Ohjeiden mukaan valtionavusteisen toiminnan osalta kirjanpitoon tulee luoda oma kustannuspaikka, josta käyvät ilmi kaikki toiminnan tuotot ja kustannukset. Avustuspäätöksen mukaisesti tulee kustannuspaikkaraportti liittää avustuksen käyttöä koskevan raportin oheen.
Mahdollisuus 1:
Päiväkirjaa kirjatessa merkitään ”kustannuspaikka” kenttään koodiksi esimerkiksi AV kaikkiin kirjauksiin jotka kuuluvat avustusten piiriin. Jos on kirjaus josta osa kuuluu avustuksiin ja osa ei kuulu, niin se kirjataan kahdelle riville, jolloin saadaan avustuksen kirjaukset erikseen. Kunkin kirjauksen asia kirjoitetaan selite 1 ja selite 2 kenttiin
Tilikauden lopuksi tai tarvittaessa kirjaustilassa tehdään toiminto TIEDOSTO – KUSTANNUSPAIKKAERITTELY – ERITTELE OMIKSI TILIKAUSIKSI
Sillä saadaan tilikausi jossa on kaikki kustannuspaikkaan kuuluvat kirjaukset mutta ei muita. Jos tilikauden nimi on esimerkiksi XX20.WKP niin levylle tulee kustannuspaikka XXAV20.WKP. Siitä tuloslaskelman, päiväkirjan ja pääkirjan tuloste on suoraan täydellinen kustannuspaikan raportti.
Mahdollisuus 2
Käytetään tilikarttaa U2TK18.TKA ja runkoa U2TR18.WTR Muutetaan ”Muu varsinainen toiminta” ”Avustukseen kuuluva toiminta” nimiseksi.
Poistetaan muut tarpeettomat jaostojen osat tilinpäätösrungosta ja tilikartasta. Tapahtumia kirjatessa kirjoitetaan asia tarkasti selite 1 ja selite 2 kenttiin.
Tilit muokataan sellaisille alueille että yhdistyksen tilinpäätös saadaan nykyisellä YH-tilinpääösrungolla siten että lyhyessä tuloslaskelmassa ei ole avustuskohdetta erikseen. Jos taas tulostetaan muokatulla rungolla niin kustannuspaikan asiat ovat omissa kohdissaan. Ja vielä erikseen voi tehdä tilinpäätösrungon jossa on tuloslaskelman osalta vain kustannuspaikan osuus.
