Yhdistyksen varsinaisessa kokouksessa on yleensä äänivalta jäsenmaksunsa maksaneilla jäsenillä. Sen johdosta kokouksessa on hyvä olla käsillä aakkosjärjestyksessä oleva luettelo jäsenmaksujen maksuista.
Asteri kirjanpito-ohjelmassa on mahdollisuus järjestää päiväkirja halutun kentän perusteella. MUOKKAA | JÄRJESTÄ PÄIVÄKIRJA – …
Toimitaan esimerkiksi niin että: Kirjanpitoa tehtäessä selitteeksi kirjataan SUKUNIMI ETUNIMI. Jokaisen jäsenen maksu kirjataan omana rivinään jäsenmaksutilille. Kun tarvitaan aakkostettu lista niin päiväkirja järjestetään selitteen mukaiseen aakkosjärjestykseen.
Otetaan tuloste jäsenmaksutilin tapahtumista. Siinä on jäsenmaksut aakkosjärjestyksessä. TULOSTA- TILINTAPAHTUMAT JAKSOLTA …
Lopuksi järjestetään päiväkirja takaisin tositenumeron mukaiseen järjestykseen. Kun koko tilikausi on yhdessä päiväkirjassa, niin saadaan hetkessä koko tilikaudelta listaus. Jos tilikaudessa on useita päiväkirjoja, niin jokaisesta voidaan ottaa tuloste erikseen. Voi myös tehdä ”aputilikauden” johon yhdistetään jokainen tehty päiväkirja yhdeksi päiväkirjaksi. Sillä tavalla saadaan koko tilikauden kaikki jäsenmaksut aakkosjärjestyksessä yhteen listaan.
Lisäksi kommenttina, että jos tekee kirjanpidon sähköiseksi tositteineen TULOSTA – TILIKAUSITULOSTE (HTML)…, niin kirjauksen on silloinkin lain mukaan perustuttava tositteeseen. Jokaisen jäsenmaksun tallettaminen omaksi tiedostokseen on tavattoman työlästä. Jäsenmaksujen tositteena voi yleisesti käyttää tiliotetta.
Kirjanpitolain 2. luvun 5 § määrittelee:
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. (30.12.2015/1620)
”Selite 2” kohtaan voisi kaikkiin kirjoittaa esimerkiksi ”jäsenmaksu 2021”. Tilikauden päätteeksi voi tulostaa yhden sen nimisen tositteen, pdf muotoon. Siihen laitettaisiin jäsenmaksukirje, vuoden tiliotteet ja jäsenmaksujen tilin listaus. Silloin HTML tulosteesta kaikki jäsenmaksut aukeavat selite 2:n linkin perusteella. Kirjaukset ovat myös täsmällisesti kirjanpitolain mukaisia.
