Viitenumerot -ikkunaan ohjelma määrittelee viitenumerot. Viitenumero yksilöi maksajan ja huoneiston. Sen alkuosa määritellään taloyhtiön tiedoissa (Määritä|Perustiedot) kohdassa ”Viitenumeron alku (esim. 2 numeroa)”. Sen loppuosa muodostuu huoneiston tunnuksesta, maksajan ID:stä ja tarkisteesta.
Viitenumerona voi käyttää myös vapaasti omaa numerointia, esim. pankista saadun luettelon mukaisesti. Tällöin viitenumerot vain syötetään käsin. Ohjelma käyttää viitenumeroa kohdistaessaan saapuneita suorituksia reskontrassa tai konekielistä tapahtumaluetteloa kirjattaessa. Valitse Huoneistotilassa Määritä|Viitenumerot, laita ikkunaan ruksi, jotta ohjelma ei yritä muuttaa niitä väkisin.
Huom! Älä lisää taloyhtiön yksilöivää viitenumeron alkuosaa jälkikäteen niihin viitenumeroihin, jotka ohjelma on muodostanut. Tällöin viitenumeron viimeinen merkki eli tarkiste menee todennäköisesti väärin ja pankkien maksuliikennejärjestelmät hylkäävät kyseisenlaiset viitteet eikä ko. laskuja pysty maksamaan.
RF-viite
RF-Viite ei juurikaan ole käytössä. Käytä jatkossakin suomalaista viitenumeroa aivan entiseen tapaan. RF-Viitettä on syytä käyttää vain erityisen syyn vallitessa. Siirtyminen RF-Viitteeseen kannattaa tehdä jossakin seurantajakson vaihtumistilanteessa.
Siirtyminen yhtenäiseen euromaksualueeseen SEPAan eteni 1.12.2010 alkaen siten, että laskussa voi olla perinteisen suomalaisen viitenumeron sijasta kansainvälinen RF-viite, joka voidaan välittää maksajalta saajalle myös valtionrajat ylittävissä maksuissa.
RF-viite muodostuu esim. kansallisesta viitteestä, jonka eteen tulee kirjaimet RF ja kahden numeron pituinen tarkiste. Paperitulosteissa RF-viite esitetään vasemmalta alkaen neljän merkin pituisissa ryhmissä.
esim. suomalainen viitenumero 13 57914 vastaava RF-viite on RF95 1357 914
Voit valita seurantajaksokohtaisesti, tallentuuko isännöintitietokantaan viitenumero suomalaisessa vai RF-muodossa.
Seurantajaksoa perustettaessa
Tai myöhemmin Valitse Määritä|Viitemuoto (RF vai suomalainen) -toiminnolla:
Jos muutat viitemuodon määritystä, ohjelma ehdottaa muodostavansa laskurivien ja viitenumerot-taulukon viitteet uudelleen. HUOM! Tätä ei kannata tehdä, jos olet jo saanut maksuja aiemmin maksajille lähetetyillä tilisiirroilla, koska Suoritusrivit-taulukkoon jää vanha viitemuoto kun taas Laskurivit-taulukkoon tulee uusi viitemuoto, mikä haittaa mm. tiliotteen tulostusta ja tarkistustoimintojen ajamista.
Määritä|Viitenumerot (omat/ohjelman muodostamat) -toiminnolla saat säädettyä viitenumeron muodostuksen myös pois päältä, jos haluat esim. syöttää viitenumeron sellaisenaan huoneistotilan Viitenumerot-ikkunaan ilman, että ohjelma väkisin muuttaa sitä. Näin saat syötettyä esim. ei-suomalaisen standardin mukaisia viitenumeroita RF-viitteeksi tai omavalintaisia lyhyehköjä viitteitä ohjelman muodostamien sijaan.
Perinteinen suomalainen Saapuvat viitemaksut (KTL) -tiedosto ei kykene välittämään RF-viitettä vaan ainoastaan suomalaisen viitenumeron. Sen vuoksi KTL:n rinnalla on käytössä ISO 20022 Tapahtumaraportin xml-muotoinen camt.054-palautesanoma.
Lomakesovituskoodit @7001 (viite) ja @9003 (maksukehotuksen viite) noudattavat viitemuodon määritystä ja tulostavat viitenumeron sen mukaisesti joko suomalaisessa tai RF-muodossa.
Lomakesovituskoodit
@7002 = viite suomalaisessa viitenumeromuodossa
@7003 = viite RF-muodossa
@9007 = maksukehotuksen viite suomalaisessa muodossa
@9008 = maksukehotuksen viite RF-muodossa
tulostavat tiedon arvon riippumatta siitä, mikä on määritetty seurantajakson viitemuodoksi.
