Ostolasku lisätään avointen ostolaskujen ikkunassa painamalla Lisää ostolasku -painiketta tai valitsemalla Muokkaa|Lisää ostolasku.
Myyjän etsiminen
Myyjän tiedot voidaan etsiä myyjän nimen tai sen osan tai myyjän numeron perusteella.
ESIMERKKI 1: Syötä ’sa’ ja paina ENTER tai Hae-painiketta. Ohjelma löytää kaikki ne myyjät, joiden nimessä on ’sa’, eli esim. Kaisan Kauppa Ky, Sanokaa Osakeyhtiö ja Kasavuoren Kuppila Oy. Listasta voit valita haluamasi myyjän kaksoisnäpäyttämällä hiirellä. Näppäimistöä voit käyttää siten, että pidät CTRLnäppäintä pohjassa ja painat jotain kirjainta: A, B jne.
ESIMERKKI 2: Syötä ’Kaisa’, jolloin ohjelma löytää vain yhden myyjän, nimittäin Kaisan Kauppa Ky. Ohjelma näyttää myyjän nimen, numeron, pankin ja tilin sekä ottaa käyttöön myyjäkohtaisen oletusmaksuehdon sen mukaan kuinka ne on myyjäkortistoon syötetty. Samoin ohjelma ottaa Tiliöintivälilehdelle käyttöön ko. myyjän oletustiliöintipohjan ja oletusmaksuehdon mikäli sellaiset on määritelty.
Myyjän lisääminen
Jos haluat lisätä uuden myyjän tässä ostolaskujen syöttövaiheessa, paina Lisää uusi myyjä-painiketta ja täydennä myyjän tiedot. Paina sitten OK.
Muiden tietojen syöttö
Syötä muut laskun tiedot. Huomaa erityisesti:
– Pankkitilin kelvollisuuden ohjelma tarkistaa ja kysyy hyväksytäänkö virheellinen tili. Voit syöttää suomalaisen tilinumeron Tili-kenttään, tai IBANin ja BICin jos aiot maksaa laskut SEPA-tilisiirron XML-tiedostona. Kun syötetään suomalainen tilinumeromuoto tai IBAN, ohjelma täydentää vastaavan IBANin, suomalaisen tilinumeromuodon, pankin nimen ja BICin.
– Viite-kenttään voit syöttää joko suomalaisen tai kansainvälisen RF-viitteen:
Perinteisen suomalaisen viitenumeron sijasta laskussa voi olla kansainvälinen RF-viite, joka voidaan välittää maksajalta saajalle myös valtionrajat ylittävissä maksuissa. RF-viite muodostuu esim. kansallisesta viitteestä, jonka eteen tulee kirjaimet RF ja kahden numeron pituinen tarkiste.
Paperitulosteissa RF-viite esitetään vasemmalta alkaen neljän merkin pituisissa ryhmissä. esim. suomalainen viitenumero 13 57914 vastaava RF-viite RF95 1357 914 Viitteeksi ohjelma hyväksyy vain sellaisen, jossa viimeinen merkki eli tarkiste täsmää. Viite-kentän tarkistus tarkistaa RFalkuiset viitteen RF-viitteen tarkistuksen mukaisesti, ja muut viitteet suomalaisen viitenumeron tarkistuksen mukaisesti. XML-muotoiseen SEPA-maksutiedostoon menee suomalainen viitenumero tai RF-viite sen mukaan kumpi on käytössä ko. ostolaskussa.
– päivämäärien oikea esitystapa on esim. muotoa 19.5.2020. Syöttämisen nopeuttamiseksi ohjelma sallii myös seuraavat syöttötavat: 190520 tai 19052020, tällöin enteriä painamalla ohjelma muuttaa päivämäärän pisteelliseen muotoon. Jos syötät pelkän päivän, esimerkiksi 19, ohjelma arvaa, mistä kuusta ja vuodesta on kysymys: Jos tänään on 19.5.2020 ja syötät 19, ohjelma päättelee laskun päiväksi 19.5.2020. Ostolaskun lisäys tarkistaa, että laskun päivä on annettu, ja jos ei ole, ohjelma ei anna tallentaa lisättävää laskua.
– Määritä|Päivämäärien tarkistus -toiminnolla voit määrittää, pitääkö ostolaskun päiväyksen olla riittävän lähellä kuluvaa päivää.
Tällä voit ehkäistä näppäilyvirheitä, esimerkiksi väärän vuoden tai kuukauden syöttämistä. Ostolaskua syöttäessäsi ohjelma huomauttaa, jos päiväys ei täytä ko. ehtoa.
- Eräpäivän ja kassapäivän syöttö. Jos syötät plus jotain, esim. +14 niin ohjelma laskee eräpäivän tai kassa-eräpäivän lisäten laskun päivään nuo päivät, esim. jos laskun päivä on 12.10.2020 niin +14 tuottaa 26.10.2020. Jos syötät pelkän luvun 0..31 niin ohjelma ottaa eräpäiväksi tai kassa-eräpäiväksi seuraavan kyseisennumeroisen päivän joko laskun päivän mukaisen kuun lopusta tai seuraavan kuun alusta, esim. jos laskun päivä on 12.10.2020 niin 4 tuottaa 4.11.2020 mutta 14 tuottaa 14.10.2020
- Kassa-alennuksen voit syöttää joko prosentteina tai euroina, kummallekin tavalle on oma tekstikenttänsä ja ohjelma laskee automaattisesti toisen kentän arvon, kun ensin syötät jomman kumman
- Valuuttamääräisen summan voi syöttää, mutta ohjelmassa ei ole asiaan liittyvää automaatiota. Määritä|Valuutan paikka ostolaskunlisäysikkunassa – toiminnolla voit valita, ovatko valuuttakentät lopussa vai ennen Summaa.
- Jos ostolaskuun ei ole syötetty viitettä, maksuun on syötettävä viesti. Jos saajan IBAN alkaa FI, viestiksi tulee ”Suomen viestin tyyppi”-kohdan tieto. Jos saajan IBAN alkaa muulla kuin FI, viestiksi tulee ”Suomen ulkopuolelle menevän SEPA-maksun ensisijainen viesti”.
Suomeen menevän maksun viestin tyypin voi valita ja syöttää viestin, mikäli se ei muodostu automaattisesti. Viestin tyypit ovat:
1 – viitenumero
2 – laskun tiedot (asiakasnro, laskunro, laskunpäivä)
3 – 60 merkin pituinen vapaa viesti
5 – 70 merkin pituinen vapaa viesti
6 – pitkä viesti, korkeintaan 420 merkkiä
7 – veron viite ja viesti
Viestityypeissä 1 ja 2 ohjelma muodostaa viestin automaattisesti eli et pääse sitä syöttämään. Muissa viestityypeissä ja Suomen ulkopuolelle menevässä SEPA-maksussa viestin voit syöttää vapaasti.
Toisin sanoen jos viitettä ei ole syötetty, niin
- -jos saajan IBAN alkaa FI, viestiksi tulee ”Viesti Suomeen…”- kohdan tieto
- jos saajan IBAN alkaa muulla kuin FI, viestiksi tulee ”Suomen ulkopuolelle…”-kohdan tieto.
Määritä|Viestin oletustyyppi -valinta on uusi toiminto, jolla voit määritellä, mitä viestin tyyppiä ohjelma tarjoaa, kun syötät uutta ostolaskua. Esim. voit valita oletustyypiksi jonkin vapaamuotoisen viestin, jolloin ohjelma ei herjaa viitenumeron puuttumisesta, jos syötät esim. ulkomaan maksuja, joita et maksa ohjelmalla.
Ohjelma huomauttaa, jos syötät laskun, jossa on täsmälleen sama myyjän nimi, viitenumero, eräpäivä ja summa kuin jossakin jo olemassa olevassa ostolaskussa.
Ostolaskua lisättäessä ja korjattaessa voit syöttää SEPA-maksusta IBANin, BICin, maakoodin ja saajan osoitteen. Jos maksu menee ulkomaille, ohjelma tunnistaa sen IBANtilinumeron perusteella. Tällöin ”Suomen ulkopuolelle menevän SEPA-maksun ensisijainen viesti” välittyy saajalle, joten siihen voit kirjoittaa esim. laskunnumeron tai muun tunnisteen, josta ulkomainen vastaanottaja osaa yksilöidä maksusi.
