Pankkiyhteysohjelman avulla voit saada saapuvat viitemaksut konekielisenä tapahtumaluettelona (KTL). Tämän avulla voit kätevästi kirjata ison joukon suorituksia kerralla vuokrareskontraan.
KTL kirjataan Taloyhtiöt-ikkunan toiminnolla Saapuvat|Lue palaute-KTL.
Ohjelmalla on kolme erilaista menetelmää sen tunnistamiseksi, mistä taloyhtiöstä on kyse:
- pelkkä viitenumero
- palvelutunnus, joka sijaitsee ktl-tiedostossa nollalla alkavan rivin 14. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta
- palvelutunnus (24,9), joka sijaitsee ktl-tiedostossa nollalla alkavan rivin 24. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta
Vaihtoehtoa 1. voit käyttää, jos kullakin taloyhtiöllä on toisistaan poikkeavat viitenumerot eli jos olet määrittänyt taloyhtiöiden perustietoihin kullekin yksilöllisen viitenumeron alkuosan.
Jos eri taloyhtiöillä on samoja viitteitä, Sinun on käytettävä vaihtoehtoa 2. tai 3. ja syötettävä taloyhtiön perustietoihin vastaava palvelutunnus. Palvelutunnuksen määrää pankki ja se voi olla Y-tunnus etunollin ilman väliviivaa tai jokin muu yhdeksännumeroinen tunnus. Jos et löydä sitä muuten, voit katsoa avaamalla Muistio (Notepad) -ohjelmaan ktl-tiedoston. Palvelutunnus löytyy nollalla alkavilta riveiltä joko 14. merkistä tai 24. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta.
Vaihtoehtoa 2. voit käyttää silloin, kun 14. merkistä alkava numerosarja on kaikilla hoitamillasi taloyhtiöillä erilainen. Tällöin Sinun on ilmoitettava taloyhtiön perustiedoissa Palvelutunnus: KTL:ssä -kohdassa tuo 14. merkistä alkava yhdeksännumeroinen numerosarja.
Usein kuitenkin 14. merkistä alkaa isännöitsijätoimiston tai muun ’välittäjänä’ toimivan yhteisön tunniste ja vasta 24. merkistä alkaa se palvelutunnus, joka yksilöi kunkin taloyhtiön. Silloin voit käyttää vaihtoehtoa 3. Tällöin Sinun on ilmoitettava taloyhtiön perustiedoissa Palvelutunnus: KTL:ssä -kohdassa tuo 24. merkistä alkava yhdeksännumeroinen numerosarja.
Kohtaan Saapuvat|Lue palaute-KTL|Asetukset voit määrittää jopa 5 eri pankkiohjelman polut valmiiksi ehdotuksiksi ja ktl:ää kirjattaessa ohjelma antaa Sinun valita ko. vaihtoehdoista. Eri pankkien hakemistopolkujen määrittelyt löydät joko pankkien papereista tai soittamalla pankkiin.
Asetukset-kohdassa voit myös määrittää, näytetäänkö kaikki välivaiheet kuvaruudulla ja tulostetaanko raportit paperille. Näyttäminen ja tulostaminen on varmasti hyvä idea ensimmäisillä käyttökerroilla. Sitä mukaa kuin asiat näyttävät menevän kohdalleen, voit näppäilyvaivaa ja paperia säästää jättämällä näyttämättä ja tulostamatta.
Huom! Tärkeä määritys on ’kirjaa vain, jos suoritus on tarkalleen sama kuin avoin tavoite’. Sen avulla voit valita, haluatko tarkistaa jokaisen poikkeuksellisensuuruisen suorituksen ja kirjata sen sitten käsin, vai haluatko kaikkien suoritusten menevän sellaisenaan automaattisesti reskontraan.
Kohdistuksen aluksi ohjelma kysyy ktl-tiedoston polkua ja nimeä. Etsi oikea tiedosto oikeasta hakemistosta. Paina OK: Ohjelma kirjaa nyt saapuneet suoritukset vuokrareskontraan.
Asetuksistasi riippuen ohjelma näyttää erilaisia välivaiheita, joista voit edetä painamalla ENTERiä.
KTL:n asetuksissa on määritysmahdollisuus (oletuksena päällä): ”Vaikka taloyhtiössä olisi vain yksi seurantajakso, pyydä valitsemaan seurantajakso ja anna mahdollisuus ohittaa taloyhtiö”.
Samoin voit valita, käytetäänkö suorituspäivänä kirjauspäivää vai maksupäivää.
KTL:n kirjaamisessa: jos vastaat, että et halua ”Seuraavat suoritukset eivät täsmänneet avoimeen summaan” -listaa heti paperille, se tulee ruudulle Muistioon, josta voit halutessasi tulostaa sen valitsemallasi fonttikoolla yms.
Huom! Lopuksi ohjelma kysyy, mitä tehdään käsitellylle KTL-tiedostolle. Se kannattaa esimerkiksi tuhota tai tallentaa toiselle nimelle, koska pankkiyhteysohjelma saattaa tuoda uudet viitesuoritukset saman vanhan tiedoston jatkeeksi, jolloin jo kirjatut suoritukset tulevat kahteen kertaan kirjatuiksi reskontraan.
