Yleisesti sähköisellä kirjanpidolla tarkoitetaan sitä, että aineistot, joita kirjanpito-ohjelmaan tulee, ovat sähköisessä muodossa. Jo 70-luvulla ruvettiin puhumaan sähköisestä kirjanpidosta paristokäyttöisten nauhalaskinten yleistyttyä. Kun suomalainen innovaatio TITO eli tiliote tositteena tuli pankkeihin 90-luvulla, mullisti se koko kirjanpitomaailman. Voimmekin todeta, ettei 2000-luvulla ole keksitty pyörää uudestaan, vaan ainoastaan ymmärretty se, ettei ole järkevää tehdä paperilla, kun on mahdollisuus tehdä myös sähköisenä.
Vasta nyt on kuitenkin lainsäädännössä ruvettu puuttumaan siihen, että kaikkien toimittajien pitäisi mahdollistaa verkkolaskujen lähettäminen.
Kuinka kallista on siirtyä täysin sähköiseen kirjanpitoon?
Tositteet, paperiset kuitit ja niiden muokkaaminen sähköiseen muotoon voi muodostua ongelmaksi. Tiliotteessa, jossa näkyy tapahtuma, ei käykään ilmi mitä on ostettu, joten tarvitaan kuitti siitä, mitä on ostettu. Tämä on ollut suurin tulppa, miksi taloushallinto ei ole sähköistynyt. Nyt kuitenkin sähköiset kuitit ovat alkaneet yleistymään.
Tyypillisesti sähköisessä kirjanpidossa jokaisesta aineistosiirrosta eli transaktiosta menee veloitus. Aina kun lähetetään verkkolaskuja, pankki ottaa maksun ja ohjelmistot saattavat ottaa lisäksi vielä oman maksun.
Kuukausimaksut saattavat mennä pienillä toimijoilla niin suuriksi, ettei niihin ole varaa. Tästä syystä pienyrittäjille on käynyt hyvin paperinen kirjanpito, johon on Asterilla kehitetty ratkaisuksi Tapahtumat netistä -ohjelma. Siinä pystytään hyödyntämään mappikirjanpidon ja sähköisen kirjanpidon parhaat puolet.
Maailmalla on vielä paljon jäänteitä paperisesta ajasta. Mappikirjanpito sopii hyvin sellaisille käyttäjille ja yrityksille, joilla ei ole kaikki aineisto vielä sähköisenä. Kuittien valokuvaus ja skannaus on kallis ja aikaa vievä operaatio. Isoilla toimijoilla on mahdollisuus tehdä kaikki sähköisesti, pienemmillä ei välttämättä ole.
Miten hyvin dataa voi hyödyntää?
Tapahtumat netistä -ohjelmalla tulkitset verkkopankista noudetun PDF- tai HTML-tiliotteen Asteri Kirjanpitoon. Ohjelma on erityisen kätevä sellaisten kirjanpitojen tekemiseen, jotka perustuvat pankin tiliotteeseen ja joista asiakas toimittaa nettipankista lataamansa tiliotteen PDF- tai HTML-muodossa.
Samalla toimintaperiaatteella voit tulkita lähes kaikki sähköisesti noudetut aineistot, kuten HTML, TITO, CSV, TXT ja niin edelleen.
Ohjelma toimii leikkaa-liimaa-periaatteella ja tekee itse valmiiksi tiliöityä kirjanpitoaineistoa. Ohjelma osaa tunnistaa riveiltä tekstit ja ymmärtää niiden perusteella, onko kyseessä otto vai pano, tietää mille tilille se täytyy tiliöidä ja osaa laittaa summan oikeaan paikkaan.
Tapahtumat netistä -ohjelman käyttö säästää käyttäjiensä rahaa, koska pankille ei tarvitse maksaa kuukausimaksuja eikä aineistoprovisioita. Näin pystytään hyödyntämään mappikirjanpidon ja sähköisen kirjanpidon välimaastoa, sillä aineistot ovat paperilla, mutta ohjelma pystyy ne jalostamaan laadukkaammaksi sähköiseksi materiaaliksi. Muilla toimijoilla ei vielä vastaavaa mappi- ja sähköisen kirjanpidon yhdistävää ominaisuutta ole!
Riittävätkö IT-taitoni sähköiseen kirjanpitoon?
Sähköisen kirjanpidon käyttöönotto ja vaadittavat IT-taidot riippuvat siitä, onko aineistoa vain sähköisesti vai myös paperisena. Jos paperia on paljon, niiden kuvaaminen ja muu sähköiseen muotoon jalostaminen vaatii aikaa – joskaan ei erityisiä taitoja.
Asterin laskutusohjelmassa voi painaa yhtä nappia, jolloin ohjelma hakee laskun saajan Y-tunnuksen perusteella tiedon, ottaako vastaanottaja vastaan paperilaskun, PDF-laskun vai verkkolaskun. Samasta napista painamalla ohjelma osaa lähettää laskun tulostuspalveluun tai lähettää laskun PDF:nä tai verkkolaskuna, eikä käyttäjä välttämättä edes tiedä missä muodossa lasku lähti. Ohjelma hoitaa sen puolestasi! Asteri-tuoteperhettä on kehitetty lähes 40 vuotta, joten ominaisuuksia on kertynyt jo melkoisesti. Laajennettavuutta löytyy laidasta laitaan!
Pysyvätkö tietoni turvassa sähköisessä muodossa?
Sähköisessä maailmassa ohjelmia tarjotaan kahdella mallilla; joko omalla koneella/serverillä, jolloin vain heillä, joilla on pääsy koneellesi pääsevät ohjelmiin. Tai ohjelma on pilvipalvelussa, jolloin kaikilla pilven käyttäjillä on mahdollisuus päästä tietoihin. Kun tiedot ovat omalla koneella, pystyt itse hallinnoimaan täysin sitä, kuka konettasi käyttää. Mutta jos aineistot ovat pilvessä, et koskaan voi olla täysin varma, missä ne ovat ja kuka tietoihin pääsee käsiksi.
Turvallisuuteen vaikuttaa moni muukin asia kuin se, missä tiedostot ovat. Tärkeässä roolissa on myös tapa, jolla aineistot siirretään. Siirretäänkö ne sähköpostilla, pankin yhteysohjelmaa pitkin vai viedäänkö aineistot itse perille kenkälaatikossa? Jokainen toimitustapa tuo oman riskinsä. Kaikkein varminta on, kun itse näet ja pystyt hallinnoimaan aineistoa.
Tietoturvallisuus on myös paljon meidän käyttäjien käsissämme. Huolettomasti tallennetut salasanat sekä nettikahvilan suojaamattoman nettiyhteyden käyttö on aina turvallisuusriski.
Asteri ohjelmia on mahdollista käyttää jopa täysin irrallaan verkosta ja ohjelman päivitykset voidaan toimittaa CD-levyllä. Nämä ovat yleensä käytössä erittäin korkean luokan turvallisuutta vaativilla yrityksillä!
Kuittien säilytys
Kuittien säilytyksestä määrää kirjanpitolaki. Laissa määritelty säilytysvelvollisuus on sama, olivatpa kuitit sähköisenä tai paperisena. Jos kuitit ovat sähköisenä, laki vaatii, että ne ovat tallennettuna kahteen eri paikkaan. Laissa on myös määritelty, että tositeaineistoa on säilytettävä kuusi vuotta ja tilinpäätösaineistoa kymmenen vuotta. Jos pystyt aukottomasti varmistamaan, että kuitit ovat sähköisesti tallessa, sinun ei tarvitse säilöä paperisia kuitteja ollenkaan.
