Koirilla on jonkin uskomuksen mukaan tapana syödä lasten kotitehtävät, mutta joskus erehdyksessä myös yrityksen kuitit voivat joutua tuhon kitaan. Kuitin tuhouduttua tai kadottua se tulee laatia itse, sillä yritystoimintaan liittyvistä ostoista kuitti täytyy aina olla.
Kuitti toimii kulu- tai menotositteena, riippuen kuitista ja tapahtumasta. Kirjanpitolaissa on määritetty, että mikäli tapahtumaa ei saada todennettua ulkopuolisella tositteella, se todennetaan itse laatiman tositteen perusteella.
On kolme asiaa, jotka määrittävät puuttuvaa kuittia:
1. Kirjanpitolaki: kirjanpidon tositevaatimukset
2. Alv-laki: arvonlisäveron vähennysoikeus
3. Verotus: oikeellinen kuva ja tapahtumien yksiselitteisyys
Kuitin tarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa on olemassa laki, joka määrittää, että kuitti pitää antaa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta. Tällaisia poikkeuksia ovat esimerkiksi torikauppiaat.
Mitä kuitissa pitää olla?
Kuitista eli kirjauksesta on käytävä ilmi, mitä, mistä ja milloin on ostettu, hinta ja miten osto liittyy liiketoimintaan.
Kirjauksesta on myös käytävä ilmi, kuka on laatinut kuitin, ja siinä on oltava allekirjoitus ja päiväys sekä selitys, miksi alkuperäinen kuitti puuttuu.
Lisää aiheesta kertoo kirjanpitolain 2 luku 5 §.
Voinko joutua tästä vaikeuksiin?
Arvonlisäverolaissa on määritetty, minkä tyyppinen kuitti pitää olla, jotta arvonlisäverovähennys on oikeutettu. Itselaadittu kulutosite ei täytä lain määräämiä asetuksia, joten alv:ia ei voi vähentää itse laaditun tositteen perusteella. Näissä on oltava huolellinen, ettei tee vähennyksiä yrityksen arvonlisäveroista. Tähän tilintarkastaja puuttuu aina.
Mikäli sattuisi niin, etteivät ostot varsinaisesti liity liiketoimintaan, verottaja mieltää ne henkilökohtaisiksi ostoiksi, jolloin ne mielletään palkaksi, joka taas maksetaan korkojen kanssa takaisin.
Itsekirjoitettuja kuitteja ei kuitenkaan tarvitse hävetä, kuittien katoamisia sattuu kaikille! Niiden suhteen käytetään olennaisperiaatetta, eli jos kadonneita kuitteja on vähän, eivätkä ne ole summilta olennaisia, voidaan verotarkastuksessa todeta, etteivät ne olleet olennaisia. Itse kirjoitetut tositteet kuitenkin heikentävät kirjanpidon luotettavuutta, ja on aina harmi, ettei arvonlisäveroa saa niistä ostoista vähentää.
Tilintarkastaja, esimerkiksi Tiliextra, on hyvä ensilinjan henkilö kyselemään kuitteja ja huomauttamaan puutteellisista kuiteista.
Mitä kirjanpitolaki sanoo kuittien säilyttämisestä?
Kuitit pitää säilyttää 6 vuotta verovuoden päättymisestä, tosin tähän on tietysti poikkeuksiakin. Vaikkapa tuetut projektit, jolloin kuitit säilytetään esimerkiksi rahoittajia varten pidempään, tai tuotantokone, joka on käytössä 10–15 vuoden ajan, jolloin kuitit on hyvä säilyttää pidempään.
Kuitin ei tarvitse olla perinteinen paperinen. Kännykällä otettu kuva ja sen PDF-tallennus riittää hyvin.
Mitä jos koiralla on toistuvasti nälkä ja kuitit puuttuvat usein?
Kuitin voi saada usein myös jälkikäteen pyytämällä. Tyypillinen puuttuva kuitti on hotellikuitti, joka maksaessa on unohtunut tiskille, jolloin hotellilta pyydetään kuitti uudestaan.
Sähköiset kuittijärjestelmät ovat myös hyviä ratkaisuja tähän pulmaan. Silloin korttiostojen perusteella sähköisen kuitin saa mobiiliapplikaatioon. Myös näppärä tapa varmistaa kuitin säilytys on ottaa valokuva kuitista.
Onko koirilla jotain erityisen hyvin maistuvaa kuittityyppiä, himoitsevatko ne enemmän vuokrakuitteja vai markkinointikulujen kuitteja?
Riippuu toki koirasta, henkilöstä ja liiketoiminnasta. Joskus hyvällä mielellä on ostettu jotain, mikä ei ehkä ihan ole laskettavissa yrityksen kuluksi, jota häpeissään yritetään peittää ja pakoilla. Näissä tapauksissa on helpompaa nostaa käsi ylös virheen merkiksi ja maksaa kuittia vastaava summa yrityksen tilille. Jotta kuitit ja muut tarvittavat aineistot pysyvät helpommin tallessa, sähköinen kirjanpito voi olla avain onneen!
