Asteri-näkymä
Valitsemalla Ikkuna|Asteri–näkymä saat taulukon, joka kertoo kaikkien asiakkaittesi osalta, mikä on uusin asia, jota kullakin Asteri-ohjelmalla on tehty.
Esimerkiksi Oy Verovelvollinen Ab:n kirjanpito on tehty tammikuulta, Matalapalkka Oy:n palkanlaskenta hoidettu lokakuulta, Asunto Oy Rästit on laskuttanut vastikkeet 5.12.2021 saakka ja viimeisin suoritus on saapunut 15.12.2020.
Jos haluat hypätä suoraan johonkin Asteri-ohjelmaan jatkamaan työntekoa, siirry taulukossa ko. yrityksen kohdalle ja ohjelman kohdalle ja paina F2 –näppäintä tai ikkunan ylälaitaan ilmestyvää painiketta. Kyseinen Asteri-ohjelma käynnistyy sopivaan työvaiheeseen avaten juuri ko. yrityksen uusimman aineiston.
Lisätietoa:
Asteri Tehtäväseuranta -ohjelma on ensikäynnistyksen yhteydessä etsinyt eri asiakkaittesi Asteri-aineistot. Silloin ohjelma on kirjoittanut aineistojen sijaintia kuvaavat polut Kansiot-ikkunaan. Jos joudut muuttamaan aineistojen sijaintia, muuta uudet polut Kansiot-ikkunaan joko käsin näppäilemällä tai poistamalla kaikki rivit Kansiot-ikkunasta ja valitsemalla Muokkaa|Etsi uudet Asteri-asiakkaat.
Asteri-tilanteen päivitys
Oletuksena on, että Asteri-tilanne-ikkunaa ei päivitetä automaattisesti ohjelmaa käynnistettäessä, vaan ohjelma käynnistyy mahdollisimman nopeasti.
Sitä mukaa kun toimistossasi joku tekee Asteri-ohjelmilla töitä, tämä ikkuna saattaa jäädä jälkeen. Paina Päivitä, niin uusimmat tiedot tulevat ikkunaan näkyviin.
Voit myös määrittää Asteri-tilanteen automaattisen päivityksen käynnistettäessä Määritä|Asteri-tilanteen päivitys.
Asteri-tilanne -ikkunan väritys
Asteri-tilanne-ikkunassa myöhässä olevat tai kiireelliset aineistot näkyvät ko. tunnusväreillä, esim. punaisella jne.
Voit määrittää aikarajat asiakaskohtaisesti syöttämällä Asteri-väritys-ikkunaan:
KP alv -kenttään x, jos yritys alv-velvollinen
KP VI oy -kenttään x, jos yritys on osakeyhtiö eli jos tilinpäätös ja veroilmoitus tehtävä 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Muutoin oletetaan henkilöyhtiöksi ja tilinpäätöstä odotetaan maaliskuun loppuun mennessä
Tilikauden päättyminen muodossa 31.12. (ilman vuotta)
Kiireellisyysaika-kenttään päivien lukumäärä, minkä verran etukäteen merkitään ko. aineisto pian erääntyväksi
Laskuväli- ja suoritusväli-kenttiin päivien lukumäärä, minkä välein laskutettava tai kirjattava suorituksia
Jos jokin kenttä on tyhjä, vastaava solu Asteritilanne-ikkunassa tulee aina perusvärillä ilman kiirekorostusta.
Asterilla tehtyjen suoritteiden määrät
Ohjelmalta saat listauksen eri Asteri-ohjelmilla tehdyistä suoritteista, esim. kirjanpidon rivien, vientien, tositteiden jne. määristä.
Jos haluat listauksen yhdelle asiakkaalle kerrallaan, siirry ko. asiakkaan kohdalle, valitse Tulosta|Asteri-suoritteet, merkitse, mistä ohjelmista, miltä ajanjaksolta ja millä tarkkuudella haluat tapahtumat.
Yhteenvetona-valinta tulostaa yhteenlaskien koko yrityksen kirjanpidon ja kustannuspaikoittaisten rivit.
Yksityiskohtainen-valinnalla taas näet, montako vientiä yms. on koko kirjanpidossa ja eriteltynä myös kunkin kustannuspaikan vientimäärät.
Tulosteen perusteella voit arvioida ja suunnitella työntekoa, laskuttaa asiakasta jne.
Jos käytössäsi on Asteri Lähetelaskutus, saat suoritemäärät siirtymään laskutettaviksi Tulosta|Lähetteet laskutukseen -toiminnolla, joka esitellään myöhemmässä kappaleessa.
Asteri ajankäyttö
Aikaleima ja sen hyödyt
Asteri-ohjelmat tallentavat koneellesi aikaleiman aina, kun menet tekemään yrityksen aineistoa ja kun poistut sieltä.
Aikaleimaan tallentuu yrityksen nimi, työntekijän nimi ja alkamis/päättymisaika.
Aikaleimat tallentuvat yrityksen kansioon Access-tietokannaksi, esim. nimelle c:\winkp\firma\aikleima.oma. Aikaleiman työntekijänimi on sen levyaseman asterits-kansiossa, jossa sijaitsee windows-kansio, eli toimii myös koneessa, jossa c:-asemaa ei ole.
Jos käytössäsi on Asteri Lähetelaskutus, saat ajankäytön siirtymään laskutettavaksi Tulosta|Lähetteet laskutukseen -toiminnolla, joka esitellään myöhemmässä kappaleessa.
Aikaleima muussa asteri-ohjelmassa
Kun muu Asteri-ohjelma käynnistetään ensimmäistä kertaa, se kysyy työntekijän nimeä.
Työntekijän nimi on työasemakohtainen, eli oletuksena on, että kyseinen tietokone on aina saman työntekijän käytössä. Jos näin ei ole, työntekijän nimen voi käydä tarvittaessa vaihtamassa toiminnolla Määritä|Aikaleiman työntekijän nimi.
Kun menet yritykseen tai poistut sieltä, tallentuu aikaleima. Accessilla katsomalla nähdään, että siitä tulee tällainen taulukko.
Aikaleimaraportin tulostaminen
Tulosta|Asteri-ajankäyttö -valinnalla saat erilaisia raportteja asiakkaittain, työntekijöittäin tai tarkoin kellonajoin varustettuna istunnoittain.
Raporteissa näkyy ajankäyttö muodossa HH:MM:SS, missä HH on tunnit, MM on minuutit ja SS on sekunnit.
Työntekijän päivittäinen työaika
Aikaleiman perusteella pystyt raportoimaan, paljonko aikaa kukin työntekijä on käyttänyt kussakin Asteri-ohjelmassa kunkin asiakkaan töiden tekemiseen. Sen perusteella voit esimerkiksi maksaa työntekijöille palkkaa, suunnitella töiden järjestelyjä, laskuttaa asiakkaita jne.
Saat tulostettua työntekijän päivittäisen työajan valitulta jaksolta Asteri-aikaleimojen perusteella ruudulle Muistioon, Exceliin tai paperille. Käytä toimintoa Tulosta|Asteri-ajankäyttö|Työntekijältä päivittäin.
Aikaleimat nähtävillä ja salasanan takana
Asteri-ohjelmissa käytetyn ajan aikaleimat saat näkyville seuraavasti:
Mene Asiakkaiden kansiot -ikkunassa asiakkaan riville ja sen ohjelman sarakkeeseen, jonka aikaleimoja haluat katsoa/korjailla. Voit korjailla, lisäillä ja poistella aikaleimoja tarpeen mukaan.
Aikaleimat saat tarvittaessa laitettua salasanan taakse, siten, että vain valitut henkilöt pääsevät niitä katsomaan ja muuttamaan. Salasana asetetaan toiminnolla Muokkaa|Aikaleimojen salasanan asetus.
