Kysymys: Saisiko mallin miten voitasiin hoitaa laskutuksen tiliöinti kirjanpitoon sekä saatujen suoritusten kirjaaminen.
Laskutus:
Laskutetaan esimerkiksi päivittäin. Laskuihin syötetään tuoteriveittäin kirjanpidon tilinumerot. Kirjanpidon tilinumerot on merkitty valmiiksi tuotekortistoon. Kuukausittain tulostetaan laskutuslista, ALV erittelylista ja laskutuspäiväkirja tileittäin kirjanpitoon vientiä varten. Näiden perusteella kuukauden laskutus viedään kirjanpitoon yhtenä vientinä tileittäisinä summina.
Pankkiyhteys:
Pankkiyhteysohjelmalla haetaan pankista konekieliset tapahtumaluettelot (KTL) aina kun reskontraa päivitetään. Saatavien valvonnan kannalta ehkä viikottainen reskontran päivitys on sopiva tahti. Konekieliset tiliotteet (KTO, TITO) haetaan samoin pankkiyhteysohjelmalla pankista silloin kun kirjanpitoa tehdään. Kirjanpito tehdään kuukausittain. Tiliotteet haetaan myös kuukausittain.
Myyntireskontra:
KTL:t viedään myyntireskontraan. Tulostetaan kirjausraportit. Kuukaudesta tulostetaan listaus ”näytä – suoritukset jaksolta” Myyntireskontraan suorituksia vietäessä täsmäytetään pankista saadut KTL listat ja kirjausraportit.
Kirjanpito:
Kuukauden laskutus viedään kirjanpitoon yhtenä vientinä. Laskutus ja sen tulosteet toimivat osakirjanpitona. Konekielinen tiliote (KTO,TITO) tuodaan kirjanpidon päiväkirjaksi.Viitesuoritusten vastatiliksi on valmiiksi määritetty myyntisaamisten tilin numero. KTL:t ovat tiliotteissa päivittäisinä yhteissummina. Kirjanpidon tositenumero merkitään kuhunkin KTL listaan. Saadut viivästyskorot ja hyväksytyt alennukset kirjataan yhtenä tositteena reskontran kuukasittaisen listauksen ”suoritukset jaksolta” perusteella.
Täsmäytys
Kuukauden päätteeksi tulostetaan laskutuksen myyntireskontrasta avointen laskujen listaus. Listauksen loppusummaa verrataan kirjanpidon myyntisaamisten summaan ja virheet etsitään ja korjataan. Täsmäytys on syytä tehdä jokaisen kuukauden vaihteessa. Reskontran kirjausraportit ja KTL listaukset täsmäytetään joko reskontraan vietäessä tai kirjanpitoa tehtäessä.
Myyntisaamisten eron hakemisniksejä:
Ennakkosuoritus: Tarkista laskutuksen myyntireskontrasta, onko suoritusta kirjattu epähuomiossa ennakkosuorituksella tai onko osa suoritusta kirjautunut ennakkosuoritukseksi
Tarkista viivästyskorkojen ja perintäkulujen kohdistuminen: Onko niihin kirjattu eriä, jotka oli tarkoitettu ennakkosuoritukseksi tai suorituksiksi avoimiin laskuihin
Tarkista, oletko muistanut tiliöidä kaikki laskut oikealle tilille
Massalaskutus: SQL Laskutuslista 2 ei näytä laskurivejä, jos niillä ei ole tilinumeroita.
Klassikko 1: Tarkista, löytyykö virheellisiä päivämääriä, esim. reskontran käsittelypvm on syötetty väärin
Klassikko 2: Tarkista, oletko vienyt laskutuksen myyntireskontraan suorituksia sen jälkeen kun olet jo vienyt tapahtumat kirjanpitoon
Ostoreskontran ja kirjanpidon eron hakemisniksejä
Tarkista, että jokainen lasku on tiliöity oikein ja tiliöinneissä ei ole eroavaisuuksia
Tiliöimättömiä ostolaskuja voi hakea SQL-kyselyllä, joka näyttää ostolaskut, joiden loppusumma poikkeaa tiliöityjen rivien summasta
SELECT tr_Laskuntunniste, Laskunnumero, tr_Summa, ol_Summa, Format(tr_Summa – ol_Summa,’0.00′) as Erotus FROM
(
SELECT Tiliöintirivit.Laskuntunniste AS tr_Laskuntunniste, Ostolaskut.Laskunnumero, Sum(Tiliöintirivit.Summa) AS tr_Summa,
Max(Ostolaskut.Summa) AS ol_Summa FROM Tiliöintirivit
INNER JOIN Ostolaskut ON Tiliöintirivit.Laskuntunniste = Ostolaskut.Laskuntunniste
WHERE (Trim(” & Debet <> ”) AND Debet <> ’****’) AND
[Laskun pvm] BETWEEN DateValue(’%1’) AND DateValue(’%2’)
GROUP BY Tiliöintirivit.Laskuntunniste, Ostolaskut.Laskunnumero
ORDER BY Val(” & Tiliöintirivit.Laskuntunniste)
)
WHERE Abs(Abs(tr_Summa) – Abs(ol_Summa)) > 0.01
Tilitoimisto
Yllä selostettu tekniikka soveltuu hyvin myös siihen tilanteeseen, jossa tilitoimisto hoitaa kirjanpidon mutta yrityksessä hoidetaan laskutus ja myyntireskontra.Yrityksessä haetaan pankista KTL-listaukset ja hoidetaan reskontra.
Reskontrasta tulostetaan reskontraan kirjausraporit, avointen laskujen kuukauden lopun tilanne sekä suoritusten listaus kuukauden jaksolta. Kun tilitoimisto saa vielä KTLlistaukset, saa tilitoimisto niiden perusteella tehtyä täsmäytyksen.
Tilitoimisto lukee pankista tiliotteet tai saa ne tiedostoina yrittykseltä. Ne voi tilitoimisto lukea automaattisesti kirjanpidon päiväkirjaksi. Kuukausittaista reskontran ja kirjanpidon täsmäytystä ei mielestämme voi jättää tekemättä.
