Kun kirjanpitoa ostetaan palveluna, ostetaan ammattiosaamista. Kirjanpitäjän tehtävä on pitää huolta yrityksen taloudesta, neuvoa verosuunnittelussa ja olla taloushallinnon rautainen ammattilainen. Kirjanpidon hinta koostuu kirjanpitotyön lisäksi muista asiantuntijapalveluista ja kirjanpito-ohjelman maksuista.
Jotta kirjanpitopalveluita hankittaessa ei tule maksettua turhasta, kannattaa omat tarpeet hahmotella tarkasti. Onko omalle kirjanpito-ohjelmalle tarvetta vai onko helpompaa, että ohjelma tulee tilitoimiston kautta? Tarvitaanko asiantuntija- tai tilinpäätöspalveluita?
Kirjanpito on laaja-alainen kokonaisuus, jonka hinta muodostuu monista asioista, joten tarkkojen hintojen määrittely on kaikkea muuta kuin helppoa.
Paperinen vs. sähköinen kirjanpito – onko hinnassa iso ero?
Sekä paperisen että sähköisen kirjanpidon hinta koostuu kolmesta asiasta:
- kirjanpitotyöstä
- ohjelmistosta ja
- tilintarkastuksesta.
Kumpaankin pätevät samat lainalaisuudet, ja siksi kirjanpitotapaa valitessa kannattaakin miettiä, mikä ratkaisu tukee oman yrityksen toimintaa parhaiten. Riittääkö, että kirjanpito ja tilintarkastus tulevat tehtyä, vai kaivataanko kirjanpidon ohjelmaan liitännäisominaisuuksia, kuten sähköistä laskutusta?
Mikäli ostajalle ei ole tarvetta liitännäisominaisuuksille, ja kirjanpitäjä ja tilintarkastaja tulevat toimeen ruutupaperilla, ei sähköisen kirjanpito-ohjelman hankkiminen ole välttämätöntä.
Tositeperusteisen ja tuntihintaperusteisen laskutuksen erot ja sudenkuopat
Perinteisesti kirjanpidon hinnoitteluun on ollut kolme mallia: tositemäärään perustuva, tuntiperusteinen sekä kiinteään kuukausimaksuun perustuva laskutus.
Tositeperusteinen malli tarkoittaa käytännössä samaa, kuin että talon rakentaja laskuttaisi erikseen jokaisen projektiin käytetyn laudan ja naulan perusteella. Tuntihintalaskutus taas perustuu aikaan, joka kirjanpitäjällä kuluu työhön. Kiinteä kuukausimaksu on etukäteen sovittu hinta, jota tarkastellaan tiettyjen aikajaksojen välillä.
Tositeperusteisen tai pakettihinnoittelun päälle tulee usein muita maksuja, sillä asiantuntijapalvelut, veroneuvot ja tilinpäätöspalvelut velotetaan usein tuntiperusteisesti erikseen.
Tositeperusteinen hinnoittelumalli on siitä hyvä, että silloin maksat vain niistä tapahtumista, joita kirjanpitoon oikeasti menee ja joita sinne kirjataan. Tositteen määrittely ei kuitenkaan ole aivan yksioikoista.
Esimerkiksi tiliotteen tapahtumat voidaan kirjata yhdelle tositenumerolle, jolloin kaikki kuukauden tapahtumat ovat yhden tositeveloitteen takana, tai jokainen tapahtuma voidaan kirjata omalle rivilleen. Yhdestä tositteesta voi siis tulla yksi tai monta tapahtumaa riippuen siitä, miten se kirjanpitoon kirjataan.
Tuntiperusteinen hinnoittelu on reilu: silloin maksetaan todellisesta työstä. Käytännössä tämä hinnoittelumalli mahdollistaa sen, ettei kirjanpitäjällä ole kiire, vaan hän voi käyttää kaiken ammatillisen rakkautensa materiaalin valmisteluun. Tässäkin mallissa on kuitenkin sudenkuoppansa. Jos kukaan ei valvo kirjanpitäjän tehokkuutta, voi laskutukseen lipsahtaa ylimääräisiä tunteja.
Pakettiperusteinen hinnoittelu on kahden edellisen välimalli. Siinä sovitaan tyypillisesti kiinteä kuukausihinta, joka kattaa tietyn määrän tositteita ja kirjanpitoa. Tällöin kirjanpitäjä pystyy laskemaan etukäteen, minkä verran työhön kuluu aikaa, ja pitämään siitä kiinni koko sopimuskauden.
Onko hinnoitteluun yleisesti poikkeavia lisäkuluja?
Hinnoittelumalleihin kuuluu yleensä erikseen veloitettavia töitä, joilla voi olla joko könttähinta tai ne voidaan tehdä tuntiperusteisesti. Tyypillinen hintaan tuleva lisäkulu on tilinpäätös. Tilinpäätös on iso rupeama, joka vaatii paljon aikaa ja ammattitaitoa.
Tilinpäätöksen lisäksi on erilaisia välitilinpäätöksiä, joita tarvitaan rahoitusta hakiessa, sekä kirjanpitäjän muut raportit, kuten kesken vuotta otettavat prosenttivertailut, tulosteiden kääntäminen sijoittajille, veroneuvonnat ja konsultaatiot, paperiprintit ja kirjekuoret.
Sopimusta tehdessä kannattaakin katsoa, mitkä työt kuuluvat kiinteään hintaan ja mistä tulee lisäkustannuksia. Hinnat on yleensä eritelty sopimuksissa, joista on katsottavissa, minkä verran mikäkin maksaa.
Muista ohjelmista poiketen Asteri kirjanpito-ohjelmassa hinnoittelu perustuu käyttäjämäärään. Ohjelmaan voi teoriassa laittaa rajattoman määrän yrityksiä, tositteita ja tulosteita. Asteri kirjanpito-ohjelma siis kannustaa ahkeruuteen.
Kun tulosteita ja tositteita saa laitettua ohjelmaan rajattoman määrän ilman lisäkustannuksia, jää loppukäyttäjän kirjanpidon hinta matalien ohjelmistokustannusten vuoksi alhaisemmaksi ja reilummaksi.
