Laskutustietokanta sisältää vanhojen laskujen otsikko- ja tuoterivitiedot, alv-erittelytiedot ja myyntireskontran. Yhden yrityksen koko laskutusaineisto usean vuoden ajalta voi olla yhdessä ainoassa laskutustietokannassa. Jos jostakin syystä halutaan perustaa yritykselle useita laskutustietokantoja, ne tehdään erinimisiksi yrityksen omaan alihakemistoon.
Laskutustietokanta luodaan ohjelmassa olevan perustamisautomaatin avulla. Se johdattelee ensin tarkistamaan, korjaamaan ja/tai luomaan perustavat määritykset, asiakaskortiston ja tuotekortiston. Lopuksi se auttaa luomaan itse laskutustietokannan ja käynnistää ohjelman laskunsyöttötilan.
Näin perustat uuden laskutustietokannan
- Siirry siihen yritykseen, jolle haluat luoda tietokannan, ja Yrityksen tietokannat -ikkunaan.
- Jos olet vasta perustanut yrityksen, ohjelma on vienyt Sinut ko. ikkunaan automaattisesti.
- Jos olet vasta käynnistänyt ohjelman tai olet muuten vain Yritysluettelo-ikkunassa, valitse oikea yritys ja paina Siirry yritykseen.
- Jos olet muualla ohjelmassa, käytä toimintoja Yritys|Vaihda yritys ja Yritys|Vaihda tietokanta
- Paina Uusi -painiketta
- Perustamisautomaatti kertoo aluksi perustamisen vaiheet. Paina OK.
- Tarkista ja korjaa yrityksen laskutuksen perustavat määritykset. Huomaa, että määrityksiä on ikkunassa kaikkiaan neljällä eri välilehdellä. Paina OK.
- Perustamisen vaiheet -ikkunassa paina OK.
- Luo asiakaskortisto.
Halutessasi voit jättää asiakaskortiston vajaaksi ja täydentää sitä myöhemmin. Luotuasi asiakaskortiston paina Jatka perustamista.
- Perustamisen vaiheet -ikkunassa paina OK.
- -Luo tuotekortisto. Halutessasi voit jättää tuotekortiston tässä vaiheessa tyhjäksi tai vajaaksi ja täydentää sitä myöhemmin. Luotuasi tuotekortiston paina Jatka perustamista.
- Perustamisen vaiheet -ikkunassa paina OK.
- Nimeä perustettava laskutustietokanta.
- Ohjelma suosittelee viiden merkin mittaista nimeä.
- Nimi päättyy tarkenteeseen .wls, paina OK.
- Ohjelma luo laskutustietokannan ja käynnistää Laskunsyöttö-työvaiheen. Laskutustietokannan perustaminen on nyt valmis ja voit esimerkiksi aloittaa laskujen kirjoittamisen.
