Jos käytössäsi on pankkiyhteysohjelma, jolla saat noudettua pankkitilille saapuneiden viitesuoritusten konekielisen tapahtumaluettelon, voit kirjata ko. suoritukset myyntireskontraan käyttäen avointen laskujen ikkunan toimintoa Tiedosto|Kirjaa KTL.
Pankkiyhteysohjelmalla haetaan viitesuoritusten konekielinen tapahtumaluettelo KTL. Pankkiyhteysohjelmassa annetaan sille nimi ja paikka minne se lähetetään.
Reskontralle määritellään tuo sama paikka mistä reskontra käy aikanaan lukemassa KTL:n. Määritys tehdään toiminnolla Määritä|Perustiedot (reskontra), KTL-välilehdellä. Samalla voit määritellä mm. korkoprosentin ja huomautuskulujen määrän sekä pankkitilit.
Vaikkei Sinulla olisikaan pankkiyhteysohjelmaa eikä pankin kanssa eräsiirtosopimusta, voit saada saapuneet maksut KTL-muotoisena aineistona verkkopankista maalaamalla ja kopioimalla, jos käytät Asteri-tuoteperheen erikseen maksullista lisäohjelmaa ’Tapahtumat netistä Asteriin’.
KTL:n paperitulosteet ja samaviitteisten kohdistuksen voit määritellä avointen laskujen ikkunan toiminnolla Määritä|KTL:n paperitulosteet ja samaviitteisten kohdistus. Jos laitat ruksin kohtaan ”asiakaskohtainen viitenumero (viitenumero=asiakasnumero)”, ohjelma kirjaa samassa ktl:ssä samalla viitteellä tulleet suoritukset avoimiin laskuihin vanhemmuus-järjestyksessä.
Reskontran perustietojen ktl-välilehdellä voit määrittää, minkä suuruinen maksuvajaus ehdotetaan suoraan kassa-alennukseksi ktl:n kirjaamisessa. Ohjelma valitsee syöttämistäsi euro- ja prosenttimäärästä sen, kumpi on kulloinkin suurempi.
Tiedosto|Kirjaa KTL-toiminto käsittelee ktl:n vaiheittain:
1) Valitse pankki, jolloin ohjelma tietää etsiä ktl-tiedostoa ko. oletushakemistosta
2) Syötä käsiteltävän ktl-tiedoston nimi tai valitse se kaksoisnäpäytyksellä
3) Ohjelma näyttää alkuperäisen ktl:n suorituksen selväkielisinä. Paina Jatka (Leikepöydälle-painikkeella saat tiedot leikepöydälle).
4) Ohjelma siivoaa ktl:stä kokonaan pois oikaisutapahtumat ja epäonnistuneet maksutapahtumat. Lisäksi ohjelma tutkii, mille viitesuorituksille ei löydy vastinetta reskontrasta. Näitä ohjelma ei kirjaa automaattisesti reskontraan vaan tulostaa paperille, jonka perusteella voit itse käsitellä ne.
5) Ohjelma näyttää jäljelle jääneen kirjausvalmiin ktl:n. Paina Jatka.
6) Ohjelma yhdistelee myyntireskontrassa vallitsevan tilanteen ja ktl:n viitesuoritukset kirjausehdotuksiksi. Ehdotuksen muodostus logiikkaan voit vaikuttaa myyntireskontran perustietojen KTL-välilehdellä olevien määräyksiä muuttamalla.
7) Ohjelma näyttää kirjausehdotuksen. Tässä vaiheessa voit vapaasti muutella summia, jotka kirjataan kohtiin suoritusta, kassa-alea, korkoa, perintäkuluja.
8) Kun olet tyytyväinen ruudussa näkyvään kirjausehdotukseen, paina Kirjaa reskontraan, jolloin ohjelma kirjaa tapahtumat reskontraan ja tulostaa paperille vastaavat raportit.
9) Lopuksi saat valita, mitä tehdään käsitellylle ktl-tiedostolle. Jos säilytät sen, jokin pankkiyhteysohjelma voi ehkä tuoda seuraavat viitesuoritukset samaan tiedostoon entisten perään, jolloin vanhat suoritukset tulevat yhä uudestaan. Jos taas tuhoat ktl-tiedoston ja jos ktl:n kirjautumisessa on jotakin häiriötä, et saa aineistoa kokeiltua enää uudelleen ellet soita pankkiin ja pyydä saada aineistoa uudelleennoudettavaksi. Suositus on, että siirrät ktl-tiedoston toiselle nimelle, jolloin ei ole vaaraa suoritusten kahdentumisesta eikä aineiston häviämisestä. Valitse toiseksi nimeksi jokin, joka kerta vaihteleva nimi, esimerkiksi c:\varmuus\050904.ktl (tehty siis päivämäärällä 4.9.2005)
Toimintoa suorittaessaan ohjelma ei muuttele varsinaista alkuperäistä ktl-tiedostoa, vaan se säilyy ennallaan.
Toiminnon voit keskeyttää missä tahansa vaiheessa painamalla Keskeytä-painiketta. Tällöin reskontra säilyy sellaisena kuin se oli ennen toiminnon käynnistämistä. Todelliset muutokset varsinaiseen reskontraan kirjautuvat vasta kun hyväksyt kirjausehdotuksen painamalla ko. ikkunan Kirjaa reskontraan -painiketta.
Reskontraan kirjaamisen ja paperille tulostamisen yhteydessä ohjelma tekee myös levylle raporttitiedoston, esim. c:\winls\xxx\ktlrapo.txt. Tästä on hyötyä, jos paperitulostus on epäonnistunut tai haluat muusta syystä raportin uudelleen. Tällöin voit käsitellä ko. tiedostoa jollain tekstinkäsittelyohjelmalla.
KTL:n kirjaaminen moneen yritykseen
Saapuvien viitemaksujen konekielinen tapahtumaluettelo KTL saattaa joskus sisältää monelle eri laskuttajayritykselle tulleita suorituksia.
Voit kirjata koko tiedoston yhdellä ja samalla ajolla siten, että Asteri Laskutus kohdistaa suoritukset juuri niihin laskutusyrityksiin, joihin ne kuuluvatkin.
Yritysluettelo-ikkunassa on toiminto KTL|Kirjaa moneen yritykseen.
Ohjelma kohdistaa KTL-tiedostossa olevan kunkin pätkän siihen yritykseen, jonka perustiedoista löytyy suomalainen tai IBAN-pankkitilinumero, joka on sama kuin ko. erän ensimmäisellä 3-alkavalla rivillä 2. merkistä alkava 14 merkin mittainen tilinumero.
