaminen voi käydä mutkikkaaksi. Tämä kappale valaisee
- miten suoritukset menevät reskontraan
- miten voit vaikuttaa siihen, että suoritukset kohdistuvat haluamallasi tavalla
- mistä näet, miten suoritukset ovat kohdistuneet
- miten voit korjata väärin kohdistuneita suorituksia
Kun olet syöttänyt taloyhtiön tiedot, huoneistojen tiedot ja laskenut kuukausimaksut, tavoitteet ovat menneet kortisto-työvaiheen Laskurivit-taulukkoon: kullekin riville yhden huoneiston yhden kuukauden yhden vuokrapaikan tavoite.
Kun viet suorituksia reskontraan, ne kohdistuvat Laskurivit-taulussa olevien rivien mukaisesti: Suoritusrivit-taulukkoon syntyy yksi rivi kutakin kohdalle osunutta laskuriviä kohden.
Suoritusten kohdistumistapaan voit vaikuttaa monella tavalla:
- Reskontra-työvaiheen valinnalla Määritä|Reskontra voit määrätä, kohdistuuko suoritus vanhimpaan avoinna olevaan tavoitteeseen vai suorituskuukauden tavoitteeseen. Näin voit valita, haluatko näyttää asukkaalle, että ’tuolla on tammikuu jäänyt maksamatta’ vai riittääkö Sinulle tieto, että maksut laahaavat koko ajan kuukauden jäljessä.
- Reskontra-työvaiheen valinnalla Määritä|Reskontra voit määrätä myös, mitä tehdään vuoden lopussa tulleille ennakkosuorituksille. Ne voidaan jakaa vuokrapaikoille tai kerätä summana yhdeksi riviksi.
- Reskontra-työvaiheen valinnalla Määritä|Reskontran kohdistusjärjestys voit määrätä, missä järjestyksessä ylimenevä summa kuittaa seuraavan kuun vuokrapaikkoja ja toisaalta mikä vuokrapaikka jää viimeisenä avoimeksi. Esimerkiksi syötä saunamaksulle 1 ja hoitovastikkeelle 6 ja muille numerot 2-5, niin saat tilanteen, jossa avoimeksi jää hoitovastike, joka on säädösten mukaan vahvimmin perittävissä maksajalta. Voit myös toimia toisinpäin, jolloin kuittausjärjestys on ”heikomman eduksi”.
Edellä mainitut määritykset pätevät yhtä lailla siihen, että kirjaat suoritukset käsin yksitellen reskontra-työvaiheessa, kuin siihen, että kirjaat viitesuoritusten konekielisen tapahtumaluettelon automaattisesti Taloyhtiöt-ikkunan toiminnolla Saapuvat|Lue palaute-KTL tai camt.054.
KTL:n kirjauksessa on lisäksi omat asetuksensa, joista tärkein on ’kirjaa vain, jos suoritus on tarkalleen sama kuin avoin tavoite’. Tällä voit määrätä, haluatko kirjata tavoitteista poikkeavat suoritukset itse yksitellen käsin, vai annatko ohjelman kohdistaa ne yllä mainittujen asetusten mukaisesti.
Kirjautuneesta suorituksesta näkyy jälki kortisto-työvaiheessa: Suoritusrivit-taulukkoon on ilmestynyt ko. suoritusrivit ja Laskurivit-taulukossa vastaavan rivin Avoinna-sarake on pienentynyt (usein nollaan).
Kirjautunut suoritus näkyy myös monissa tulosteissa:
- Tulosta|Suoritukset
- Tulosta|Erolista
- Tulosta|Saldoluettelo
- Tulosta|Tiliote
- Tulosta|Suorituspäiväkirja
Huomaa, että erolista, saldoluettelo ja tiliote listaavat antamiesi alku- ja loppupäivien määräämällä jaksolla tulleet suoritukset ja erääntyneet tavoitteet. Listojen näyttämä lopullinen ero tarkoittaa siis ko. jakson aikana tullutta eroa. Jos haluat tietää, mitä maksaja on kaiken kaikkiaan velkaa tai saava, syötä alkupäiväksi esimerkiksi 1.1.100 (tai ainakin 31.12.2010 eli viime vuoden viimeinen päivä, jossa on edellisvuoden rästit ja ennakot).
Huomaa myös, että ohjelma jakaa yhden suorituksen usealle riville, jos suoritus on kohdistunut useammalle kuin yhdelle kuukaudelle. Vain tiliote on tässä hieman älykkäämpi: siinä näkyy yhden maksupäivän suoritusten summa yhdellä rivillä (yksi maksupäivä vastaa aika usein yhtä maksusuoritusta).
Huomaa, että saldoluettelon termit tarkoittavat seuraavaa:
| Alkusaldo | suoritukset ennen alkupäivää |
| Maksut tässä jaksossa | suoritukset alkupäivän ja loppupäivän välisenä aikana |
| Loppusaldo | suoritukset loppupäivään mennessä |
| Tavoitesaldo | tavoitteet loppupäivään mennessä (EI SIIS jakson aikana) |
| Erotus | loppupäivän tilanne: velkaa vai saamista |
Jos huomaat, että jokin suoritus on kirjautunut virheellisesti, voit valita reskontra-työvaiheessa Muokkaa|Poista suoritus. Sen jälkeen kirjaa suoritus oikealla tavalla.
Jos olet totutellut kortisto-työvaiheen käyttöön, voit muokata aineistoasi myös suoraan siellä korjaamalla Laskurivit- ja Suoritusrivit-taulukkoja. Siellä on myös Muokkaa|Etsi-toiminto, jolla voit helposti hakea haluamiasi tietoja. Syötä esimerkiksi Viitenumero = 11111111 ja paina Näytä tulosjoukko, jolloin pääset muokkaamaan ko. huoneiston rivejä. Rivitila-ikkunassa voit myös poistaa rivejä toiminnolla Muokkaa|Poista. Jos maalaat useita rivejä kerrallaan mustaksi, saat monta riviä poistettua kerrallaan.
Aina ennen isoja kirjaus- ja korjausoperaatioita kannattaa ottaa varmuuskopio, johon voit palata, jos kirjaaminen ja korjaaminen on mennyt pieleen.
Jos haluat kokeilla, miten reskontran eri määritykset olisivat vaikuttaneet vuoden maksujen kirjautumiseen, voit ajaa toiminnon Kirjaa kaikki suoritukset uudelleen. Se poistaa kaikki suoritukset koko seurantajaksosta ja kirjaa ne automaattisesti uudelleen niiden sääntöjen nojalla, jotka olet määrittänyt voimaan. Toimintoa voi kokeilla esim. kopioyrityksessä. Aidossakaan aineistossa kokeileminen ei ole vaarallista, koska ominaisuus tekee aluksi varmuuskopion vanhasta tilanteesta.
