Tässä ohjeessa kuvataan toimintamalli, jolla asukkaiden e-laskuosoitteet ja suoramaksu toimeksiannot jatkuvat muuttumattomina, vaikka isännöitsijätoimisto vaihtuu. Jos taloyhtiö vaihtaa samassa yhteydessä myös pankkia tai verkkolaskuoperaattoria, on muistettava, että muutossanomat tulee lähettää vanhan pankin kautta.
Ohje perustuu Finanssiala ry:n e-laskun siirtotiedostotyöryhmän muistioon.
Laskuttajailmoitus (FinvoiceSenderInfo)-sanoman avulla taloyhtiö ilmoittaa taloyhtiön asukkaille tarjoavansa e-laskua ja suoramaksua. Laskuttajailmoitukset lähetetään kaikkiin e-laskupalvelua tarjoaviin pankkeihin. Taloyhtiöllä tulee olla sopimus e-laskujen ja suoramaksujen lähettämisestä pankkinsa kanssa. Lisäksi isännöitsijätoimistolla on sopimus pankin kanssa siitä, että toimisto voi lähettää ja noutaa taloyhtiön aineistoa.
Taloyhtiön tiedot laskuttajailmoituksella eivät muutu isännöitsijän vaihtuessa
Vanha isännöitsijä antaa alkuperäisen laskuttajailmoituksen tiedot (tiedoston) uudelle isännöitsijälle (kts. malli ohjeen lopussa).
- Tarvittavia tietoja ovat:
- Verkkolaskuosoite
- Verkkolaskuoperaattori (jakajapankki)
- Laskutusaiheen koodi
- Käytetty vastiketili (tilit)
Vanha isännöitsijä pyytää pankkia poistamaan taloyhtiön e-laskupalvelut isännöitsijä-toimiston sopimuksesta vasta, kun uusi isännöitsijä on saanut kaikki tarvittavat laskuttajailmoituksen tiedot sekä yhtiön asukkaiden verkkolaskuosoitteet, jotta vastikkeiden keräämiseen ei tule katkoksia.
Uusi isännöitsijä sopii taloyhtiön pankin kanssa taloyhtiön e-laskupalvelun liittämisestä isännöintitoimiston sopimukseen.
Taloyhtiön tiedot muuttuvat – Laskuttajailmoituksen muutostarpeet
Mikäli seuraavat tiedot muuttuvat, on laskuttajailmoituksesta lähetettävä
muutosilmoitus (Change-sanoma) pankkeihin:
- Taloyhtiön verkkolaskuosoite ja/tai välittäjäpankki muuttuu
- Taloyhtiön tilinumero muuttuu
- Taloyhtiön osoitetiedot (c/o isännöitsijätoimiston
- osoite) muuttuu
- Laskutusaiheen nimi halutaan muuttaa (esim. Vastike, vuokra, käyttökorvaus
- tai asumisenmaksut)
- e-lasku/suoramaksupalvelu halutaan lopettaa
Taloyhtiön voimassa olevaa laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa.
Vanhan isännöitsijän tehtävät ennen taloyhtiön luovutusta
Laskuttajailmoituksen muutokset pitää aina lähettää siitä verkkolaskuosoitteesta ja verkkolaskuvälittäjän kautta kuin mistä voimassa oleva laskuttajailmoitus on lähetetty. Siksi vanhan isännöitsijätoimiston pitää lähettää laskuttajailmoituksen muutosilmoitus (change-sanoma), jolla voimassa oleva laskuttajailmoitus siirretään uudelle isännöitsijälle.
Kun taloyhtiön verkkolaskuosoite ja/tai välittäjäpankki muuttuvat, on vanhan isännöitsijän lähetettävä laskuttajailmoituksen muutos pankkiin. Sanomalla kerrotaan uuden isännöitsijän välittäjäpankki ja tarvittaessa uusi verkkolaskuosoite.
Taloyhtiön verkkolaskupalvelua ei saa lopettaa, ennen kuin uusi isännöitsijä on saanut laskuttajailmoituksen tiedot ja mahdollisuuden hallinnoida laskuttajailmoitusta. Lisäksi uudelle isännöitsijälle on annettava asukkaiden verkkolaskuosoitteet, väittäjätiedot sekä laskutustapa (e-lasku/suoramaksu), jotta vastikkeiden kerääminen jatkuu katkeamattomana.
HUOM! Laskuttajailmoituksen poisto (Delete-sanoma) lopettaa kaikki voimassa olevat e-lasku ja suoramaksutilaukset, jolloin asukkaat joutuvat tekemään vastaanottoilmoitukset ja suoramaksutoimeksiannot uudelleen.
Uusi isännöitsijä voi tehdä lisää muutoksia laskuttajailmoitukseen
Muutoksen jälkeen voi uusi isännöitsijätoimisto tehdä muut tarvittavat muutokset (tilinumerot yms.) lähettämällä laskuttajailmoituksen muutoksen. Muutos päivitetään käyttäen voimassaolevan laskuttajailmoituksen tietoja
Taloyhtiön tilinumero tulee antaa vanhana ja uutena (vaikka ei vaihdu) kun lähetetään laskuttajailmoituksen muutosilmoituksen Change-sanoma.
Muuta huomioitavaa
Taloyhtiön ja asukkaiden osoitteet pitää olla oikein Finvoice-sanomilla. Puutteelliset tiedot hylkäävät Laskuttajailmoitukseen ja e-lasku/suoramaksu aineiston.
Kaikissa osoitekentissä tulee olla tietoa
- Nimi 2-70 merkkiä
- Katuosoite 2-35 merkkiä
- Postitoimipaikka 2-35 merkkiä
- Postinumero 2-35 merkkiä
Pelkkä sähköpostiosoite ei riitä.
HUOM! Kuluttajan verkkolaskuosoite ei ole tilinumero, joten sitä ei tule käyttää maksamisessa.
Ohjelmistojen palvelut
Isännöitsijäsovelluksia tarjoavat ohjelmistotalot ovat sopineet siitä, että taloyhtiön asukastiedot, verkkolaskuosoitteet ja laskutustavat voidaan tulostaa uudelle isännöitsijätoimistolle. Kysy omalta ohjelmistotoimittajalta lisätietoja.
Malli tulosteesta
Lisätietoa
