Myyntitilauksen voit syöttää Myyntitilaus-työvaiheessa. Siihen pääset perustamisen lopuksi, valitsemalla Yritysluettelo-ikkunassa Siirry yritykseen tai muualta ohjelmasta valitsemalla Työvaihe|Myynti.
Myyntitilaus-työvaiheessa on
myyntitilauksen syöttöikkuna, johon syötetään tilaajan tiedot, otsikkotiedot ja tuoterivit
tuotekortistoikkuna, jossa näkyy kulloinkin kohdalla oleva tuote ja josta voit valita tuotteen
asiakaskortistoikkuna, jossa näkyy kulloinkin kohdalla oleva asiakas ja josta voit valita asiakkaan
MYYNTITILAUKSEN VAIHEET
Myyntitilaus-työvaiheessa on täplän avulla valittavissa, onko kyseessä
- tarjous
- myyntitilaus
- lähetetty myyntitilaus
- lähete
Tarjous on myyntitilauksen näköinen, mutta asiakkaasi ei ole vielä tehnyt siitä ostopäätöstä. Mikäli myönteinen sellainen syntyy, voit avata tarjouksen ja muuttaa sen myyntitilaukseksi.
Myyntitilaus on se, minkä ehkä useimmiten syötät.
Kun myyntitilaukseen liittyvä tavara lähetetään varastosta, saat muutettua sen lähetetyksi myyntitilaukseksi ja lähetteeksi.
Myyntitilaus-ikkunassa on Tiedosto|Myyntitilausten siirtotiedosto|Vieja Tuo-toiminnot, joten voit tehdä myyntitilauksia esim. myyjän kannettavalla tietokoneella ja siirtää ne sitten toimiston/varaston koneelle.
LASKUTUSOSOITE
Laskutusosoite on myyntitilauksen tärkein tieto. Sen perusteella tilaus kohdistetaan asiakkaalle. Se on myös siirrettävissä Asteri Lähete/laskutus -ohjelmaan, jolloin myyntitilaus on laskutettavissa.
Jos asiakas on uusi, voit kirjoittaa laskutusosoitteen suoraan Laskutusosoite-taulukkoon. Lopuksi voit vielä painaa Vie kortistoon, jolloin uusi asiakas tallentuu asiakaskortistoon.
Jos asiakas on jo asiakaskortistossa, voit hakea sen kätevästi Laskutusosoite-taulukkoon:
- syöttämällä asiakasnumeron ja painamalla ENTER, tai
- syöttämällä esim. osa nimestä Laskutusosoite-taulukon Nimi-riville ja painamalla ENTER, tai
- kaksoisnapsauttamalla asiakkaat-ikkunassa ko. asiakasta. HUOM! Asiakkaat-ikkunasta voit etsiä asiakkaan nopeasti syöttämällä missä tahansa asiakaskortiston kentässä olevaa tietoa hakukenttään ja painamalla Etsi.
Laskutusosoitteen saat nopeasti tyhjennettyä painamalla Tyhj.
TOIMITUSOSOITE
Toimitusosoite on hyvä syöttää silloin, kun tavara toimitetaan muualle kuin laskutusosoitteeseen.
Jos toimitusosoite on uusi, se kannattaa ensin syöttää asiakaskortisto-ikkunaan uudeksi riviksi.
Toimitusosoitteen voit hakea kätevästi:
syöttämällä asiakasnumeron ja painamalla ENTER, tai
syöttämällä esim. osa nimestä Toimitusosoite-taulukon Nimi-riville ja painamalla ENTER
Toimitusosoitteen saat nopeasti tyhjennettyä painamalla Tyhjennä.
TILAAJA
Tilaaja on hyvä syöttää silloin, kun se ei ole sama kuin laskutustai toimitusosoite.
Jos tilaaja on uusi, se kannattaa ensin syöttää asiakaskortisto-ikkunaan uudeksi riviksi.
Tilaajan voit hakea kätevästi:
- syöttämällä asiakasnumeron ja painamalla ENTER, tai
- syöttämällä esim. osa nimestä Tilaaja-taulukon Nimi-riville ja painamalla ENTER
Tilaajan saat nopeasti tyhjennettyä painamalla Tyhjennä.
Laskutusosoitteen ja toimistusosoitteen välinen yhteys
Jos tietyllä laskutusosoitteella on aina tietty toimitusosoite, voit syöttää toimitusosoitteen asiakasnumeron asiakaskortistoon laskutusosoitteen riville Toimitusosoite-kenttään.
Jos tietyllä toimitusosoitteella on aina tietty laskutusosoite, voit syöttää laskutusosoitteen asiakasnumeron asiakaskortistoon toimitusosoitteen riville Laskutusosoite-kenttään.
Valitse Määritä|Toimitusosoite. Ruksaa, että haetaan automaattisesti
- toimitusosoite laskutusosoitteen perusteella
- laskutusosoite toimitusosoitteen perusteella
Kun nyt syötät laskutusosoitteen, ohjelma hakee automaattisesti myös toimitusosoitteen, mikäli sellainen on määritelty.
Jos taas syötät toimitusosoitteen, ohjelma hakee automaattisesti myös laskutusosoitteen, mikäli sellainen on määritelty.
Jos Sinulla on paljon toimitusosoitteita, jotka tulet vahingossa syöttäneeksi laskutusosoitteeksi, saat nyt syöttämäsi laskutusosoitteen siirtymään automaattisesti toimitusosoitteeksi ja oikean laskutusosoitteen tulemaan automaattisesti laskutusosoitteeksi:
Syötä asiakaskortistoon Toimitusosoite-kenttään sama numero kuin on ko. rivin Numero-kentässä
Syötä asiakaskortistoon Laskutusosoite-kenttään kyseistä toimitusosoitetta vastaavan laskutusosoitteen asiakasnumero
Kun syötät laskuun laskutusosoitteeksi ko. asiakasnumeron, ohjelma viekin tämän toimitusosoitteeksi ja etsii vastaavan laskutusosoitteen
HUOM! Saat ohjelman toimimaan vanhalla tavalla, eli esim. saman laskutusja toimitusosoitteen, kun otat ko. ruksin pois kohdassa Määritä|Toimitusosoite
Muut otsikkotiedot
Tilausnumero kasvaa juoksevasti sitä mukaa kun luot uusia myyntitilauksia. Ohjelma tallentaa viimeksi käytetyn myyntitilausnumeron yrityksen kansioon mytino.oma-nimiseen tiedostoon. Jos Sinulla on pulmaa tilausnumeron kanssa, voit tuhota em. tiedoston, jolloin ohjelma katsoo kaikista myyntitilauksista suurimman numeron ja jatkaa siitä.
Tilausnumero on tärkeä, koska se tulostuu kaikkialle ja voit sen perusteella yksilöidä tilauksen. Ohjelman kannalta saa kylläkin esiintyä samoja tilausnumeroita, koska ohjelma yksilöi myyntitilaukset Tunniste-kentän perusteella.
Jos käytät ohjelmaa verkossa, voit valita Määritä|Numeroiden etsiminen verkkokäytössäkin -toiminnolla etsitäänkö tallennuksen yhteydessä automaattisesti vapaa myyntitilausnumero tai ostotilausnumero, joka ei ole käytössä edes muilla samanaikaisilla verkkokäyttäjillä.
Päivämäärä syötetään muodossa p.k.vvvv. Se on tärkeä tieto mm. erilaisissa tilastoissa, joita voidaan rajata tilauspäivän perusteella. Uutta myyntitilausta tallennettaessa ja tulostettaessa ohjelma tarkistaa, onko tilauspäivä sama kuin koneen kalenterin päivämäärä. Tästä on apua esim. silloin, kun kone on käynnissä läpi yön, jolloin tilaukseen jää helposti vanha päivämäärä.
Maksuehto esitetään esimerkiksi muodossa
- 7 pv netto
- 8 vrk –2%, 21 vrk netto
Maksuehto on tärkeä tieto, joka voidaan siirtää Asteri Lähetelaskutukseen, jossa sen perusteella lasketaan laskun eräpäivä.
Kullakin asiakkaallasi voi olla oma oletusmaksuehto. Syötä asiakaskortiston Maksuehto-sarakkeeseen numero 1, 2, 3, jne. Pikakortisto-työvaiheen Maksuehdot-taulukossa voit määritellä, mitä mikin numero tarkoittaa, esim.
- 7 vrk netto
- 14 pv netto
- 3 8 vrk –2%, 21 vrk netto jne
Kun laskutusosoitteen asiakas löytyy, myös sen oletusmaksuehto tulee käyttöön.
Huomautusaika, Viivekorko, Viitteenne, Viitteemme ja Toimitustapa ovat vapaata tekstimuotoista tietoa.
Toivottu toim.pv ja Vahvistettu toim.pv -kenttiin syötetään toimituspäivä muodossa p.k.vvvv. Kun myyntitilaus tallennetaan, ko. tiedot kopioituvat myös tuoteriveille, ellei siellä ole erikseen syötetty ko. tietoja tuotekohtaisesti. Toimituspäivillä on merkitystä esimerkiksi tuotteen varastotilanteen tarkastelussa, jossa ohjelma laskee ennusteen ko. tuotteen varastotilanteen muuttumisesta perustuen juuri toimituspäivään. Samoin erilaisia tilastoja saadaan sen mukaan, mitä tuotteita on toimitettava eri toimituspäivinä.
Myyntitilauksen avaus -ikkunassa näkyy toivottu toimituspäivä.
Toimitusviikko
Otsikkotiedoissa on kenttä Toimitusviikko, johon voit syöttää esimerkiksi muodossa
- 47 (seuraava vastaantuleva viikko 47, esim. vuonna 2020)
- 3 (seuraava vastaantuleva viikko 3, esim. vuonna 2021)
- 20:2 (vuoden 2020 viikko 2)
- 2020/31 (vuoden 2020 viikko 31)
- 13-11 (vuoden 2013 viikko 11)
Kun syötät toimitusviikon, ohjelma laskee Vahvistettu toimituspäivä -kenttään toimituspäivän. Viikonpäivän ohjelma ottaa sen mukaan, mitä olet määrittänyt kohdassa Määritä|Toimitusviikonpäivä. Lomakesovitusmuuttuja @TOIMITUSVIIKKO tulostaa toimitusviikon.
Myyjämme-kenttään voit syöttää esimerkiksi oman myyntihenkilösi nimikirjaimet. Tällä perusteella saat myyntitilastoja myyjittäin eriteltynä. Tähän kenttään tulee automaattisesti asiakaskortiston Myyjämme-kentän tieto, joko laskutusosoitteen tai toimitusosoitteen perusteella, sen mukaan kuin olet valinnut kohdassa Määritä|Myyjämme. Määritä|Lähetteiden Viitteemme-kenttä -toiminnolla voit valita, että myyntitilauksen Myyjämme-tieto kopioidaan lähetteen Viitteemme-kenttään, jotta se siirtyisi lähetelaskutukseen.
Alennusperusteet ja Erikoisehdot ovat vapaata tekstimuotoista tietoa.
Määritä|Otsikkotietojen kentät -toiminnolla saat määritettyä myyntitilauksen otsikkokentille erilaisia nimiä, valittua, mitkä asiakaskortiston kenttien tiedot tulevat automaattisesti mihinkin otsikkotiedon kenttiin ja minkä kenttien syöttäminen on pakollista ennen kuin myyntitilaus voidaan tulostaa tai tallentaa.
