Kustannuspaikkaerittelyä käytetään, kun halutaan tarkastella yrityksen eri osia ja verrata niitä keskenään. Kustannuspaikkoja voivat olla esimerkiksi yrityksen eri toimipisteet, osastot, hankkeet, työntekijät tai urheiluseuran eri urheilulajit, jaostot tms.
Kustannuspaikkaerittelyn tekotapa valitaan tarpeen mukaan. Joissakin yrityksissä ei ole tarpeen tehdä minkäänlaista kustannuspaikkaerittelyä. Joissakin tapauksissa kustannuspaikkaerittely voidaan riittävästi ja kätevimmin toteuttaa muokkaamalla tilikarttaa siten, että jotakin tuotto- tai kululajia varten on kullekin kustannuspaikalle oma tili. Tilinpäätöksen tulostamista varten voi sitten olla kullekin kustannuspaikalle oma tilinpäätösrunko tai koko yrityksen tilinpäätösrunko voi olla ryhmitelty siten, että eri kustannuspaikkojen vertaileminen käy helposti.
Kun kustannuspaikkaerittelyn tarve on suuri, kannattaa käyttää ohjelman tarjoamia erityisiä kustannuspaikkaerittelytoimintoja. Niissä kunkin tositerivin Kustannuspaikka-sarakkeeseen kirjataan, mihin kustannuspaikkaan tapahtuma kuuluu.
Ohjelmassa on kaksi erilaista kustannuspaikkaerittelytoimintoa: nopea tuloslaskelmavertailu ja hitaampi mutta täydellisempi kustannuspaikoittaiset tietokannat luova toiminto.
Saat tulostettua kustannuspaikkojen tuloslaskelmat (ja taseet) rinnakkain paperille, ruudulle tiedostoon tai leikepöydälle valitsemalla Tiedosto | Kustannuspaikkaerittely | Tulosta tuloslaskelmat ja taseet.
Erittäin monipuolisia kustannuspaikkaerittelyjä ja muitakin seurantakohderaportteja saat erillisellä Asteri Johdon Raportointi -ohjelmalla.
Kustannuspaikka -toiminnon käyttö
Päiväkirjaan kirjattavat tositteet voidaan kohdentaa kustannuspaikoille kirjaamalla Kustannuspaikka-sarakkeeseen kustannuspaikan tunnus. Yksittäinen tositerivi voi kuulua useaan kustannuspaikkaan, koska ohjelma voi seuloa kustannuspaikat lukien Kustannuspaikka-sarakkeen tekstiä osina.
Erittele kustannuspaikat omiksi tilikausiksi
Aja kustannuspaikkaerittely omiksi tilikausikseen. Tiedosto | Kustannuspaikkaerittely | Erittele omiksi tilikausiksi
Vaihda tilikausi ja valitse sen kustannuspaikan tilikausi, josta haluat ottaa tarkempia raportteja, esimerkiksi pääkirjan kustannuspaikalta.
Yksityiskohtaisempi selostus
Kustannuspaikka voi olla 8 merkkiä pitkä. Myös erittelyt saa otettua kaikille merkkitasoille. Sekä numeroita että kirjaimia voi käyttää kustannuspaikkojen tunnuksia. Perinteisiä tapoja nimetä kustannuspaikkoja on esimerkiksi aa, bb, cc tai 1000, 1001, 1100, 1101, 1102 jne.
Asteri Kirjanpito-ohjelman kustannuspaikkaerittely mahdollistaa myös hyvin monimutkaiset ja laajat erittelyt. Käyttäessäsi 8-tasoista kustannuspaikkaa, voit eritellä esimerkiksi:
| Monesko merkki | Käyttötarkoitus esim 1 | Käyttötarkoitus esim 2 |
| 1 | Katu | Tytäryritys |
| 2 | Kaupunki | Suunnittelu |
| 3 | Kunta | Toiminnan ala |
| 4 | Lääni | Projekti |
| 5 | Maa | Toimipiste |
| 6 | Maanosa | Työmaa |
| 7 | Planeetta | Alihankkija |
| 8 | Galaksi | Toimenpide |
Ohjelman kannalta katsottuna kustannuspaikkoja ei ole pakko perustaa, vaan niille voi vain ryhtyä kirjaamaan tositteita. Halutessasi voit määrätä ohjelman tarkistamaan, onko syötetty kustannuspaikka olemassa. Määritys tehdään valinnalla Tiedosto | Kustannuspaikkaerittely | Määritä perustamispakko. Jos perustamispakko on päällä ja syötetään tuntematon kustannuspaikka, ohjelma huomauttaa tästä ja antaa mahdollisuuden perustaa ko. kustannuspaikan automaattisesti.
Kustannuspaikat voit perustaa valinnalla Tiedosto | Kustannuspaikkaerittely | Perusta kustannuspaikkoja.
Kuukausittain tai tilikausittain voidaan ajaa Kustannuspaikkaerittely-toiminto. Siinä ohjelma tutkii, mitä kustannuspaikkoja on käytetty, ja perustaa kullekin kustannuspaikalle oman tietokannan, johon kustannuspaikan tapahtumat seuloutuvat. Erittely kysyy, mistä merkistä mihin merkkiin jaottelu tehdään.
Erittely 1. merkistä 2. merkin matkalta luo kaksi kustannuspaikkaa: aa ja bb
Erittely 1. merkistä 4. merkin matkalta luo neljä kustannuspaikkaa: aa, bb, aacc, bbcc
Erittelyn perusteella ohjelma muodostaa kullekin kustannuspaikalle oman tilikauden. Itse pääkirjanpito pysyy koskemattomana.
Kustannuspaikoille syntyneitä tietokantoja voi käsitellä kuin ne olisivat kirjattuja kokonaisia yrityksiä. Niistä saadaan samat tulosteet kuin koko yrityksen kirjanpidosta, jopa ALV-tulosteet kustannuspaikoittain. Tilinpäätöstulosteisiin voidaan valita kustannuspaikkoja vertailukausiksi (päiväkirjassa Tulosta | Tilinpäätöstulosteet tai Tulosta | Projektituloste).
Kustannuspaikka -tilikausien päivittäminen
Kustannuspaikkaerittelytoiminnossa ohjelma luo kutakin kustannuspaikkaa varten oman tilikausitietokannan, poimii sinne asiaankuuluvat tositteet ja tekee kustannuspaikkakohtaiset ALV-kirjaukset.
Kustannuspaikkojen tietokannat ohjelma nimeää lisäämällä koko yrityksen tietokannan nimen perään kustannuspaikan tunnuksen. Yrityksen omiin tietoihin ohjelma kirjoittaa tilikaudeksi kp: kustannuspaikan tunnus / koko yrityksen tilikausi.
Käsin tehdyt muutokset kustannuspaikkatilikausiin eivät päivity pääkirjanpitoon. Suosittelemme tekemään muutokset pääkirjanpitoon/tilikauteen ja ajamaan uudelleen kustannuspaikkakerittelyn.
